Microsoft Teams es la aplicación ideal para promover el trabajo en equipo, facilitando la colaboración y comunicación entre los miembros de una organización.

Al generar  un equipo desde Microsoft Teams, se crea un grupo de Office 365 Groups que a su vez ofrece otros servicios de Office.

En este tutotrial  sabremos todo lo relacionado a las herramientas y funcionalidades de Microsoft Teams.

Antes de ello, tocaremos algunos aspectos referidos a los cursos de Microsoft Teams en Madrid  en lo que hace principalmente a sus características y temario.

Curso Microsoft Teams en Madrid, para Empresas y Online

Actualmente en Madrid y otras ciudades de España se ofrecen cursos de formación en Microsoft Teams principalmente para los ejecutivos de las empresas que aún no sean capacitado en lo que es la nueva solución de colaboración y productividad para equipos.

Diversos centros de formación en Madrid ofrecen cursos en las modalidades de curso presencial In Company y curso online en streaming y asíncrono bajo demanda para empresas y 100% Bonificable a través del crédito Fundae para las empresas.

En dicho  curso  se conocerá todo lo referido a la formación en Microsoft Teams: equipos, archivos, herramientas, etc. Se aprende acerca de los beneficios de implementarlo como sistema de comunicación pues  ayuda a los equipos de la empresa a trabajar más eficazmente a través del uso combinado de herramientas como chats, Bots, canales, fichas y contenidos multimedia.

Temario del curso de Formación Microsoft Teams

El temario depende de cada centro de formación, pero en líneas generales deberían tocarse estos puntos:

• Introducción a Microsoft Teams: Qué es Microsoft Teams.
• Los equipos: qué son los equipos y que recursos requieren.
• ¿Cómo crear un canal en Teams? ¿Qué se debe publicar en un canal?
• Crear reuniones instantáneas.
• Chatear en grupos
• Realizar videollamada con un compañero
• Compartir el escritorio, una ventana o un archivo
• Trabajar colaborativamente en la nube.
• Comentar un documento y aceptar cambios.
• Recuperar una versión anterior de un archivo.
• Instalar OneDrive Sync Client.
• Sincronizar archivos locales con SharePoint o OneDrive.
• Liberar almacenamiento físico y trabajar con almacenamiento en la nube.
• Compartir un archivo fuera de nuestra organización
• Crear una planificación con Microsoft Planner
• Asignar tareas y fechas de vencimiento
• Comprobar el estado de nuestro plan
• Crear un formulario con Microsoft Forms
• Realizar llamadas y videollamadas mediante Teams.
• Compartir la pantalla y difuminar el fondo.
• Realizar una presentación conjunta con PowerPoint.
• Tomar el control de otro ordenador en la llamada.
• Grabación de reuniones.
• Participar en bloc de notas colaborativos
• Organizar la información en secciones, páginas y subpáginas
• Grabar las reuniones y almacenarlas de forma automática
• Aplicar la transcripción automática de vídeo
• Busca en la grabación según la identificación facial
• Crea canales de vídeo públicos o privados
• Todo acerca de Bots
• Moviéndose desde Skype Empresarial
• Consejos para creación de grupos.
• Convenio de denominación de los equipos. Normalización.
• Creación de nuevos canales y gestión del contenido.
• Modelo de creación gestionado por el equipo de administradores.
• Modelo de creación de equipos autogestionados
• Modelo de creación según áreas de trabajo.
• Equipos públicos y privados.
• Quién puede/debe crear un nuevo equipo.
• Gestión de parámetros habilitados/deshabilitados por equipos.
• Administradores de Office 365 y propietarios de equipos.
• Usuarios invitados de Microsoft Teams.
• Permisos y recomendaciones de gestión
• Utilización de herramientas complementarias: To Do, Outlook (Exchange),Yammer, Forms,  Sway y Delve.

Conceptos que aprenderá en un curso de Microsoft Teams

Introducción

Microsoft Teams es sin duda, una excelente forma en la que se puede modernizar cualquier empresa.  

Mediante el uso de esta herramientas tecnológica, se puede innovar con éxito y alcanzar mayores logros para la organización.

A continuación se explicará en que consiste Microsoft Teams, que forma parte de Microsoft 365

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

Este programa permite que se mejore la calidad de la organización, mejorando su capacidad de comunicación, con una mayor colaboración de su equipo de trabajo.

Mediante Teams se pueden reunir diversas herramientas y los recursos necesarios para gestionar diversas actividades, lo que antes significaba que se tengan que instalar diversos programas para reuniones, compartir pantallas, archivos, para dar acceso a otra persona a un ordenador, etc.

