Dentro de las estrategias para una buena gestión del tiempo se recomienda mucho la asesoría de un formador cualificado, pues desde afuera se puede tener una visión más clara del panorama. Muchas veces los integrantes del equipo pueden realizar esa labor pero no con la objetividad requerida pues están involucrados en la dinámica del trabajo que implica el uso del tiempo, la estructura de la organización y las relaciones interpersonales.
Estrategias para aprovechar el tiempo
Las estrategias para aprovechar el tiempo en la organización pasa por conocer y entender, entre otros, el tema de las resistencias internas.
Dichas resistencias están representadas por problemas muy comunes que pasamos a mencionar:
No hay delimitación en las labores y responsabilidades
Es decir, muchos de los integrantes del equipo no tienen claro donde empiezan, y terminan lo referido a sus atribuciones, los tiempos que deben manejar y sus capacidades. De esa forma no puede haber un trabajo coordinado y fluido en el equipo.
Excesiva carga de trabajo
Si hay una desproporcionada carga de trabajo, a la larga eso afectará el rendimiento pues el cansancio y el estrés se reflejarán en la actividad laboral. El ritmo de trabajo y el tiempo que se maneja es algo que cada integrante del equipo deberá aprender mediante la formación y la propia experiencia.
Se debe priorizar las actividades con criterio
Los empleados o trabajadores deben saber jerarquizar la importancia de cada una de las actividades. Esa es una labor que se debe coordinar con la dirección del equipo. Normalmente se puede perder tiempo y esfuerzo en actividades intrascendentes y eso es un problema que debe ser resuelto a la brevedad.
Se debe delegar tareas
No se puede pretender hacerlo todo, es necesario saber delegar. No se debe pensar que delegar es perder el control. No lo es. Más bien, con el tiempo puede ser una buena decisión que nos permite ganar en efectividad y confianza.
Acabar con el desorden
Puede parecer obvio, pero es cierto, muchas veces el desorden impide una buena utilización del tiempo. Por ello, el orden en el trabajo es fundamental, así que organice bien su ambiente u oficina. Escritorio, ordenador, accesorios y dispositivos todo en su lugar para trabajar adecuadamente.
Tener sentido de urgencia
Aquello tiene que ver con lo que conscientemente sabemos que son tareas importantes para realizar en el día.
No a las indecisiones
Decida a que le va a dar prioridad, no dude o lo deje en el aire.
Plan de trabajo
Muchas veces una falta de plan de trabajo impide solucionar imprevistos que podrían resolverse con facilidad. En dicho plan de trabajo se establece una jornada laboral y la utilización de los tiempos para las actividades incluidos posibles imprevistos.
No procrastinar
Postergar o no terminar las labores más arduas es una dificultad interna muy frecuente: Estas labores son las primeras que se deberían abordar con energía y decisión. La realización de estos trabajos a veces está más en la idea del integrante del equipo que los posterga creyendo que son más difíciles de lo que en realidad son.
Hacer pausas
Las pausas en el trabajo son también necesarias pues muchas veces el cansancio afecta el rendimiento. Es por ello, que se deben planificar pausas productivas donde el integrante pueda relajarse, hacer algo de ejercicio, alimentarse y en general encontrar un momento de relax para retomar el trabajo con buenas energías.
Factores externos que afectan la eficacia del tiempo
En lo que es la formación en una organización eficaz del tiempo se debe analizar el tema de los factores externos.
Dichos factores que afectan la eficacia del tiempo nos llegan de otra persona, organización, emails o de llamadas que interrumpen la actividad y roban tiempo de trabajo activo y rentable.
En los cursos de gestión del tiempo se puede clasificar hasta cuatro aspectos referidos a los agentes externos que afectan el rendimiento y deben quedar erradicados mediante ciertas acciones.
Llamadas o visitas imprevistas
Si las llamadas o visitas imprevistas son de importancia baja, deberían aplazar de forma amable pero rápida. Debe implicar una pausa mínima.
Comunicación lenta o ineficaz
Una comunicación lenta o ineficaz ciertamente entorpece la forma de priorizar entre las tareas importantes y las esenciales. La claridad es un factor clave en la organización, por tal razón en las conversaciones se deben señalar los puntos clave y reiterarlos al final de las mismas.
Trabajos repetitivos
Para los trabajos que son recurrentes debe haber herramientas informáticas o mentales que se puedan utilizar como modelos para abordar dichas labores repetitivas y de esa forma ahorrar una buena cantidad de tiempo que se pierde en burocracia.
Elaboración de guías de actuación.
