Qué es SAP: Todo lo que debes saber antes de usarlo

Hasta hace unos años dominaba el mercado la empresa que, como parte de su estrategia, ofrecía productos de calidad a bajo precio. En el panorama actual, los sectores de la economía y los negocios desarrollan sus actividades en un ambiente cuyos niveles de globalización y competitividad han alcanzado resultados casi inimaginables.

Por eso, la toma de decisiones ágiles, se ha convertido en el as bajo la manga de muchas empresas para incrementar la eficacia y eficiencia de sus procesos. Bien lo dijo Darwin, “No sobreviven las especies más fuertes, ni las más inteligentes, sino las que mejor se adaptan al cambio”.

De tal manera, las empresas deben redefinir su forma de realizar sus actividades diarias y aprovechar al máximo todo el potencial que ofrece la transformación digital como, por ejemplo, la Inteligencia artificial, la utilización de la “nube” y el internet de las cosas, que usamos a diario, tal vez sin darnos cuenta.

¿Y qué tal si fuera posible utilizar estas nuevas tecnologías en un software empresarial que simplifique los procesos internos y agilice la toma de decisiones? Pues sí existe, se llama Sistema SAP y a continuación te lo contamos todo sobre él.

¿Para qué sirve SAP?

Empecemos primero por saber ¿qué es SAP?

SAP es una empresa alemana fundada en 1972, por cinco ex empleados de IBM que buscaban, en un principio, perfeccionar un sistema de contabilidad financiera, que luego se convertiría en el primero de varios módulos que constituirían el software SAP R/1.

En cuanto a sus siglas, SAP significa “Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos”. Grandes, medianas y pequeñas empresas, tanto del sector público como del privado aprovechan los servicios de software y ello les permite administrar de manera eficiente los recursos de las diferentes áreas que las conforman. Esto resulta esencial a la hora de analizar y mejorar los procesos internos.

Una ventaja sobresaliente de implementar el sistema SAP, es que permite recopilar grandes cantidades de datos, procesarlos y presentar métricas en tiempo real para una toma de decisiones más acertada, lo que, en otras palabras, se conoce como Big Data.

Las herramientas que ofrece el sistema SAP permiten agrupar la información en módulos que pueden ser personalizados para cada área administrativa. Es así como Recursos Humanos, Finanzas, Producción, Ventas, entre otras, pueden contar con su propio módulo y estar al mismo tiempo dentro de un entorno integrado.

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Esto supone una gran ventaja para las organizaciones que, al gestionar de manera adecuada sus datos, dispondrán de información precisa que incrementará la eficacia de la toma de decisiones estratégicas. Como resultado, les será más fácil hacer frente al imparable desarrollo y expansión de las nuevas tecnologías, la información y los datos que se multiplican a cada minuto.

El software SAP ofrece soluciones que pueden ser usadas, incluso, por pequeños negocios para administrar sus productos, proveedores e inventarios. La flexibilidad de esta herramienta permite organizar los datos de una empresa, filtrando la información de utilidad de las diferentes áreas del negocio, convirtiéndose en un sistema de gestión integral o ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) enfocado a mejorar la experiencia del cliente.

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También es importante mencionar que el sistema SAP maneja una estructura en módulos, cada uno de los cuales se corresponde con las principales áreas de negocio y todos ellos, a su vez, se encuentran comunicados entre sí en una base de datos central. Los más conocidos son:

Módulo SAP MM (Materials Management): pertenece al módulo SAP de logística y se asocia con la entrada de materia prima a la empresa y la gestión de stock. Es usado principalmente por empresas que compran y venden mercancías.

Módulo SAP FI (Financial Accounting): corresponde al área de finanzas y es uno de los más relevantes, si no el principal de los módulos de SAP, ya que cualquier operación de los procesos de la empresa acaba teniendo una anotación contable.

Módulo SAP SD (Sales & Distribution): este módulo puede estar incluido en el módulo MM, porque se encarga de las ventas, ofertas, propuestas, precios, distribución y entregas a los clientes.

Módulo SAP PP (Production Planning): se encarga de los procesos internos de fabricación.

Módulo SAP HR o HCM (Human Resources o Human Capital Management): hace referencia al área de recursos humanos y todo lo que a ella compete (nómina, personal, compensaciones, contratación, etc).

