¿Cómo usar Zoom para reuniones de empresa?

Las reuniones empresariales son una herramienta fundamental para el buen desenvolvimiento de las funciones básicas y objetivos a lograr, así que dichos encuentros online no son la excepción cuando existen plataformas como Zoom para lograrlo. ¿Es lo que necesitas para tu empresa?

¿Cómo es Zoom?

Si tienes en mente concretar videoconferencias a distancia, pero con una buena calidad de audio y video, entonces presta atención al siguiente análisis para que conozcas cómo usar Zoom para reuniones de empresas.

La aplicación de Zoom brinda un servicio de conexión online donde se permite la realización de videoconferencias, reuniones, clases virtuales, presentaciones y todo lo que pueda adaptarse a dicho formato.

Ya sea por audio, video o ambos aspectos, las reuniones se procesan a tiempo real con la posibilidad de incorporar chats en vivo, grabar las sesiones de reunión, agregar encuestas, entre otros elementos de interés para una dinámica más fluida.

De entrada, la plataforma presenta una versión gratuita para un máximo de 100 participantes conectados y una duración máxima de 40 minutos por cada reunión.

Mientras que las otras modalidades como Enterprise, Business y Pro logran una participación masiva de hasta 1.000 usuarios y sin limitaciones de tiempo para las videoconferencias.

¿Qué documentos puedes compartir por Zoom para reuniones de empresa?

Uno de los aspectos llamativos que hace potenciar las habilidades de Zoom como plataforma de comunicación, es el hecho de facilitar el compartimiento de varios formatos de archivos al resto de los participantes conectados.

Esto es posible con la opción de compartir pantalla, la cual puede efectuarse con una presentación digital o emplear la pizarra virtual que ofrece Zoom, así como los documentos que se encuentren en el dispositivo móvil en el que se esté llevando la reunión.

Entre los documentos que se pueden compartir por Zoom durante las reuniones de empresa se encuentran:

  • Archivos PDF
  • Archivos almacenados en Box
  • Archivos guardados en Dropbox
  • Archivos alojados en Google Drive
  • Archivos almacenados en OneDrive Microsoft
  • Archivos guardados en la versión empresarial de OneDrive
  • Dirección de sitios web
  • Páginas web registradas en los marcadores

¿Cuáles son las funciones de Zoom para empresas?

Dentro de las funciones básicas de Zoom, es posible resaltar algunas que resultan ideales para emplear esta herramienta en dichas reuniones de empresas. Así que, si deseas sacarle el máximo provecho a esta excelente conexión, toma nota de las siguientes opciones:

  1. Programar reunión

Con esta función se habilita la creación de reuniones, incluso con la posibilidad de dejarla en pausa hasta que llegue la hora de llevarla a cabo. Además, se le podrá asignar un día, hora y título de entrada.

  • Grabar reunión

En caso de querer grabar una sesión de una reunión o conferencia para luego enviarla al resto de los empleados será posible hacerlo con tan solo un clic. Además, el resultado quedará guardado automáticamente en el almacenamiento.

De acuerdo con esta función, solo es posible obtenerla entre las versiones pagas de Zoom, las cuales ameritan un pago mensual que inicia desde los 15 euros hasta los 20.

  • Compartir pantalla

Una de las funcionalidades más utilizadas para mostrar archivos, gráficas o imágenes es la de compartir pantalla, donde todas los participantes conectados o un grupo seleccionado podrá visualizar a tiempo real lo que se comparte.

  • Realizar streaming

En caso de querer realizar un anuncio importante vía streaming con la conexión en simultáneo de varios usuarios o empresarios, con esta opción será mucho más cómodo ya que la plataforma de Zoom toma todo el contenido de audio o audiovisual de plataformas como YouTube para su conexión.

  • Pizarra virtual

Ideal para las reuniones de empresas que requieren de una exposición más dinámica o explicaciones sobre un objetivo a lograr. Con la pizarra virtual se tendrá un apartado completamente en blanco para plasmar las ideas que se consideren necesarias.

