SAP está capacitado para crear estructuras organizativas con una “gestión de funciones” con el principal objetivo de que se ajusten a las necesidades pertinentes de la empresa. Claro que, también existen funciones sobre cómo se maneja y se guarda la información sobre la estructura de la empresa, así como también la muestra de las modificaciones de organización.
Pero… ¿Cómo estructurar una organización con SAP? ¿Qué pasos seguir? Conozcamos la respuesta punto por punto:
¿Qué es una estructura organizativa?
Antes de nada, conozcamos su significado.
Una estructura organizativa se conoce como un modelo de entorno estructurado y condicionado para el uso del personal de la empresa.
Esta estructura está previamente definida por sub-estructuras organizativas en posiciones específicas de orden jerárquico. A cada subestructura (sin contar la principal) se les asigna una posición y una estructura organizativa que se encuentra un nivel mayor.
Una estructura organizativa dentro de una empresa solo está hecha para representar los distintos niveles de jerarquía que hay en ella. Sin embargo, cada subestructura tiene el deber de guardar en la estructura principal información adicional generada por cada departamento. La mayoría de las empresas tienen cambios constantes en ellas puesto que cada una se le asigna funciones distintas dependiendo del problema a tratarse.
Proceso para definir la estructura organizativa
- Se crea la unidad organizativa matriz.
- Se realiza la estructura de las subdivisiones de la unidad organizativa matriz.
- Se crean posiciones para la representación de las áreas individuales de cada subdivisión.
- Cuando ya se haya definido la estructura organizativa, se asignan valores convencionales a las posiciones. Esto es necesario para la ocupación y el financiamiento de las posiciones.
- Cuando se hayan clasificado dichas posiciones, se le debe asignar un titular a cada una, de esta manera se pueden gestionar y distribuir con mayor facilidad las tareas organizativas.
- Se les asignan horarios de trabajo tanto a las estructuras organizativas como a las posiciones de las misma. Se puede hacer introducción y almacenamiento de información de gestión y la dirección.
- Si se considera necesario se crean otras unidades organizativas y posiciones para modificar la estructura previa de la matriz. Las estructuras organizativas dentro de SAP quedan definidas por un módulo presente llamado SAP HR/HCM que explicaremos a continuación.
¿Cuál es la función del SAP HR/HCM?
Este módulo permite gestionar la información y procesos del personal de una empresa y tiene la capacidad de integrar y compartir esta información con otros módulos del SAP, como por ejemplo el SAP FI o SAP CO para facilitar el proceso que se realiza con las nóminas.
Elementos de una estructura organizativa
Inmersos en el módulo de SAP podremos encontrar variedad de estructuras. Pero una de las más destacables es la Estructura Organizativa.
A continuación, veremos los componentes que conforman esta estructura organizativa:
- Unidad de organización: busca describir la variedad de unidades de negocio que puede poseer una compañía. Aparte, esta es una herramienta de importancia donde a través de organigramas podemos entender de forma gráfica, clara y visual los diversos componentes de una empresa. Además de las diferentes posiciones existentes en cada departamento, al igual que las personas que ocupan cada cargo.
- Función: podemos definirla como un conjunto de tareas que conforman un puesto de trabajo, en ella encontraremos las clasificaciones generales de cada uno de los cargos. También las podemos utilizar para describir los trabajos que aplican a varios cargos que posean tareas similares.
- Posición: en esta podemos representar los cargo que posee la compañía. Los rangos siempre poseen una asociación con las unidades organizativas y las ocupaciones de cada empleado. Por lo cual es una representación concreta y específica de una función. Es importante destacar que las posiciones se crean en base a las funciones, por lo tanto, la posiciones automáticamente adquieren las características propias asignadas a cada función.
- Centro de coste: forma parte de los elementos de control y finanza que formula el origen de los costes. Estos centros de control poseen una relación con las unidades de negocio o las de posición dependiendo de como se quiera parametrizar el sistema.
¿Cómo se conforma la estructura organizativa?
Para poder conformar una estructura organizativa en forma de SAP debemos iniciar a través de la barra de menús al módulo de Recursos Humanos. Una vez ahí, debemos seguir la siguiente ruta: Gestión de Organizaciones / Plan de Organizaciones / Organización y Ocupación
Llegados una vez a este punto, escogemos entre las opciones de crear, modificar o visualizar; la opción de crear.
A este punto también se puede acceder mediante la llamada transacción PPOCE para crear o PPOME para modificar, todo dependiendo del momento en que la vayamos a usar.
Es importante destacar que, como los demás módulos de SAP, podremos representar individualmente a cada uno de los elementos que conforman la estructura organizativa mediante su transacción.
Pero, en el caso de querer extraer la información masivamente en vez de visualizarla separadamente para cada uno de los elementos, podremos acudir a las tablas, igual que el resto de los módulos.
¿Te ha quedado más claro cómo estructurar una organización con SAP? Puedes preguntarnos.
Deja una respuesta