Por tal motivo, esto permite que haya un mayor rendimiento en la organización, porque se integran herramientas para reuniones, chats, mensajes, llamadas individuales y grupales, etc. con una plataforma bastante fácil  de manejar y “amigable”.

Todo esto ayuda a que la organización tenga un alto rendimiento y su información segura y centralizada. 

¿Qué acciones se pueden realizar con Microsoft Teams en su empresa?

Sin duda, que su negocio maneje eficientemente Microsoft Teams, permitirá que esta se encuentre mucho más modernizada.

Le permitirá que su equipo de trabajo se mantenga sincronizado, podrán coordinar mediante chats tanto individuales como grupales, así como llamadas, etc. 

Así mismo, se puede compartir información veraz  y transparente con otros los miembros del equipo de trabajo (evidentemente, cada empresa manejará sus propios procedimientos de manejo de información de forma interna).

Cuando la información se sistematiza de forma ordenada y es accesible a los empleados, contribuye a que haya una mejor cultura de trabajo en equipo y se puede colaborar mucho mejor.

Del mismo modo, se mantiene una mejor organización de la información, facilitando su fácil acceso y uso compartido.

Con el paso de los años, las empresas deben adaptarse a los nuevos tiempos, usando herramientas tecnológicas de alta calidad, pero que al mismo tiempo sean fáciles de implementar y utilizar por los trabajadores.

Como las empresa de hoy son dinámicas, las funciones de sus integrantes van cambiando, asignándose nuevos roles en el trabajo y apuntando hacia objetivos en específico, se puede dificultar el seguimiento de la información, a diferencia de antaño, que se trabaja basándose en planificaciones más estructuradas.

Si bien la planificación sigue siendo fundamental, adaptar nuevas tecnologías en la organización, ayuda, sin duda, a que la dinámica de trabajo sea mucho más ágil.

Mediante Microsoft Teams se mantiene registrado la información de las comunicaciones de los integrantes de la organización, que son independientes. 

Por ejemplo, si la empresa cuenta con un gran número de trabajadores, se mantendrá disponible la información tanto de antiguos como nuevos trabajadores, en lo que respecta a chats y coordinaciones, acuerdos, reuniones de trabajo, etc.

Es decir, los chats se mantendrán en hilos y agrupadas en la publicación original. Esto permite que sea mucho más fácil acceder a la información en cualquier momento, incluso revisar conversaciones que se hayan tenido con miembros del equipo anteriormente (tanto trabajadores activos como los que hayan dejado de laborar).

Al manejarse la información de forma ordenada, facilita que se haga un seguimiento adecuado de las diversas gestiones en las cuales se haya trabajado. De esta manera, es muy fácil actualizarse sobre las actividades realizadas, incluso en caso algún trabajador no haya podido asistir. 

De esta manera, se puede realizar un mejor seguimiento de las actividades y ponerse al día en distintas conversaciones en un solo canal.

¿A quién está dirigido Microsoft Teams?

Esta plataforma, si bien se usa mucho en las empresas y organizaciones, puede ser usada por cualquier persona que necesite coordinar alguna actividad de forma organizada y funcional.

Por ello, puede ser usada sin problemas para brindar servicios de asesoría, en el trabajo remoto, etc.

No obstante, es altamente recomendable que cualquier empresa que quiera estar a la vanguardia y maneje las nuevas tecnologías, capacite a su personal sobre Microsoft Teams.

Sin duda, facilitará las actividades de la organización y será un ahorro en tiempo y recursos. Tomemos en cuenta que cuando no se mantiene la información sistematizada, o se sigue usando formas tradicionales de gestión (archivos físicos, documentos, etc) al momento de buscar documentos, puede conllevar mucho tiempo.

Otras características de Microsoft Teams

El acceso de invitado a través de Microsoft Teams permite colaborar fácilmente con contactos externos a su organización al otorgarles acceso a equipos y canales existentes.

Las personas con una cuenta de correo electrónico de empresa o consumidor, como Outlook o Gmail, pueden participar como invitados en Teams con acceso a los chats, las reuniones y los archivos pertinentes del equipo.

Microsoft Teams ofrece una gran variedad de oportunidades de comunicación para reuniones espontáneas, programadas o formales. Desde un chat rápido con un colega hasta una presentación para todo el equipo, las reuniones pueden iniciarse con un clic para mejorar la colaboración en equipo.

En Microsoft Teams, las personas pueden grabar sus reuniones y llamadas grupales para capturar la actividad de audio, video y uso compartido de pantalla. También existe una opción para crear transcripciones automáticas, por lo que los miembros del equipo pueden reproducir las grabaciones de las reuniones con subtítulos y localizar elementos de discusión específicos. La grabación se guarda en Microsoft Stream para poder compartirla de forma fácil y segura en toda una organización.

