SAP: Para qué sirve el Módulo FI – Finanzas

Cuando se habla de SAP ERP, el módulo de finanzas denominado SAP FI es uno de los más importantes, pues está directamente diseñado para supervisar y atender los procesos contables y financieros de una empresa. Ahora, ¿cuál es su verdadero beneficio? A continuación, lo conocerás.

Sea una pequeña o mediana empresa, el orden de los datos, las informaciones y mucho más aún, los números, es esencial para determinar un crecimiento optimizado en todas las áreas de trabajo. Y es allí donde SAP FI hace un excelente desenvolvimiento.

Destacando que, aunque se trata de un canon principalmente enfocado en las finanzas y departamentos afines, se trata de un módulo SAP que va más allá de los números o los datos financieros para sostener todas las informaciones esenciales que mantienen el vigor económico de una empresa.

Por ello, ya son miles las compañías alrededor del mundo que se han sumado a la larga lista de beneficios y ventajas que ofrece formar a los trabajadores con un curso de SAP a corto y largo plazo. No dejes de leer hasta el final y entérate de todos los detalles.

¿Qué es el módulo SAP FI?

Desde sus inicios, el módulo SAP FI no era tan independiente como lo es ahora, ya que se encontraba enlazado con el módulo CO, que anteriormente era SAP FICO, el cual trataba las finanzas y la contabilidad de una organización.

Sin embargo, su área de trabajo aumentó significativamente y fue necesario recrear una diferencia clara con la construcción de un módulo propio y personalizado.

A partir de ese momento se posicionó como uno de los módulos SAP más importantes del sistema, manteniendo su objetivo principal en la gestión de cada uno de los procesos financieros y contables de una empresa, organización o compañía.

Cabe destacar que a través de este módulo es posible acceder a información a tiempo real para realizar cualquier tipo de revisión. 

Por ello, el SAP RI guarda una funcionalidad esencial a la hora de tomar decisiones y llevar a cabo una buena planificación.

Además, el SAP FI logra trabajar de la mano con otros módulos SAP, como son la gestión de materiales que es MM, la planificación de producción que es PP, las ventas y distribución que es SD, el mantenimiento de planta que es PM y la gestión de proyectos que es PS.

Y, por si fuera poco, el módulo FI ofrece una comunicación directa con la gestión de recursos humanos que es HCM, incluyendo la administración de personal que es PA, la gestión de tiempos que es PT, nómina que es PY y la gestión de gastos de viajes. Lo que deduce ser un módulo múltiple muy completo, con relación al SAP FI.

Por ello, es fácil deducir que el módulo de finanzas de SAP es un apartado de gran vitalidad para el funcionamiento de compañías, puesto que a través del mismo se involucran cálculos, finanzas, estimaciones y procesos comerciales que no se pueden pasar por alto.

¿Cómo se involucran otros módulos con SAP FI?

Ha quedado demostrado que SAP FI es uno de los módulos pilares y fundamentales para el desenvolvimiento del resto, los cuales actúan en diferentes facetas para el bien de las empresas o compañías, como son:

SAP CO

Es un módulo que garantiza la realización de las contabilizaciones de manera automática, por lo que permite la contabilización analítica desde la gestión estructurada de costos para tomar mejores decisiones.

SAP MM

Es un módulo que se emplea para la integración de movimientos, principalmente de mercancías y que, a su vez, generan contabilizaciones.

SAP PP

Es un módulo que se desenvuelve con el ingreso de productos que ya no están disponibles en stock.

SAP SD

Es un módulo que trabaja en conjunto con la emisión de facturas de ventas que generan ingresos, lo que se conoce como cuentas por cobrar.

¿Para qué se utiliza el SAP FI?

Ciertamente es fácil determinar que el SAP FI es uno de los apartados más completos, ya que está compuesto por diversos componentes, los cuales se van agrupando desde varios submódulos, tales como:

Cuentas de deudores

Se trata de la gestión de contabilización a raíz de las ventas a clientes y su resultado. 

De manera que, todos los asientos contables se van actualizando automáticamente desde el Libro Mayor, y dentro del submódulo, se facilita la visualización de análisis de clientes o historial de cuentas.

Por ello, está anexado con el Libro Mayor que es FI GL, el libro de caja y las ventas y distribución que es SD.

Cuentas de acreedores

Se trata del registro de todos aquellos asientos contables obtenidos por la actividad de compras directas a proveedores. Asimismo, se obtienen apartados automáticos desde el Libro Mayor.

Pero la funcionalidad de las cuentas de acreedores, es que permite pagos automatizados desde cualquier hito predefinido.

Cuentas de activos

Se trata de un apartado para la gestión de activos fijos de una empresa o compañía. Además, abre la posibilidad de la categorización de activos para la definición de valores, así como de depreciaciones para las clases de activos que estén disponibles.  

Cuentas bancarias

Se trata de la gestión de aquellas transacciones bancarias dentro del sistema, por lo que se incluye una misión de caja para la optimización de los procedimientos.

Consolidación

Se trata de la exposición de los resultados que originan de un resumen global del posicionamiento financiero, luego de combinar los reportes múltiples y económicos de la empresa u organización.  

Gestión de fondos

Se trata de la planificación de los presupuestos para gastos e ingresos de la compañía, al igual que la realización de enlaces con áreas de responsabilidad que vayan a la par.

Libro Mayor y Nuevo Libro Mayor:

Se trata de módulos que trabajan en conjunto con otros disponibles en SAP, puesto que los asientos contables en su totalidad se registran en dicho Libro Mayor, al igual que los datos financieros de otros apartados. 

