Microsoft Teams: Herramienta colaborativa para empresas

1. ¿Qué es y cómo funciona Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración empresarial que integra chat, videollamadas, reuniones virtuales y almacenamiento de archivos en un solo lugar.

Permite a los equipos trabajar juntos de manera eficiente, incluso si están geográficamente dispersos. Los usuarios pueden crear canales de equipo, colaborar en documentos en tiempo real y realizar videoconferencias con facilidad.

Microsoft Teams funciona como una herramienta de trabajo que integra diversos aspectos y elementos. Entre ellos tenemos:

Ordenadores y dispositivos móviles

Microsoft Teams se puede usar desde un ordenador con sistema operativo Windows, MacOS o Linux y además  desde tablets o smartphones que cuente con un sistema operativo Android o iOS.

En cualquier caso, se debe descargar e instalar para ello el programa o la aplicación correspondiente desde https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/download-app

Para dispositivo móvil, también lo puede descargar  en la tienda de apps oficial para sistemas con iOS (Apple Store) o con Android (Google Play)..

Equipos de trabajo

Microsoft Teams funciona creando espacios privados. A ellos solo pueden acceder quienes estén autorizados y generalmente, quien crea el espacio es quien los añade. De este modo, todos los miembros de un equipo de trabajo podrán utilizar uno o varios de estos espacios para interactuar, comunicarse y colaborar.

Canales

Dentro de los espacios privados correspondientes a cada equipo de trabajo, sus miembros pueden poner en marcha canales para trabajar en tareas concretas dentro de dicho equipo. Esto quiere decir que, cada espacio puede tener una conversación de trabajo principal, y otras subordinadas para distintos grupos dentro del equipo, asociadas a él.

Llamadas

Microsoft Teams permite realizar llamadas entre miembros de un equipo o participantes en un determinado canal. Dichas llamadas pueden ser solo de audio, o también de vídeo. Las llamadas de voz o video se pueden iniciar en cualquier momento o programarlas para un determinado momento.

Integración con la suite Microsoft 365

Microsoft Team ofrece integración total con las otras soluciones de la suite: Outlook, Word, Excel, One Drive, PowerPoint, Power BI, etc.

Integración con otras plataformas

En la actualidad existen plataformas inteligentes de comunicación empresarial en la nube como Cloudya o Nconnect Voice,  que se integran perfectamente con Microsoft Teams para realizar llamadas, como NFON Integración con Microsoft Teams.

Esta solución es perfecta para aquellas empresas que desean realizar su trabajo de forma flexible y remota. Permite que los miembros de la organización se comuniquen rápidamente con sus equipos tanto si están en la oficina, o fuera de ella ( en casa, o cualquier otro lugar).

Videoconferencias

Microsoft Teams permite realizar videoconferencias de manera grupal. Estas se pueden realizar en cualquier momento o bien programarlas. En cualquier caso, se debe configurar quienes participaran en las reuniones de miembros del equipo.

Chat de Microsoft Teams

Para abrir un chat en Microsoft Teams no es necesario salir de un canal. Se pueden abrir tanto desde ellos, como desde el espacio en el que se han generado el o los canales. Se puede Abrir un chat entre dos o más personas y por supuesto se pueden utilizar todas las herramientas de imágenes, gifs, emojis, etc.

Compartir archivos

La opción Compartir archivos en Microsoft Teams es bastante fácil de utilizar. Basta con elegir la opción ‘Compartir archivo’ en el cuadro de texto en el que se escriben los mensajes, y luego hacer clic sobre el que le interese compartir. De inmediato, el resto de los miembros del equipo o canal con los que se comunique podrán verlos y trabajar con ellos.

Otras Funcionalidades

Entre ellas tenemos la personalización e integración de pestañas. Si bien ya hay pestañas predeterminadas en cada canal, es posible agregar pestañas personalizadas simplemente haciendo clic en el símbolo «+» que aparece en el menú superior del chat .

Otras funcionalidades son: compartir pantalla y contenido, compartir power point en una reunión, usar bookmarks para guardar mensaje o archivo, apunta con el lápiz  y hacer , uso de la pizarra digital Whiteboard que permite escribir, recortar, pintar, pegar imágenes, crear notas o esquemas, almacenar y compartir la  información de una forma  forma simple.

Para obtener información adicional sobre cómo funciona Microsoft Teams, visite este enlace

2. ¿Cuáles son los usos prácticos de Microsoft Teams?

Microsoft Teams se utiliza en una amplia gama de escenarios empresariales para mejorar la productividad y la colaboración.

Algunos usos prácticos de Microsoft Teams incluyen:

• Facilitar la comunicación diaria entre equipos, ya sea a través de mensajes de chat, llamadas de audio o videoconferencias.
• Organizar y programar reuniones virtuales, permitiendo la participación de personas ubicadas en diferentes lugares.
• Compartir y colaborar en documentos en tiempo real, lo que facilita el trabajo en equipo y elimina la necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico.
• Integrar otras herramientas y aplicaciones empresariales en Teams, como SharePoint, OneNote y Planner, para centralizar la información y las tareas.
• Realizar presentaciones y demostraciones en línea, compartiendo la pantalla y colaborando de forma interactiva.