Módulo SAP CO (Controlling): proporciona información sobre márgenes de ganancia y beneficios a la gerencia. De igual forma, está al tanto de los movimientos contables (contabilidad de costes).

Cabe anotar que los módulos en SAP no se limitan solo a estos seis, ya que cada empresa puede crear los que necesite de acuerdo a sus requerimientos puntuales, contratando a un consultor que le ayudará a implementarlos.

Sistema SAP ¿Cómo funciona?

La metodología usada por SAP es la ASAP (Accelerated SAP), que funciona a través de fases o etapas en las que el equipo a cargo del proyecto evalúa y prueba el uso del software.

En cada etapa del proceso se presentan una serie de entregables (formatos, cuestionarios, lista de verificación, guías y aceleradores) con el fin de agilizar la implementación del sistema, minimizar riesgos y bajar costes totales antes de poner en práctica el ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, por su traducción al español.

Etapas del ASAP

  1. Preparación del proyecto (Project Preparation): en esta fase se realiza la planificación inicial y preparación. Se define el equipo de trabajo, las metas, los objetivos y se planifican las etapas del proyecto. Aquí se crea un plan que indique hacia dónde se quiere llegar y qué estrategias se van a usar.
  2. Bosquejo del proyecto (Business Print): se evalúa la situación del negocio, los procesos, las herramientas y como quieren usar la ERP en el futuro.
  3. Realización (Realization): se construye, implementa y prueba la solución SAP de acuerdo a la información obtenida en el paso de bosquejo del proyecto. La comprobación de esta fase incluye la aceptación por parte del usuario.
  4. Preparación final (Final Preparation): se capacita a los usuarios finales sobre la utilización del ERP, se migran los datos al sistema, se resuelven las incidencias y por último, se hace una revisión en el entorno productivo.
  5. Salida en vivo y soporte (Go Live & Support & Continuous Improvement): la herramienta se pone en funcionamiento para los usuarios finales en tiempo real y el equipo de dirección del proyecto está atento a brindar soporte. Los procesos deben quedar documentados para consultas posteriores.
  6. Operación: el equipo de soporte se asegura que el sistema SAP ERP funcione correctamente y finaliza el proyecto.

¿Cómo usar SAP?

Antes de responder a esta pregunta, hay que tener claro que existen dos roles en el sistema SAP: usuario y consultor. La diferencia fundamental radica en que el primero apunta a usuarios finales del SAP ERP y el segundo permite conocer el sistema desde un punto de vista interno. Ahora sí, veamos qué hace exactamente cada uno de ellos.

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Consultor SAP

El consultor o desarrollador SAP es el responsable de configurar el sistema SAP para mejorar los procesos del negocio. Otras de sus funciones, son:

  • Comprender las necesidades del cliente
  • Conocer cómo funciona cada área de la empresa
  • Parametrizar los datos, después de realizar un bosquejo del proyecto (Etapa II Asap)
  • Capacitar a los usuarios finales que usarán la herramienta
  • Clasificar la información de los diferentes procesos de la empresa para que sean evaluados por la gerencia
  • Reformular el plan de actividades inicial para poder implementar con éxito cada uno de los módulos
  • Planificar acciones que permitan al cliente aprovechar al máximo sus recursos

En la actualidad, la profesión de consultor SAP tiene una alta demanda y está bien remunerada. Sus conocimientos se pueden aplicar en diferentes sectores de la industria y permite trabajar desde cualquier lugar del mundo.

Ahora, conozcamos qué hace un usuario dentro del sistema SAP.

Usuario SAP

El usuario SAP es un administrativo de la empresa que adquiere el software y será uno de los que interactuará con el sistema. Existen usuarios para cada uno de los departamentos que conforman la estructura organizativa de la compañía. Así, encontraremos usuarios con conocimientos de SAP CO (Contabilidad de costes), MM (Logística), HR (Recursos humanos) y FD, por nombrar algunos.

En un mercado tan competitivo como el actual, los datos y métricas se convierten en herramientas fundamentales para que las empresas puedan adaptarse a las necesidades de sus clientes.

Por consiguiente, la implementación de un sistema SAP ERP constituye una decisión estratégica que conducirá a la mejora continua de los procesos internos de la empresa, minimizando riesgos y aumentando su productividad. Si te interesa formarte en SAP, como usuario o consultor, conoce nuestros cursos SAP en Madrid, con modalidades presencial y online.

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