El proceso general de la planificación y el control

En el proceso general de la planificación en la empresa podemos diferenciar varios niveles o procesos de planificación que, si bien se encuentran estrechamente vinculados entre sí, cada cual conlleva una características propias que derivan en la necesidad de una análisis independiente. Así, podemos señalar dos grandes niveles de planificación: la planificación estratégica y la planificación presupuestaria.

A través del proceso de planificación estratégica la organización toma la decisión de optar por una alternativa de acción, es decir, establecer objetivos en el tiempo cuyo cumplimiento, a su vez, permitirá el logro de los objetivos que concretan la misión del negocio.

Las principales características definitorias de este proceso planificación serían:

  • Hace referencia al largo plazo, habitualmente entre tres y cinco años pero siempre superior al año. 
  • Es una planificación general que marca y define objetivos esenciales para el conjunto del período y para cada uno de los ejercicios que lo integran pero sin descender al nivel de detalle que queda reservado a la presupuestación operativa anual. 
  • Está centrado en la definición de objetivos relacionados con los factores clave del negocio que serán esenciales en la competitividad de la empresa, sin distraerse en elementos accesorios. 
  • Establecimiento de objetivos tanto cualitativos como cuantitativos, de carácter económico-financiero y de carácter no económico-financiero, para el desarrollo del negocio.
  • La planificación estratégica orientará la acción en el corto plazo concretando objetivos más detallados en el programa operativo anual con el fin de que esta planificación no quede en una mera declaración general de buenas intenciones, que resultaría inútil para la gestión ya que no podría ser objeto de evaluación y curso de controler gestion financiera.

En base a las anteriores características, toda planificación estratégica debe ir acompañada por una planificación financiera de general o global de tal forma que en el plan estratégico quedarán definidos, entre otros, los siguientes elementos fundamentales:

  • Plan estratégico comercial.
  • Estructura económica del negocio y objetivos de rentabilidad.
  • Plan general de inversiones.
  • Plan de recursos financieros o plan de fuentes de financiación.
  • Política de dividendos.

Estos planes configuran lo que se conoce como plan económico-financiero a largo plazo que, a largo plazo, se materializa generalmente en los diversos estados financieros, a saber:

  • Balances previsionales
  • Cuentas de resultados previsionales.
  • Cuadro de financiación o estado de origen y aplicación de fondos.
  • Normalmente se completará con otros informes explicativos de los flujos de fondos previstos por las operaciones de inversión y financiación.

Aprobado el plan estratégico, y de forma previa al inicio de cada ejercicio, se establecerá sucesivamente un presupuesto o plan operativo anual que arrancará con un plan de indicaciones que emite la dirección con el fin de concretar y ajustar los objetivos generales del plan estratégico en función a la evolución de los hechos y a las coyunturas previstas. Este nivel de planificación presenta, grosso modo, las siguientes características:

  • Está referido a corto plazo (duración anual). 
  • Es una planificación detallada pues define objetivos operativos por áreas de gestión. 
  • Debe establecer objetivos tanto cualitativos como cuantitativos de negocio, de carácter económico-financiero y no económico-financiero y referido en la mayor medida posible a parámetros susceptibles de evaluación y control posterior con el fin de poder cuantificar en términos económico-financieros dichos objetivos. 
  • Por tanto, un presupuesto económico-financiero debe ser consecuencia de un plan negocio. 

También es cierto que serán las características y complejidad del propio negocio las que determinen la mayor o menor necesidad de concreción de los objetivos, incluso la necesidad de un sistema presupuestario propiamente dicho. No siendo menos cierto que, en empresas más complejas, éstas deberán conocer si la cifra de ventas objetivo se alcanzó por un mayor volumen general de ventas, por una elevación en los precios o por una combinación o mix de productos.

Además, para conocer, si se desea, si la distribución territorial de las ventas fue la adecuada, o si hubo un aumento de las ventas en un segmento de clientela estratégico, será necesario que esté definido un plan de negocio.

Será a partir de este plan de negocio cuando podremos establecer los programas de acción por cada área o actividad de la empresa estableciendo una secuenciación temporal de los objetivos a alcanzar dentro del ejercicio, así como de los recursos humanos y materiales necesarios para su consecución. 

En último lugar, el presupuesto-económico-financiero será el resultado de la valoración económica de las ventas previstas y de los recursos económicos que han sido necesarios para alcanzarlas. 

En contraposición a la planificación estratégica, el presupuesto constituye una planificación al detalle y esencialmente de carácter operativo. Es por ello que el presupuesto total estará integrado por los siguientes presupuestos más importantes: 

  • Presupuesto de ingresos por ventas.
  • Presupuesto de costes de producción.
  • Presupuesto de gastos comerciales.
  • Presupuesto de gastos generales.
  • Presupuesto de ingresos financieros y otros resultados no operativos y extraordinarios.
  • Presupuesto de inversiones.
  • Presupuesto de tesorería.
  • Presupuesto financiero.

La articulación correcta y adecuada de todos estos presupuestos dará como resultado el plan económico-financiero a corto plazo que queda materializado generalmente en los siguientes estados financieros:

  • El balance previsional.
  • La cuenta de resultados previsional.
  • El estado de origen y aplicación de fondos previsional.
  • El presupuesto de tesorería anual.
  • El presupuesto financiero.
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