Las empresas y las compañías de todo el mundo necesitan de software y de tecnología para continuar llevando a cabo su actividad y mejorar tanto la producción como el trabajo, de cara a continuar creciendo y a potenciar sus acciones y sus tareas en el mercado corporativo. Hay muchos tipos de software y un gran número de opciones entre las que elegir, en función de la categoría o de la necesidad que haya que cubrir en la empresa. Esto va desde el sistema operativo de un equipo informático o un dispositivo móvil y un ordenador hasta el software especializado para la gestión de archivos o datos de la empresa, el tratamiento con los clientes y la metodología que se elija.
Pero sin duda, uno de los más curiosos y últimamente de los más destacados es el sistema ERP, así como el CRM. Y para escoger cuáles contratar o en qué servicios confiar, es muy importante conocerlos, saber qué aportan y cuánto cuestan, así como cuáles son los más recomendables y los mejores para cada empresa, en función del número de trabajadores, de su actividad de mercado.
¿Qué es el sistema ERP?
Para controlar los recursos de las empresas y gestionar mejor sus datos, sus clientes y todo lo que se incluye en su actividad (producción, compras, ventas, inversiones, logística, herramientas, contabilidad, etc.) es necesario un buen sistema y una serie de herramientas digitales que puedan facilitar y agilizar cualquier proceso. Ahí es donde surge la necesidad de un sistema ERP. Este sistema tiene una serie de objetivos a cumplir y se implementa para ello de forma continua y completa. Esos objetivos son los siguientes:
En primer lugar, la optimización de los procesos empresariales y su gestión, así como la actividad de las empresas y de las pequeñas y grandes corporaciones, sin importar su tamaño o su constitución. En segundo lugar, el acceso a los datos y a la información relevante y destacada para las diferentes áreas de información, haciéndolo de una forma mucho más rápida y confiable, lo que beneficia a las compañías. En tercer lugar, posibilita compartir cualquier dato e información de todos los departamentos y todos los aspectos de la compañía y de su organización para lograr la integridad total y el desarrollo de cualquier proceso entre los trabajadores y los empleados, lo que se traduce en buenos resultados de productividad, grandes resultados económicos y un éxito de cara al futuro.
Por último lugar, el sistema ERP ayuda a que las empresas detecten errores y pasos o procesos inútiles y costosos que no hacen más que perjudicar al conjunto de los imprescindibles y necesarios. Con un buen sistema ERP se beneficiará toda la empresa y se lograrán todas las ventajas comentadas.
Uno de los ERP que está revolucionando el funcionamiento de las empresas es SAP. La implementación en España de este sistema de organización está en en auge y a la hora de buscar candidatos es imprescindible dominar esta herramienta. La formación para dominar y comprender este sistema es absolutamente necesaria. Realizar un Cursos de SAP ahora mismo es la mejor inversión para el desarrollo profesional dentro del mundo empresarial.
¿En qué consiste el CRM y para qué sirve?
Una vez que ya sabemos lo que es el sistema ERP, podemos pasar a averiguar la utilidad y la relevancia del CRM, que, como sus propias siglas indican en inglés es el Customer Relationship management. Esto se traduce como la administración basada en la relación con los clientes y en su trato. El CRM es lo que se denomina un modelo de gestión de la organización de las empresas y los organismos o las entidades para enfocar su actividad de cara a los consumidores. Mejoran su trato y su servicio al cliente y eso les ayuda a construir un sistema mejorado día a día, valiéndose de los mecanismos necesarios para ello y de todo lo que el CRM le aporta.
Algunas de las herramientas de software de las que se valen las empresas y los empleados a la hora de dirigirse al público y a sus clientes o consumidores son: los sistema de información, como base de apoyo para la gestión de los clientes, los llamados call centers o centros de llamadas, los medios de comunicación empleados para dirigirse a ellos y el correo electrónico, entre otras opciones como las diferentes aplicaciones y plataformas de comunicación.
Aquí surgen otras materias y otros conocimientos estrechamente relacionados con el marketing y con la actividad de la empresa a nivel externo. Surgen las conocidas como bases de datos, el telemarketing y nuevas estrategias que fomenten su éxito y su comunicación.
Los mejores sistemas y softwares para las empresas.
Ahora qué ya sabemos qué es y qué puede aportar a las empresas o de qué forma nos puede ayudar a los profesionales a mejorar nuestro trabajo y la gestión dentro de los entornos laborales, es el momento de empezar a valorar las diferentes opciones y escoger aquella que podemos llamar la «mejor» o la más recomendable. Sin embargo, no hay una sola que sea la recomendable y la que se vuelva ideal para todas las empresas, sino que estas tendrán que escoger entre la gran variedad existente y entre las mejores, partiendo de su criterio y de sus necesidades para poder comprobar si son lo que están buscando o lo que necesitan en este momento.