Las capacidades de traducción dentro de Teams optimizan la colaboración entre áreas geográficas al permitir que las personas traduzcan automáticamente los mensajes en el idioma especificado en su configuración personal de Office 365.

En qué plataformas está disponible Microsoft Teams

Microsoft Teams está disponible en dispositivos móviles, de escritorio, exploradores y una gran variedad de dispositivos, desde auriculares hasta Surface Hub y dispositivos para salas de reuniones.

Desde casa, en el trabajo o mientras se desplazan, las personas tendrán una experiencia perfecta en aplicaciones web y móviles. Teams permite un flujo de trabajo fácil, coherente y natural al cambiar de la versión web a la versión móvil, o de un chat individual a uno grupal. Al usar Microsoft 365, la administración del dispositivo se simplifica.  Los datos confidenciales se mantienen seguros mientras su equipo se comunica.

Trabajo híbrido con Teams

El uso compartido de pantalla es esencial para la colaboración. Ya sea que esté realizado una presentación, participando en una reunión o chateando, Microsoft Teams le ofrece la flexibilidad de compartir su área de trabajo prácticamente en cualquier momento y desde el lugar en que se encuentre que puede ser su casa u oficina.

Además, puede elegir qué ventana desea compartir, por lo que solo se muestra la información pertinente. Como sabemos el modelo de trabajo híbrido combina los aspectos del trabajo remoto y el trabajo en la oficina. Microssoft Teams le ayuda a que esa modalidad funcione muy bien.

El Sharepoint en Teams

Microsoft Teams usa SharePoint para el almacenamiento, por lo que puede tener acceso y editar sus archivos de Office 365 directamente en el área de trabajo de Teams. Dado que las reuniones y las llamadas se realizan en el mismo lugar, la información se encuentra dentro de un entorno.

Dedique menos tiempo a buscar archivos e información y más tiempo a colaborar.

Acceso integrado a las aplicaciones de Office 365

Cuando se trata de colaboración, la integración con Office 365 permite a los trabajadores multigeneracionales de hoyen día usar las aplicaciones de Office que conocen y les encantan.

Se puede acceder a Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner y Power BI directamente desde Microsoft Teams, lo que le permite crear y editar archivos en Teams y en la aplicación nativa en sí.

Control de versiones más fácil

Microsoft Teams reúne sus aplicaciones de Office 365, para que pueda compartir, editar y crear archivos en conjunto fácilmente.

A diferencia del uso compartido de archivos por correo electrónico, donde el control de la versión puede resultar desafiante, Teams almacena los documentos en SharePoint y automáticamente realiza un seguimiento del historial de versiones.

Realizar reuniones en conjunto sobre la marcha

Las reuniones virtuales y el uso compartido de pantalla sin problemas de Microsoft Teams empodera a las personas para conectarse en los momentos más cruciales, eliminando las barreras de la colaboración, en especial cuando el equipo está en un flujo creativo. 

Programe y únase fácilmente a reuniones de Microsoft Teams desde Outlook. Administrar la correspondencia por correo electrónico en Outlook no significa que se perderá la próxima reunión de Microsoft Teams. De hecho, puede unirse y programar reuniones de Teams desde Outlook.

Ver y editar su calendario de Outlook sincronizado

No es necesario que vaya de una aplicación a otra para administrar su programa, porque puede ver y editar el calendario de Outlook dentro de Teams.

Al usar Microsoft Teams, el centro para el trabajo en equipo en Microsoft 365, la colaboración se simplifica. Su equipo puede mantener el enfoque y la puntualidad.

Seguridad de la información

Microsoft tiene décadas de experiencia en la creación de software empresarial e invierte más de mil millones de dólares cada año en seguridad. Microsoft Teams posee los mismos estándares de seguridad y cumplimiento, además de los controles que los clientes esperan de Office 365. Teams es parte de Office 365, lo que significa que se beneficia de estas características y servicios adicionales:

 • Cifrado de datos, en reposo y en tránsito. 

• Los datos del cliente se mantienen en la región o en el país. 

• Prevención de pérdida de datos. 

• Archivo, retención legal y eDiscovery. • No se puede acceder al contenido del cliente en registros o telemetría. 

• Autenticación multifactor para una mejor protección de la identidad. 

• Acceso seguro de invitados con las cuentas de invitado administradas por Azure Active Directory. 

• Administración de dispositivos móviles integrada en Office 365.

¿Cuánto cuesta utilizar Microsoft Teams?

Microsoft Teams tiene diversos planes según las necesidades del usuario. Existen versiones gratuitas y de pago tanto para empresas como para el hogar.

Puede revisar dichos planes en: PLANES MICROSOFT TEAMS