¿Qué es SAP R3?

Es muy probable que si ya te has interesado en algún curso de SAP, al comenzar a informarte acerca de qué es, en qué consiste y para qué sirve, hayas encontrado tal cantidad de información que llegue a confundir. Para aclarar todas las posibles dudas, hoy explicaremos en concreto qué es SAP R3, y para ello, antes deberemos entender con exactitud dos conceptos: por un lado, SAP, y por el otro uno que hasta ahora no hemos mencionado, ERP.

Comencemos por el principio. Las siglas SAP están referidas a “Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos”, a menudo abreviado simplemente como “Sistemas, Aplicaciones y Procesos”. Su origen

radica en la compañía alemana de mismo nombre (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung), que fue fundada a comienzos de la década de los setenta por antiguos empleados de IBM.

SAP es también un ERP o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning). Esto es debido a que presenta una estructura modular; el sistema se organiza en módulos, cada uno de ellos correspondiente a cada una de las áreas de negocio de la empresa, interconectados entre sí y, a su vez, al servidor, lo que permite una comunicación rápida y fluida y por tanto un eficaz y veloz procesamiento de gigantescas cantidades de datos.

Por tanto, SAP R3 es un sistema de planificación de recursos empresariales caracterizado por tres factores esenciales:

• R, que hace referencia a que el procesamiento de datos se efectúa en tiempo real
• 3, número que alude a los tres niveles de la arquitectura de procesos con los cuales opera: cliente, servidor de aplicaciones y base de datos
• Cuenta con el ambiente de desarrollo que provee poderosas herramientas para la adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades comerciales.

Qué es sap R3: el funcionamiento del sistema

SAP R3 gestiona la información a través de procesos sirviéndose de la información de los servidores y poniéndola a disposición de los usuarios.   Se compone de dos partes,  una es el servidor o base de datos donde todos esos datos se encuentran almacenados y de otra parte, el cliente, es decir, el programa que se instala en cada ordenador y que se encuentra conectado a dicho servidor.

La cantidad de módulos que forman la estructura se puede adaptar a las necesidades de la empresa, si bien hay un número básico que detallaremos más adelante. SAP permite el intercambio de datos en tiempo real entre los departamentos que ejecutan el software.

Entrando más en detalle de como SAP R3 funciona desde el punto de vista técnico, algunos puntos destacables son:

• A la hora de interacciones de red, se utiliza un protocolo TCP/IP
• Utiliza una interfaz de comunicación CPI-C (Common Programming Interface for Communications) que es compatible con redes SQL, permitiendo que interactúe con diversos programas
• Se ajusta a normas de comunicaciones externas X400/X500
• Es compatible con Windows, IBM OS/400, IBM S/390, MPE/iX, Open VMS, Red Hat de Linux, Macintosh, HP-UX, Citrix, AIX y OS/2, entre otros.
• Opera bajo la Conectividad de base de datos abierta (Open Database Connectivity, ODBC) que es una interfaz de programación de aplicaciones (API) de estándar abierto para acceder a una base de datos.
• Requiere de una base de datos compatible para poder conectarse, entre las cuales podemos mencionar: Microsoft SQL Server, IBM DB2, Oracle, Informix, Adabas y Sybase ASE.

Qué es SAP R3: estructura

La estructura modular de SAP R3 permite responder a las necesidades de cada área, ya que cada módulo es el núcleo de los atributos que permiten lograr los objetivos en cada uno de los sectores de la empresa. Por esa razón, para entender el potencial del sistema hay que explorar los módulos que lo componen. A continuación se detallan los alcances de cada uno:

Módulo financiero (FI)

Este módulo, conocido como el “núcleo” de SAP R3, además de ser el más popular es esencial para toda empresa. Abarca todos los procesos financieros de la gestión administrativa y contable que se llevan a cabo para poder alcanzar los objetivos planteados. Este módulo es transversal a varias áreas de la compañía, por eso se compone de submódulos:

• GL (Contabilidad general)
• AR (Cuentas por cobrar)
• AP (Cuentas por pagar)
• CO (Contabilidad de costes)
• AM (Administración de activos)
• CA (Gestión de contratos)

Módulo  de Ventas y distribución (SD)

Este módulo está desarrollado para dar soporte  a la gestión de la comercialización de los productos de una empresa. Tiene dos partes constitutivas:

• LIS (Sistema de información de logística)
• LETRA (Logística y ejecución de transportes)

Módulo de Gestión de materiales (MM)

El MM procesa la información proveniente del departamento de compras, incluyendo la facturación, el registro de materiales, etc. Está formado por los siguientes submodulos:

• IM (Gestión de inventarios)
• WM (Gestión de almacenes)

Módulo de Planificación de la producción PP

Esta herramienta es clave para toda empresa manufacturera, ya que soporta el uso de la aplicación de información de procesos productivos. Su alcance se cubre con cuatro submódulos:

• PI (Gestión de fórmulas)
• PM (Control de Piso)
• QM (Control de calidad)
• EH&S (Gestión del medio ambiente)

Módulo de Gestión de Recursos Humanos (HR)

Este módulo se especializa en los procesos de gestión del talento dentro de la organización en cada una de las áreas de la organización.