Igualmente será una opción que se podrá visualizar para el resto de los participantes si así se quiere, únicamente con habilitar su activación desde el menú principal de la aplicación.

  • Chat en vivo

Mientras algún directivo esté realizando su ponencia o alocución, el chat en vivo puede mantenerse activo para que todas las personas conectadas hagan uso del mismo para manifestar sus inquietudes, y llevar a cabo una interacción, a tiempo real sin afectar el desarrollo del audio.

Además, es factible configurar la función del chat en vivo de manera privada para que sean unos pocos los que participen o hacerlo público para los participantes.

  • Gestión de participantes

Con el objetivo de mantener el orden y no entorpecer la dinámica de las reuniones online de una empresa, se cuentan con las acciones pertinentes para garantizar una gestión de los participantes con relación al orden.

Lo que quiere decir, que el audio de las personas conectadas podrá habilitarse o desactivarse cuando el anfitrión lo deseo, así como la proyección del video. Tendrán todo lo que sea necesario para que la reunión de empresas fluya sin interrupciones.

  • Fondo virtual

Es de gran utilidad para brindar un aspecto más corporativo o institucional cuando se lleva a cabo una videoconferencia con trabajadores y directivos. En este caso, la plataforma de Zoom facilita la colocación de fotos virtuales para tapar cualquier elemento distractor de fondo.

Tales imágenes pueden recrear una oficina, disponer del logo de la empresa o proyectar los colores corporativos de la empresa. Sea cual sea el motivo podrá ser completamente personalizado y exportado desde el computador.

No se requiere de herramientas especiales para lograrlo, solo para que el efecto de fondo virtual sea mucho más real, será necesario contar con una superficie uniforme como una pared blanca.

  • Calendario vinculado

Ante tantas asignaciones y responsabilidades que maneja una empresa, algunas reuniones pueden quedar en el olvido, pero con la herramienta Zoom no será una excusa, ya que se admite una correcta vinculación con aplicaciones como Outlook, Exchange y Google Calendar.

De esta manera, cada una de las reuniones empresariales o videoconferencias, se notificarán con un recordatorio con la finalidad de mantener la organización.

  1. Transmisión por redes sociales

De la mano con la versión de Zoom PRO se habilita la función de transmisión en directo por redes sociales como YouTube o Facebook Live, lo que resulta ideal para exponer algún tipo de lanzamiento o servicio por estos medios de forma masiva.

  1. Participación

Así como sucede en las reuniones de una empresa donde la participación se consolida con el levantamiento de la mano, dentro de Zoom también se realiza igualmente de forma virtual el anfitrión o líder de la videoconferencia, logra visualizar la participación de su auditorio y habilitar su alocución a través del micrófono activo.

  1. Hacer encuestas

De la mano con el punto anterior, para llevar a cabo una reunión empresarial más dinámica y participativa, se dispone de la función de las encuestas, donde el anfitrión tendrá la oportunidad de formular cada uno de los ítems de dicha encuesta. 

¿Cómo realizar reuniones para empresas por Zoom?

Tal y como sucede con las clases virtuales de las universidades o institutos, es posible impartir los conocimientos o dinámicas de trabajo, desde la comodidad del hogar y a cualquier parte del mundo desde herramientas como Zoom.

Lo único que será necesario, es que los participantes y trabajadores de la empresa dispongan de una buena conexión a Internet y de un dispositivo electrónico para conectarse, ya sea un computador, tableta, teléfono inteligente o laptop.

Pero para sacarle el máximo provecho a la reunión y que la experiencia sea mucho más profesional, se recomienda implementar algunos elementos para que la videoconferencia sea completamente de calidad.

Cabe destacar que esto no es obligatorio, pero a nivel de empresas resultaría un agregado valioso para que los participantes disfruten de una reunión visiblemente llamativa y con todos los requerimientos, para no limitar la fluidez o conexión.