Para obtener más detalles sobre los usos prácticos y beneficios de Microsoft Teams, para empresas, puede revisar el interesante artículo: Beneficios de usar Microsoft Teams para la empresa

3. ¿Cuáles son los beneficios técnicos de Microsoft Teams?

Como vemos en el Curso de Microsoft Teams, además de sus capacidades de colaboración, Microsoft Teams ofrece beneficios técnicos significativos para las empresas, como:

• Seguridad y cumplimiento: Microsoft Teams utiliza cifrado de extremo a extremo para proteger los datos confidenciales de las empresas. Además, cumple con una variedad de estándares de cumplimiento, como ISO 27001 y GDPR.
• Integraciones y personalizaciones: Teams se puede integrar con otras aplicaciones y servicios de Microsoft, así como con herramientas de terceros. Esto permite personalizar la plataforma según las necesidades específicas de cada empresa.
• Escalabilidad y flexibilidad: Microsoft Teams puede adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Ofrece opciones de configuración flexibles y puede crecer junto con el negocio.
• Acceso multiplataforma: Los usuarios pueden acceder a Microsoft Teams desde diversos dispositivos, incluyendo computadoras de escritorio, laptops, tablets y smartphones, lo que facilita la colaboración remota y en movimiento.

Razones para utilizar Microsoft Teams en la actualidad

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta imprescindible para la colaboración y comunicación empresarial. Con su amplia gama de características y funciones, facilita la interacción entre los miembros del equipo, mejora la productividad y permite trabajar de manera eficiente, incluso cuando los equipos están dispersos geográficamente.

Además de las funciones básicas de chat y videollamadas, Teams ofrece una serie de características avanzadas que lo distinguen de otras plataformas de colaboración. Por ejemplo, puedes crear canales de equipo específicos para proyectos, departamentos o temas, lo que facilita la organización y el seguimiento de las conversaciones y archivos relacionados. También puedes integrar herramientas y aplicaciones de terceros, como Trello o Asana, para centralizar todas las tareas y actividades en un solo lugar.

Para un gran número de usuarios, Microsoft Teams ha transformado la forma en que trabajamos juntos. La capacidad de chatear, compartir archivos y colaborar en tiempo real ha aumentado nuestra productividad de manera significativa.

El usuario de Twitter @domito21  escribe:

Para comprender mejor lo que representa  Microsoft Teams y aprovechar al máximo sus características, es útil consultar el video tutorial «Getting Started with Microsoft Teams» de Microsoft Support, que proporciona una introducción detallada y consejos prácticos sobre su uso .

También puede revisar los siguientes enlaces en español:

En palabras de un experto en colaboración empresarial:

» Microsoft Teams es una de las mejores herramientas colaborativas para las empresas que existe en el mercado. Aparte de contar con varias soluciones que ofrece Microsoft 365 en una sola interfaz, Teams ayuda a que pueda existir un mejor flujo de comunicación y colaboración entre los distintos equipos de trabajo. »

– Consultek.

Diversos estudios académicos y expertos destacan   la importancia de esta plataforma en la comunicación empresarial .  Microsoft Teams  han demostrado ser vitales para el éxito de las empresas en un entorno empresarial altamente competitivo. Facilitan la comunicación instantánea, la colaboración en tiempo real y fomentan un sentido de comunidad y conexión entre los miembros del equipo.

«Antes sólo usábamos audio. De hecho, con la solución anterior, las conexiones eran «de punto a punto». Con Teams nos dimos cuenta de que la gente se habituaba a la conexión inmediata y la posibilidad de intercambiar mensajes con otros usuarios, y el uso de vídeo no tardó en aumentar».

Director de Windows, Organización de atención sanitaria de EE. UU.  (Fuente: Logitech).

Si deseas obtener más información sobre Microsoft Teams, puedes consultar la página oficial de Microsoft (https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software) o visitar la entrada de Wikipedia sobre Microsoft Teams (https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Teams), donde encontrarás una visión general detallada y enlaces adicionales de referencia.

Además, si estás interesado en descubrir más aspectos relevantes respecto de las plataformas colaborativas y una lista de las más importantes, le será útil leer: Las plataformas colaborativas, los nuevos edificios virtuales de las empresas

A continuación, se presenta una tabla que resume los elementos mencionados anteriormente:

Elemento	Fuente
Tweet de usuario:	@domito21
Video tutorial:	Microsoft Support
Curso de Teams	Curso de Teams
Extracto de estudio académido:	Logitech
Página oficial:	Microsoft Teams
Entrada en Wikipedia:	Wikipedia
Lista de Forbes sobre colaboración:	Forbes