El grupo de asistentes a una presentación – Situaciones y Soluciones

Ya somos conscientes de la gran importancia de conocer a nuestro auditorio, su homogeneidad, sus conocimientos, sus motivaciones, sus expectativas, etc.

  • También somos conscientes ya de que el material e información aportada debe adecuarse a la realidad del auditorio y no ser simples teorías, conceptos, información que pueda percibirse lejana o ajena. Pero tan importante es lo “que decimos” como la forma en que lo decimos, a veces incluso pesa más el cómo que el qué, y es que la información por sí solo “no dice nada”.

Mantén una actitud sumamente profesional, como en todo curso de comunicación para directivos, respecto al grupo en:

  • Momentos delicadas que puedan llegar a producirse en el transcurso de nuestra presentación
  • Al responder a cuestiones puntuales por parte del auditorio.
  • Haz uso de la empatía, la cercanía y tus habilidades interpersonales
  • Comunícate de forma que todos te comprendan, adapta el mensaje a tus oyentes
  • Dirige siempre el mensaje a “los oyentes”
  • Procura siempre controlar el tiempo de las intervenciones.
  • Anima o fomenta la participación. 

ALGUNAS SITUACIONES CRÍTICAS QUE PUEEN PRODUCIRSE:

  • Los detractores: existen personas que se esfuerzan por interrumpir, objetar todo cuanto digamos, incluso burlarse
  • Rompen el ritmo del curso de presentación eficaz, su fluidez e incluso generan un clima
  • Acuden no para escuchar sino para “ser escuchados” por lo que suelen hacerse notar tanto en la comunicación verbal como en la no verbal.
  • En pequeños grupos aparecen con mayor frecuencia

Sus motivaciones son variadas si bien entre las más comunes encontramos:

  • La resistencia al cambio frente a ideas, conceptos o elementos novedosos
  • Oposición a las ideas o informaciones presentadas tratando intencionadamente, por ejemplo, de formular preguntas al presentador que éste no sea capaz de responder y así evidenciar que la información no es buena; o bien encontrar objeciones que no puedan ser rebatidas con el mismo fin.
  • Resentimiento hacia el papel que presentamos, por ejemplo si somos externos o mostramos cierta actitud de liderazgo frente al grupo, lo que les hace sentir que ejercemos autoridad sobre ellos aunque no sea así ni tampoco ésta sea nuestra intención
  • Notoriedad, necesidad de reconocimiento y atención. Su comportamiento ya le ha dado resultado en otras ocasiones, así que repite..

La forma en que debe responder antes estas situaciones: 

  • Nunca perder nuestra buena educación y cortesía pues no sólo mostraremos poca profesionalidad sino que además perderemos el grupo.
  • Ser siempre asertivos en nuestra comunicación. 

 

LAS TAREAS PERMANENTES 

1.- Fomento de  la participación

  • Consulta al grupo sus necesidades mientras un representante las anota en la pizarra.
  • Haz que el grupo participe con la información de que dispones como por ejemplo señalar de una lista dos elementos que le parezcan esenciales.
  • Cuenta una historia y pide al resto que la continúen.
  • Anima al grupo a que comparta el liderazgo en una discusión pidiendo un voluntario para ello.
  • Invita a alguien por su nombre a que haga comente el tema tratado, pero planifícalo de antemano.
  • Solicita a alguien que aún no haya intervenido todavía que exprese su punto de vista.
  • Invita a algún asistente a resumir lo visto hasta ahora.
  • Invita a los participantes a que aporten más opciones que afirmaciones tajantes y consejos.
  • Acabada la tarea, pide a los miembros de los subgrupos que se pongan en pie así se moverán y anima a acabar más rápido.
  • Reconoce las emociones y el lenguaje corporal. Si Ana mueve la cabeza en sentido negativo interpélala: Ana, parece que no estás de acuerdo, ¿qué tal si compartes tus pensamientos con nosotros?
  • Deja un margen de tiempo a la reflexión: una pausa con música orquestal suave disuade de hablar y estimula el pensamiento y mientras, los participantes aclaran y registran sus ideas 

2.- Cómo trabajar y sortear los momentos complicados del grupo

Si nos encontramos ante un grupo desordenado, o demasiado animado en el que todos hablan a la vez:

  • Reconduce la discusión destacando una idea común y restableciendo la calma.
  • Formula una pregunta complicada al participante más desbocado.
  • Pide al grupo que deje expresarse al más tímido.
  • No intervengas, mantenteinmóvil y en silencio.
  • Formula esta pregunta: ¿han hecho progresar la discusión los x… minutos que acaban de transcurrir?

 

Si el grupo bromea y cada palabra provoca reacciones humorísticas:

  • Ayuda al grupo a relajarse y ponlo de nuevo a trabajar.
  • Cuenta una anécdota sobre los mismo que hace bromear al grupo para “sintonizar con él” y después poder proponer de nuevo la vuelta al trabajo.

 

Si el grupo se muestra lento y pasivo:

  • Halla su centro de interés y motívalo fuertemente a través de él.
  • Formula preguntas de fácil respuesta.
  • Sitúate al alcance de los menos experimentados.
  • Habla más de lo normal para llenar los silencios.
  • Apóyate en los que más participan.

 

¿Y si el grupo es mudo?:

  • Averigua lo que impide expresarse al grupo y rompe “el muro” del silencio haciendo hablar a uno de los participantes.
  • Haz preguntas directas y abiertas.
  • Pregunta si un determinado hecho ha sido corroborado o experimentado por otros.
  • Haz una pregunta colectiva abierta, de fácil respuesta y, so bre todo, que no pueda ofender a nadie.
  • Mantente en silencio, esto se vuelve intolerable para un grupo en menos de dos minutos.
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