Estas guías son protocolos de mucha importancia pues dan pautas de cómo actuar tanto en momentos de crisis, así como en otros de menor carga laboral, despejando de esa forma las dudas y no dejando lugar a la improvisación.
Estas guías deben actualizarse cada cierto tiempo por la dirección de cada departamento.
Las claves para gestionar el tiempo de manera productiva
La gestión del tiempo es una de las principales preocupaciones de los dueños de negocios o empresarios que siempre están bajo la presión respecto de las fechas de entrega para culminar los proyectos.
Esta tensión que se genera por cumplir con los plazos puede provocar un gran estrés que afecta los procesos, por tal razón es bueno aprender a manejar las situaciones aplicando ciertas claves que ayuden a gestionar el tiempo de manera productiva.
Las claves de la gestión del tiempo
- Lo primero es reconocer que hay un problema en el manejo del tiempo laboral.
- Una vez que se ha reconocido que hay un problema en la gestión del tiempo, se debe planificar empezando por las tareas diarias.
- Luego de planificar se debe priorizar las acciones diferenciando las importantes de las urgentes.
- Se deben buscar la simplificación de las actividades cuando es mucha la carga de trabajo y se puede generar un innecesario estrés.
- Una forma de simplificar y reducir la tensión es aceptar ayuda delegando tareas.
- Optimizar el espacio de trabajo eliminando distracciones y situaciones que pueden consumir la energía de los empleados.
- El ritmo de trabajo no puede mantenerse al mismo nivel todo el tiempo. Es por ello que los empleados requieren realizar pausas en coordinación con los directores de las áreas respectivas. De esa forma se renuevan energías para retomar el proyecto de la mejor forma.
Las técnicas de optimización del tiempo
Existen una serie de técnicas de optimización que nos sirven para hacer un uso efectivo del tiempo con miras a cumplir satisfactoriamente con los plazos pactados con los clientes respecto de los proyectos empresariales.
La primera técnica está referida a la fijación de un plazo final que sea previo al establecido por el cliente, dentro de unos límites razonables.
Luego se debe iniciar la preparación de un plan de trabajo en el que se debe incluir los imprevistos que podrían generar retrasos. Con esto se da un margen de actuación y a la vez se contribuye a ahorrar recursos de trabajo.
En todos los cursos de gestión de tiempo se reitera permanentemente que hay que aprender a diferenciar las tareas diarias prioritarias de aquellas que no lo son para alcanzar los objetivos finales.
Igualmente, dentro de las técnicas de optimización está la decisión de delegar las actividades, algo que ya que se había mencionado dentro de las claves para gestionar el tiempo.
Delegar actividades entre los miembros de un equipo es una buena decisión para que el proceso sea más productivo. Los empresarios deben entender que cargar de labores o tareas a una misma persona afectará en algún momento su rendimiento y eso se verá reflejado en el proyecto.
Asimismo, se reitera como una clave o técnica de optimización el tema de las pausas o descansos que deben ser bien manejados para que rendimiento del trabajador sea el óptimo. De hecho, este es un aspecto que se considera muy importante en los programas de formación en optimización del tiempo.
Recomendaciones respecto de la gestión del tiempo a nivel directivo.
Estas son recomendaciones que deben tener en cuenta los directores de las áreas de trabajo dentro de una organización.
- La gestión del tiempo efectiva reduce el estrés laboral y conlleva al aumento de productividad dentro de la empresa.
- Las múltiples responsabilidades de los directivos respecto del número de proyectos al que tienen que hacer frente hace necesario una adecuada planificación. Se debe recordar que se toman a diario decisiones de importancia en los proyectos.
- Si bien para muchos empresarios la gestión del tiempo es una meta inalcanzable, lo mejor siempre será apuntar a lo más alto para alcanzar los mejores resultados. Es por ello, que se debe recalcar la relevancia de planificar cada día y trazarse objetivos a cumplir.
- Los directivos son los primeros que deben saber enseñar a su equipo los temas que pueden afectan el rendimiento tales como las distracciones, y el saber priorizar actividades.
- Asimismo, los directivos deben saber motivar a los miembros del equipo dándoles distintas responsabilidades y delegando otras cuando sea necesario.
- Por otro lado, los directivos deben conocer cuán importante es el descanso de los integrantes del equipo de trabajo dentro de la programación diaria.
- De todos modos, se debe evaluar periódicamente como se está manejando el sistema de gestión del tiempo y no se debe descartar recurrir a la capacitación mediante un curso de gestión eficaz del tiempo que pueda corregir aquellas partes del proceso en los cuales no se está utilizando el tiempo adecuadamente.
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