Estructura y contenido de Presentaciones Eficaces

Una de las mayores dificultades a la hora de preparar una presentación es cómo mostrar los contenidos.

Respondidas las preguntas esenciales ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?… y teniendo claro el tema y el objetivo (lo que queremos lograr), es momento de plantear su organización y su estructura. Lo primero que nos plantearemos lo que puede atraer su atención, lo que les parecerá más importante, lo que les resultará útil, etc. En conclusión: ¿cuál es el material que resultará significativo para mi auditorio de acuerdo a sus características, intereses y circunstancias?

Analiza exhaustivamente los temas que vas a tratar para obtener una presentación en público eficaz. Tu público es el que cuenta por tanto no caigas en el error de exponer la información sólo desde tu punto de vista y, para ello, ten cuenta:

• Que tu audiencia tendrá diferentes expectativas.
• El estado de ánimo de tu auditorio.
• Las objeciones que podrían aparecer a tu exposición.
• Dota al contenido de una estructura y orden lógico. Puedes seguir el siguiente esquema, es el más antiguo y, sin embargo, el que se ha mostrado más eficaz:
• Anticipa lo que les va a decir (Introducción y Esquema).
• Realiza la Presentación (Desarrollo).
• Diles en qué punto se encuentra (Transición).
• Resume lo que les ha dicho (Conclusión). 

Se trata de un esquema breve y sencillo, pero no simple. La clave de los cursos de habilidades de comunicación, radican en ¿cómo lograrlo? La siguiente guía te servirá de ayuda en esta misión:

1. La fase preliminar (introducción y esquema).
2. Estructura del desarrollo de la presentación (incluir transiciones).
3. Conclusión y cierre.

• No olvides incluir:
• Un análisis de las posibles objeciones negativas.
• Un diseño, realización y recogida de preguntas.
• Ilustraciones . 

Pasos a seguir 

• Un consejo previo: no trates de escribir toda la presentación de una sola vez.
• Lo primero que debemos hacer es concretar:
• El objetivo.
• Los untos clave (relacionándolos con el material apoyo y las transiciones).
• Una visión preliminar y el resumen.
• Introducción.
• El cierre, incluyendo una motivación final y una conclusión. 

Con el fin de abarcar los aspectos citados: 

• Haz un esquema de cada elemento.
• Desarrollar cada elemento anterior independientemente.
• Incluye los materiales complementarios.

Una buena guía: 

• Insistimos en que lo fundamental es definir el objetivo, lo que queremos lograr con la presentación
• Asuntos a tratar: anotar todas las ideas que nos vengan a la cabeza. No importan el orden, sólo las ideas.
• Identificar dos o tres puntos clave para alcanzar el objetivo preguntándonos si éstos apoyan el objetivo, no más pues demasiada información puede distraer o confundir a nuestro auditorio. Pongamos un ejemplo: para una presentación sobre la importancia y el impacto de los medios audiovisuales podríamos fijar tres puntos clave: ventajas de los medios, inconvenientes de los medios y uso de los medios.
• Desglosar los puntos clave en sub-puntos clave, por ejemplo:
• Ventajas del ordenador: Económico, versátil, innovador, flexible…
• Inconvenientes: conocimiento de sistemas informáticos actuales, necesidad de una sala adecuada, visibilidad garantizada, acústica adecuada, electricidad…
• Uso: pasos a seguir, cuidar el exceso o defectos, colores…
• Desarrollar tanto los puntos clave como los sub-puntos.
• Estructurar o secuenciar la presentación, es decir, qué orden voy a seguir.
• Hay varios tipos de organización, la más común es la división del tema por puntos (en primer lugar.. en segundo…) pero también:
• Orden cronológico: en el orden en que sucedieron los hechos.
• Orden espacial: según su localización geográfica.
• Orden de importancia: de más a menos o viceversa.
• Inductivo o deductivo: de lo general a lo específico o a la inversa.
• Etc
  • Las personas nos “quedamos” con los principios y los finales, son dos momento muy delicados en toda presentación y por ello, la introducción y el resumen lo dejaré para el final.
  • No olvidar incluir en cada punto clave el material de apoyo y las transiciones
  • Con material de apoyo (ilustraciones) nos referimos a todo tipo de material que nos sirva para clarificar, apoyar nuestro mensaje o argumentarlo. Por ejemplo::
• Anécdotas: hecho real y curioso relacionado con el tema que además ilustra y capta la atención del auditorio.
• Descripción de escenas que atraigan la atención (“imaginaos que os encontráis realizando vuestra presentación, el auditorio os mira sonriendo, todos los asientos han sido ocupados…). Es un recurso que evoca una situación en la mente del auditorio e invita a los oyentes a participar desde el comienzo.
• Cita célebre: no olvidar señalar “quien” es la autoridad, y si no estamos seguros de la van reconocer indicaremos algunos de sus méritos.
  • Sé breve en tus razonamientos, que ninguno hay gustoso si es largo. (Miguel de Cervantes Saavedra (1547-1616)
  • La pregunta retórica: con este tipo de preguntas se atrae instantáneamente la atención del auditorio llamándolo a participar.
  • Uso de metáforas: comparando un término real con otro en sentido imaginario. Por ejemplo, “debemos pensar en el desarrollo de la presentación como en la construcción de una casa, no podemos comenzar a construirla por el tejado”.
  • Comparaciones: muy útiles sobre todo en la descripción de objetos, de sucesos…
  • Ejemplos: es lo mejor para garantizar que se comprende lo expuesto pues tienen un poder clarificador, dan confianza y, por tanto, favorecen la atención.
  • Otros elementos como: maquetas, folletos…