• PY (Nómina)
• PA (Administración de personal)
• PD (Desarrollo de personal)

Módulo de herramientas del sistema (BC)

Las necesidades de cada empresa son diferentes, por lo cual es necesario configurar el software. Por ello, existe este módulo que da soporte a los programas y herramientas propios del sistema. Se compone de dos submódulos:

• ABAP (Lenguaje nativo de SAP R3)
• STMS (Sistema de corrección y transporte)

Customización de SAP

La ventaja que distingue a SAP R3 es su capacidad de adaptación para dar soporte de manera personalizada a las exigencias de cada una de las áreas de la organización, es por ello por lo que podemos afirmar que es un sistema flexible. Si bien el paquete predefinido sin ajustes de diseño cumple los requerimientos específicos de los distintos departamentos, la flexibilidad del sistema es clave puesto que los procesos de negocio de las empresas tienen sus particularidades.

La customización se realiza con el Módulo ABAP/4 (Advanced Business Application Programming). Se pueden destacar las siguientes funcionalidades de este módulo:

• SE38 Editor para escribir informes
• SE11 Diccionario de base de datos para el procesamiento de las definiciones de tablas y recuperar tipos globales.
• SE41 Menú Painter para el diseño de la interfaz de usuario (barras de menú, de aplicaciones, asignación de teclas)
• SE51 Screen Painter para diseñar pantallas y flujos lógicos
• SE37 Constructor de funciones para los módulos de funciones
• SE24 Constructor para las clases de objetos de ABAP e interfaces

¿Por qué implementar SAP?

La estructura de SAP es modular, donde cada uno de esos módulos corresponde a los distintos departamentos de la empresa. Esta es su ventaja principal, ya que todos estos módulos están integrados y comparten información sobre los procesos del negocio, es decir, todos sus módulos están conectados entre sí de forma simultánea a una base de datos central que permite su intercomunicación. De este modo es posible la estandarización de los procesos de negocio, lo que optimiza y mejora mucho su eficiencia. Así, SAP agiliza la gestión entre diferentes áreas de una empresa, ya que los procesos están integrados y alineados entre sí, ahorrando tiempos y costes de operación.

Además, SAP permite mejoras en el servicio al cliente, puesto que sus funcionalidades generan una experiencia de compra personalizada. El módulo FI, por ejemplo, facilita los pagos y cobros de facturas en tiempo y forma.

Otro punto destacable es la eficiencia de los procesos de Supply Chain, dado que los integra y genera una sinergia entre los distintos equipos involucrados. Un caso práctico de ello es el seguimiento de las órdenes y pedidos para asegurar que se entreguen a tiempo, completos y de la manera más óptima para el cliente. Además, se puede planificar la producción de acuerdo a previsiones de demanda y niveles de inventario.

El control del stock es otro punto fuerte del sistema. Mediante los módulos MM y WM se puede tener trazabilidad de las entradas y salidas de mercancías con registros de todos los movimientos, detectar artículos con baja rotación y controlar las mermas.

Otra ventaja a destacar, además de todas las ya mencionadas, es que pone a disposición de la gerencia información en tiempo real para la toma de decisiones de cada una de las áreas operativas.

SAP R3 VS SAP B1

SAP R3 es una solución pensada para grandes empresas, ¿pero qué pasa con las pequeñas? Ahí la alternativa recomendada es SAP ONE BUSINESS, un sistema en un paquete unificado, que es flexible pero más estándar. SAP R3 en cambio, está concebido para negocios de gran escala, incluso los que tienen filiales en diferentes países, llegando a personalizar los detalles funcionales más minuciosos de la operación.

Para finalizar

Tras hacer un repaso en detalle de que es el SAP R2, es evidente que se ha posicionado como una de las mejores opciones en el mercado como ERP. Se trata de una empresa con soporte en muchos países, que cubre una gran variedad de idiomas. Además, está diseñado para adaptarse a las necesidades particulares de la compañía que lo implementa, con un solo propósito, mejorar la productividad.