Nociones básicas de contabilidad

En el siguiente artículo desarrollaremos los conceptos centrales de esta rama de estudio de las ciencias económicas. Su conocimiento es vital para dirigir de manera sustentable una empresa.

Conceptos básicos de contabilidad

Los tópicos centrales en formación en contabilidad son: “Definición de Contabilidad”, “Definición de Empresa”, “Definición y estructura de Patrimonio”, “Cuentas”, “Diferencia entre ingresos y cobros” y “Diferencia entre gastos y pagos”. El estudio de estos seis temas centrales sobre contabilidad básica, son indispensables para comprender el funcionamiento de los movimientos financieros de las organizaciones.

 Definición de Contabilidad: rama del conocimiento económico que elabora mediante un método específico, un informe que detalla de manera cuantitativa el estado patrimonial y económico de una unidad funcional. En base al contenido del informe, los responsables del funcionamiento de la mencionada unidad, tienen la responsabilidad de tomar decisiones para mejorar los resultados patrimoniales y económicos.

Definición de Empresa: este concepto puede abordarse desde dos puntos de vista: jurídico y económico.

Desde el punto de vista jurídico, una empresa es una unidad patrimonial que se encuentra bajo la titularidad de un empresario. Esta unidad se caracteriza por ser autónoma y disponer de bienes, obligaciones y derechos.

Desde el punto de vista económico, una empresa es el lugar donde se combinan recursos humanos, materiales e inmateriales, con el objetivo de ofrecer bienes y servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes. Esta unidad también se encuentra bajo la titularidad de un empresario.

Una vez establecido el concepto de empresa, surge de manera natural el concepto de comerciante. Se refiere a los individuos que realizan esta práctica comercial de manera habitual, disponiendo del soporte legal suficiente para ejercerla de manera transparente.

Definición y estructura de Patrimonio: el concepto de patrimonio refleja la contribución de valoración económica neta de la organización, realizada por sus representantes contables. Esta contribución se divide en: bienes, derechos y obligaciones. La suma de estos tres conceptos da como resultado la totalidad del patrimonio.

Bienes: todos los elementos productivos, de carácter material o inmaterial, que la empresa utiliza para llevar a cabo sus objetivos corporativos. Los bienes también pueden ser intercambiados en el mercado, recibiendo en esta ocasión el nombre de servicios.

• Derechos: cuando la empresa es acreedora de terceros, es decir, que tiene el soporte legal para exigir a otras unidades económicas el cobro de diferentes bienes y servicios.
• Obligaciones: es la situación inversa a los derechos. Las obligaciones es cuando la empresa debe haber afrontar compromisos económicos con terceros, los cuales disponen de un soporte legal para exigir dichas contribuciones.

Ahora es momento de ocuparnos del concepto de estructura del patrimonio. El mismo se divide en dos grandes grupos: activo y pasivo.

• Activo: es el conjunto de elementos obtenidos por la empresa en base a la inversión realizada con sus recursos financieros. Es importante mencionar que dependiendo la actividad desarrollada por la empresa, variará la estructura de su activo. Algunos de ellos pueden ser efectivo, material, inmaterial y derechos.
• Pasivo: es el conjunto de obligaciones que la empresa debe afrontar, con el objetivo de mantener en funcionamientos los recursos del activo. Generalmente el pasivo es afrontado por el titular de la organización, ya que en caso contrario debe recurrir a una financiación externa. Generalmente los acreedores, deudas, fondos propios y el patrimonio constituyen los pasivos.

Una vez desglosada la estructura del patrimonio, estamos en condiciones de explicar el concepto de activo: Activo (Activo Patrimonial) = Pasivo + Neto (Pasivo Patrimonial).

Cuentas: es la representación de los elementos del patrimonio y resultados contables. Esta herramienta permite elaborar informes detallados sobre la situación financiera y los resultados de la empresa. En consecuencia, la cuenta sirve para realizar una valoración cuantitativa de la empresa.

La estructura de la cuenta se divide en dos grandes conceptos: Debe y Haber, los cuales reflejan de manera cronológica la evolución en el tiempo del patrimonio y los resultados contables.

• Cuentas de activo: se hace un registro en el “Debe” del valor inicial del activo y sus incrementos de valor (entradas). En el “Haber”, se lleva un registro sobre las reducciones del valor del activo (salidas).
• Cuentas de pasivo: se hace un registro en el “Haber” del monto inicial de las obligaciones y sus incrementos de valor. En el “Debe”, se lleva un registro sobre las reducciones nominales del pasivo.

Entiéndase por el saldo de una cuenta a la diferencia nominal entre las sumas del “Debe” y el “Haber”. Si el “Debe” es mayor que el “Haber”, hablaremos de una cuenta con saldo deudor. En caso contrario, estaremos ante una situación de saldo acreedor.

Por último, si estamos ante una situación de igualdad nominal entre “Debe” y “Haber”, se considera que la cuenta está saldada.

Diferencia entre ingresos y cobros: el ingreso es el resultado de una venta, la cual se asienta con el criterio del devengo. Por su parte, el cobro es el momento en el que la empresa recibe el monto líquido producto de esa venta.

Es importante mencionar esta diferencia sustancial entre esos dos términos que a priori parecen iguales.

En muchas ocasiones ocurre que primero se da el ingreso y un tiempo después el cobro, como en el caso de las ventas con tarjetas de crédito. También ocurre la situación inversa, cuando el cliente realiza un anticipo a cuenta (cobro), de un producto que aún no retiró de la empresa.

Diferencia entre gastos y pagos: estos dos conceptos son similares, pero con una diferencia en los plazos.

Entiéndase por gasto el momento exacto en el cual la empresa contrae una obligación con un proveedor por ejemplo. En cambio, el pago es el momento cuando se realiza el retiro de efectivo de la caja para hacer frente a ese gasto.

Importancia de conocer las diferencias entre ingresos/cobros y gastos/pagos: el correcto conocimiento de estos conceptos es importante para administrar correctamente la tesorería.

De esta manera, podrás anticipar los movimientos que necesitará la tesorería. Con esto nos referimos a saber en qué momento contarás con liquidez adicional para realizar inversiones, como también los momentos en los cuales necesitarás financiación cuando se generen egresos de liquidez.