Todos los apoyos citados pierden efectividad y valor si no se usan de forma correcta, es decir:

• Si se usan continuamente y sin objetivo alguno
• Si no existe relación entre el apoyo y el tema tratado. 

El comienzo y el final aspectos delicados a tratar.

• Se deben realizar en último lugar, dada su importancia, y dedicarles el tiempo necesario tanto a su desarrollo como a su puesta en práctica.
• El comienzo
• “El comienzo es la mitad de un todo” pues incidirá de forma directa en el resto de la presentación como vemos en el curso de Prezi..
• Analicemos qué es lo más pertinente para el tema y el auditorio.
• Identifiquemos lo más adecuado para el entorno.
• Identifiquemos lo más adecuado y acorde a nuestro estilo personal.

Para ello deberemos:

• Realizar una breve presentación de nosotros mismos
• Indicar el objetivo o lo que vamos a lograr.
• Aportar una visión general del tema señalando los puntos clave.
• Deberemos mostrar una actitud cercana, amable, cordial.
• Comentar pautas de comportamiento (la realización de las preguntas, logística…).
• Prestar atención tanto a lo “que” decimos como a la forma que lo decimos.
• Motiva la escucha pero sin caer en “el peloteo” al auditorio

Con el fin de lograr la atención y motivación podremos hacer uso de distintas técnicas, algunas ya citadas:

• Uso de frases célebres.
• Creación de escenarios.
• Formulación de preguntas (impactantes, para reflexionar, retóricas…).
• Narrar anécdotas ilustrativas.
• Iniciar la exposición con un pensamiento, reflexión….
• Contar un chiste relacionado y siempre que ya hayamos probado su efectividad.  

Formulación de cuestiones impactantes: 

• En relación al tiempo; ¿saben ustedes cuanto tiempo gastamos durmiendo, trabajando, comiendo…? ¿cuánto tiempo creen que nos dedicamos a nosotros? 

Anécdotas (un acontecimiento breve, real y curioso) 

• En 1898, catorce años antes de que el Titanic zarpara, el marino estadounidense Morgan Robertson escribió una novela llamada Futilidad, sobre un lujoso barco que se hunde en su viaje inaugural al chocar contra un iceberg en el Atlántico. La nave, era la más grande del mundo, con un casco triple e imposible de hundir. Sus pasajeros eran la flor y nata de la aristocracia y además, no había suficientes botes salvavidas.  El nombre de la embarcación era, créalo, El Titán. 

Historias, cuentos, relatos, fábulas:

• Durante mi último curso en la escuela, nuestro profesor nos puso un examen. Leí rápidamente todas las preguntas, hasta que llegué a la última, que decía así: ¿Cuál es el nombre de la mujer que limpia la escuela? Seguramente era una broma. Yo había visto muchas veces a la mujer que limpiaba la escuela. Era alta, cabello oscuro, como de cincuenta años, pero… ¿cómo iba yo a saber su nombre? Entregué mi examen, dejando la última pregunta en blanco. Antes de que terminara la clase, alguien le preguntó al profesor si la última pregunta contaría para la nota del examen. Por supuesto, dijo el profesor. En sus vidas ustedes conocerán muchas personas. Todas son importantes. Todas merecen su atención y cuidado, aunque solo les sonrían y digan: !Hola! Yo nunca olvidé esa lección.

También aprendí que su nombre era Dorothy.

¿Conocen ustedes cual es su talón de Aquiles? 

• ¿Por qué se llama TALON DE AQUILES a un punto vulnerable?.  La diosa Tetis bañó a su hijo Aquiles en la laguna Estigia, con lo que consiguió que fuera invulnerable, excepto en el talón por donde lo sujetaba. 

La conclusión de nuestra presentación 

• El final de nuestra exposición es aquello con lo que nuestro auditorio se va a quedar por que debemos prestar especial atención. Generalmente debemos llamar a la “acción”.
• Resumir brevemente los aspectos tratados pero de forma diferente a la visión general del
• Utilizar alguno de los recursos citados: una fábula, metáfora, anécdota, pregunta-reflexión, historia, una afirmación desafiante, pregunta impactante…
• Limítate a dar las gracias, sin más.