Desde nuestro punto de vista, el mejor sistema ERP para una empresa es aquel que mejor se adapta a su tamaño y a las necesidades que hay que cubrir. No es buena idea seleccionar o contratar uno solo porque sea el más destacado o porque esté siendo recomendado por una compañía X que no se asemeja en nada a la suya. No siempre es mejor el más barato ni tampoco el más caro. La relación calidad-precio no puede medirse con exactitud cuando depende de tantos factores y tantos elementos como podemos encontrar en las empresas.
Lo ideal será informarse bien de las diferentes opciones, conocer cuáles son las mejores y compararlas para escoger con cabeza y conocimiento de causa. Partiendo de esta base, veamos cuáles son los factores en los que fijarse y que tener en cuenta a la hora de escogerlos.
Factores a tener en cuenta para escoger un sistema de calidad
En primer lugar, el tamaño de la empresa, como no puede ser de otra forma. También su actividad, el número de empleados y trabajadores, los clientes y el sector al que se dirigen, su mercado y los trabajos que llevan a cabo, etc. Pero hay más factores a tener en cuenta. Estos serían los siguientes:
Por un lado, la fidelización de los clientes. Es importante y muy relevante valorar qué software y qué sistema puede garantizar el mejor sistema para fidelizar a los clientes y conseguir que repitan la adquisición del servicio o la decisión de compra. Esto es sin duda un factor a la hora de escoger el sistema ERP. También podemos valorar la satisfacción del cliente, la relación entre los proveedores y los clientes, los costes de la operación que supone la implementación de un sistema como este a largo plazo (y no solo a corto plazo, como mencionábamos antes).
Para el sistema CRM es importante vigilar los aspectos relacionados con los clientes y con nuestro público objetivo. ¿Realmente qué sistema nos aporta aquellas herramientas y funcionalidades que buscamos para tratar con ellos y para llevar a cabo nuestra actividad? Recordemos estos aspectos a la hora de evaluar los diferentes sistemas y todos los tipos de software que encontramos en el mercado.
El mejor sistema ERP para las empresas
Algunos de los más destacados con, entre otros, Microsoft Dynamics NAV, desarrollado en 1987 y utilizado en muchas de las empresas más destacadas españolas, como Sanitas, Edesa, el Grupo Acha Movilidad, etc. Cuenta con fácil manejo y con amplias funcionalidades, así como con una integración total con Office y con el resto del software de Microsoft. También está entre sus ventajas la escalabilidad sólida y el número de partners. Sin duda, su debilidad es que en un primer momento presenta un alto coste y puede ser una razón para no optarlo por parte de muchas empresas. Sin embargo, conviene valorar esta opción.
SAP Business One fue desarrollada más tarde, en 1996 y, aunque no es tan popular como la opción de Microsoft, también es muy destacada. Tiene una gran funcionalidad, un reconocimiento importante e incluye los métodos ideales para implementar facilidades para los ecommerce y los CRM. Entre sus puntos débiles encontramos un déficit de escalabilidad, un coste alto inicial, poca actualización y, además, va más destinada a grandes empresas que a Pymes, lo que puede ser un problema.
Vemos otras conocidas como Sage Murano y Unit4 Ekon. Ambas tienen redes pequeñas de partners, pero son bastante flexibles y útiles, además de ser más económicas y contar con actualizaciones y fuertes inversiones en comunicación y publicidad.
De entre todos estos sistemas ERP, las empresas podrán elegir la mejor opción, es decir, la que más les convenga en este momento para su actividad.
El mejor software de CRM y los más recomendables
Al igual que ocurría con el ERP, encontramos muchas opciones y muchos sistemas CRM entre los que podemos elegir. Es el caso de Salesforce, que permite sacar el mayor partido posible a la comunicación vía software con los clientes y analizar los reportes, adaptándose a las dimensiones de las empresas para que, sean grandes o pequeñas, el resultado sea el mejor, cumpliendo con las expectativas y los deseos de los empresarios que la adopten. También contamos con el CRM Base, que es muy personalizable y cuenta con una gran capacidad de configuración. Además, está actualizado cada cierto tiempo para mantener un servicio de calidad.
También podemos optar por Microsoft Dynamics, que lleva este entorno al terreno mobile. y lo hace un poco más social, combinándose a la perfección con el departamento de ventas, sus tareas y el social media marketing. Entre los mejores CRM destacan otros como Salesnet, Netsuite y Sugar, que ofrecen un sistema completo y una calidad excepcional, aunque muchas veces excesiva para las compañías o difíciles de manejar, como es el caso de Netsuite.
Por último, queremos recomendar AllProWebTools, que es más asequible a nivel económico y cuenta con infinidad de vídeos y contenidos de información y conocimiento para enseñar a los trabajadores y miembros a utilizarla. Muy enfocada a la elaboración de informes de marketing y muy sencilla de utilizar, para los trabajos más simples y para convertir en ágiles los diferentes procesos que, con otros sistemas o sofwares, se podrían volver complejos.
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