En ese sentido, es importante contar con un computador de escritorio o laptop con un sistema de hardware idóneo para sobrellevar un buen vínculo con la plataforma. Todo ello de la mano con los siguientes accesorios de complemento para las reuniones de empresa por Zoom:

  • Videocámara

Aún y cuando el computador disponga de una webcam, es necesario contar con una videocámara más profesional, una que admita como resolución mínima 720 píxeles y la captación de unos 30 fotogramas por segundo para alcanzar una proyección visual optimizada.

  • Micrófono

Por otra parte, está el audio, el cual debe potenciarse con la incorporación de un micrófono de clic o mediante auriculares de cable con buena recepción de audio.

Destacando que, aunque la webcam disponga de micrófono, se debe agregar uno más cerca a la salida de voz, esto será determinante para un mejor efecto de audio.

Estos detalles pueden resultar en una inversión extra para las empresas, pero se consolidan como efectivos de principio a fin con el objetivo de garantizar una reunión de calidad en todos los sentidos, desde lo que se ve hasta lo que escucha.

No necesariamente se deben emplear equipos profesionales de máximo nivel, pero sí con especificaciones estándar que logren obtener un resultado de altura como se requiere para llevar a cabo reuniones de empresa por Zoom.

Ventajas de usar Zoom para reuniones de empresa

Gracias a la tecnología son muchas las ventajas que, si tienen al alcanzar para lograr grandes cosas, incluso de una manera más cómoda. Tal es el caso de las ventajas que garantiza Zoom al momento de emplearla como herramienta de reuniones para empresas.

Así que, si ya se tiene en mente llevar a cabo una videoconferencia a distancia para procesar una mesa de diálogo, discutir una nueva planificación laboral o conversar sobre los nuevos objetivos de la empresa, estas con algunas de las ventajas que se tendrán a favor:

  • Flexibilidad de conexión

Por ser una herramienta de conexión amplia y versátil, es posible que todos los trabajadores y empresarios logren sumarse a la reunión empresarial desde cualquier dispositivo electrónico, sean una tableta, computador, laptop o teléfono inteligente.

  • Aumento de concentración y responsabilidad

Ante una reunión que se lleva a cabo a tiempo real y de forma virtual, los participantes deben esforzarse por aumentar sus niveles de concentración, así como recrear una actitud más responsable con respecto a las horas de conexión y dinámicas de trabajo online.

  • Economía de tiempo y dinero  

Ante la situación de no tener que desplazarse hacia las empresas o salas de reunión presencial, esto les evidencia a los trabajadores un ahorro de costos de movilización, al igual que una economía de tiempo por el hecho de poder presenciar una junta empresarial sin demasiados protocolos.

¿Cuál versión de Zoom deben usar las empresas?

La plataforma de Zoom cuenta con 3 versiones, las cuales se diferencian de acuerdo a varias funciones, unas más avanzadas que otras, así como con ciertas limitaciones. Sin embargo, la elección dependerá de las necesidades de la empresa para llevar a cabo las reuniones online.

En ese sentido, las modalidades disponibles son las siguientes:

  • Zoom estándar

Es la versión más utilizada por el hecho de ser gratuita y por ello presenta algunas limitaciones como por ejemplo, la duración de las reuniones de empresa, solo pueden tener un tiempo máximo de 40 minutos y no se admite la función de grabación de reunión.

  • Zoom PRO

Es la versión paga de Zoom más económica con un precio de 15 euros al mes, dando la oportunidad de crear reuniones personalizadas, realizar grabaciones y contar con una duración de 24 horas por reunión realizada

  • Zoom Business

Con un pago mensual de 20 euros se tiene el acceso a la transcripción de las reuniones, atención al cliente con acceso directo y la creación de URL de invitación con el nombre de la empresa.

  • Zoom Enterprise

Es la versión que se ha posicionado principalmente para las grandes empresas, puesto que permite la conexión de más de 1.000 participantes, grabar las reuniones sin limitaciones y otras funciones especiales con un pago mensual de 20 euros.

De esta manera queda claro que efectivamente la plataforma de Zoom es una herramienta multifuncional capaz de adaptarse a cualquier escenario, y mucho más cuando se trata de reuniones de empresas donde la organización, conectividad y participación están garantizadas.

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