¿Cómo planificar una reunión?

Las reuniones existen para intercambiar información y establecer cuál es la mejor manera de proceder ante una situación. A la hora de planificar una reunión hay que tener en cuenta los factores que la condicionan dependiendo de los puntos a tratar en la misma. La atmósfera, el contexto, los implicados, la dirección o los objetivos son algunos de los agentes que pueden afectar al desarrollo y el resultado final de una reunión.

Durante la preparación hay que intentar prever los posibles contratiempos que pueden producirse así como el modo de sortearlos. Una de las prioridades es determinar el tiempo que se va a dedicar a la discusión de cada tema, por lo que se recomienda elaborar una agenda y repartirla entre todos los participantes con al menos un día de antelación.

En plena reunión hay que saber dirigir el turno de palabra, mantener el control, acordar resultados, acciones y responsabilidades, así como tomar constancia de todo lo que se menciona a través de apuntes o grabaciones.

Para facilitar la circulación de información es aconsejable entregar gráficos, tablas y notas que apoyen el tema de discusión y faciliten la toma de decisiones. Siguiendo estas pautas de planificación de reuniones se logra potenciar la fluidez de una reunión evitando las distracciones y mejorando su productividad.

 

Compartir es vivir!
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • RSS

Comments