Por ende, es posible procesarlo a tiempo real para una actualización siempre al día.

Libro Especial

Se trata de un registro enfocado en los reportes, donde los datos obtenidos podrán ser extraídos desde aplicaciones externas, internas o luego de ser procesados a través de SAP.

Gestión de viajes

Se trata de un módulo que recopila y gestiona los detalles puntuales de viajes, como la gestión de gastos, índice de reservas o cualquier otro aspecto asociado con los viajes.

Como ya se ha venido abordando, el módulo SAP FI se encarga y es funcional para la gestión financiera de las empresas o compañías. 

Eso indica que cae sobre su responsabilidad el hecho de controlar los procesos financieros y contables que se tengan.

Por lo que es capaz de almacenar y analizar lo que se conoce como libros financieros, donde obligatoriamente se deben almacenar los datos de los clientes, montos a pagar o por cobrar, dinero resguardado o el número de inversiones.

Además, por el beneficio de actuar a tiempo real, los activos de la empresa se manejan de una manera más optimizada, al punto de poder brindarle gestión a las cuentas bancarias que estén vinculadas para controlar los egresos e ingresos.

A su vez, el SAP FI debe realizar algunos procesos esenciales para lograr su objetivo, como lo son:

Maestro de cuentas contables

El acceso de cuentas contables es de los principales datos dentro del módulo SAP FI, ya que sin estas es imposible hacer uso correcto del sistema SAP ERP.

Registro de cliente

Con el apartado del registro de cliente se garantiza un desenvolvimiento exitoso del SAP FI, puesto que los clientes serán empleados como socios a través del módulo SAP SD para los procesos de ventas.

Contabilización de diversas cuentas para globalizar los asuntos contables

El sistema garantiza el uso de varias cuentas para formar la composición de una contabilización completa y global.

Por otra parte, están los documentos que se hacen parte del módulo SAP FI, donde se aglomeran datos de 2 tipos, los datos de posición y los de cabecera. Para estos últimos, se aplican en todos los documentos para indicar la fecha de contabilización, moneda o tipo de cambio, clase y número de documento SAP o rango, ejercicio y sociedad.

Mientras que para los datos de posición se aplican apuntes de las cuentas, lo cual resulta ser útil y determinante para la contabilización, puesto que indican la clave de la misma y el tipo o clase de cuenta en la cual se deben agregar  los diferentes códigos para  poder entrar.

Ventajas de usar el módulo SAP FI

A la hora de aplicar el módulo SAP FI como programa principal de gestión, son muchas las ventajas que pueden sumar al orden, control y manejo de las finanzas de una empresa donde se pueden destacar las siguientes:

1. Se consolida un mejoramiento en el análisis a tiempo real, gracias a la integración de toda la información de rentabilidad.
2. Con la introducción de toda la contabilidad de tipo predictiva, la cual se diferencia de las predicciones matemáticas, puesto que emplea el flujo de diversos documentos ya agregados para determinar resultados financieros que sean de utilidad para el futuro.
3. Permite una acción anticipada ante las necesidades del cliente y hasta de la empresa, ya que se fomenta una mejor atención el ahorro de gastos o inversiones innecesarias mientras se potencia el capital existente.
4. Fácilmente se pueden integrar y estandarizar todos los procesos financieros, pues de esta manera será mucho más eficiente la resolución de problemas o la participación de nuevos métodos por el simple hecho de trabajar de manera integrada en un mismo sistema o programa de información. 
5. Todos los procesos trabajan de la mano para aminorar los tiempos de ejecución, lo que simula un mayor nivel de eficiencia, desde la fabricación, producción y finalmente las finanzas.
6. Se disminuyen los costos de operación gracias al análisis concienzudo de cada área de trabajo, departamentos o funciones organizacionales, ya que se recrea un procedimiento determinado para cada acción a tomar, incluso de manera automática. 
7. Gracias a la participación de otros módulos como el SAP MM, la gestión de inventarios y la evaluación de costos permiten que el SAP FI asegure un proyecto financiero sin pérdidas y amoldado a las necesidades o requerimientos que se tengan.
8. La elaboración de presupuestos estará cómodamente segmentada para potenciar de manera eficiente lo que se relaciona con los gastos, productividad y rentabilidad de la organización o empresa.
9. Al poder configurar todas las actualizaciones a tiempo real, no solo desde su ingreso sino también en su revisión o análisis de los datos, todas las operaciones de la compañía, más allá de lo financiero, permitirá obtener un mayor nivel de confianza para tomar decisiones estratégicas que beneficien a todos los departamentos.

Todo esto deja ver que la actualidad exige constantemente un avance en todos los sentidos, al punto de que las empresas deben someterse a tomas de decisiones directas y con inmediatez. Por ello, disponer de la información financiera sin demoras es vital.

Principalmente porque de eso dependerá que las empresas u organizaciones se mantengan o desaparezcan, y es allí donde el módulo SAP FI hace de las suyas para lograr que las finanzas sean un elemento principal en todos los sentidos.

Claro, el funcionamiento de SAP FI va de la mano con la compañía de otros módulos inmersos en SAP ERP. 

Pero tal acompañamiento no le disminuye su importancia ante la decisión de usar el SAP Finanzas como un aporte, ya que se trata de un programa integral para automatizar y optimizar cada una de las operaciones financieras que se lleven a cabo y a tiempo real. Sólo así será posible incrementar un crecimiento que sea rentable y se relacione con el cumplimiento de los objetivos que se tengan frente a las finanzas y todo lo que involucre esas áreas de trabajo en una organización. ¿Estás preparado?