¿Qué es un ERP y para qué sirve a las empresas?

A medida que las empresas crecen, sus tareas administrativas se multiplican y es necesario encontrar formas eficientes de gestionarlas. La tecnología se convierte aquí en la gran aliada gracias al desarrollo de nuevas herramientas, y es en este contexto donde aparecen los ERP. Pero, ¿qué es un ERP y para qué sirve?

ERP son las siglas para Enterprise Resources Planning, lo que en español se traduce como sistemas de planificación de recursos empresariales. En este sentido, los ERP son softwares especializados que permiten organizar información y automatizar procesos en todas las áreas de la empresa. Esto se traduce en mayor eficiencia y una toma de decisiones más objetiva y basada en datos.

Los ERP se han convertido en una pieza central en muchas compañías. Por eso hoy vamos a dar un repaso a todo lo relacionado con ellos, desde sus características hasta las opciones más utilizadas en la actualidad.

Características principales de un ERP

El significado de las siglas ERP no es suficiente para comprender la idea de planificación de recursos empresariales, en especial porque cada día surgen nuevas opciones. Para definirlos de forma más clara, recogemos los rasgos básicos que están presentes en cualquier ERP.

1. Centralización. Los datos de la empresa se gestionan en un mismo software, generando una base unificada que facilita el acceso y ubicación de la información.

2. Integración. Los departamentos se pueden relacionar unos con otros. Así, por ejemplo, el módulo de recursos humanos funciona junto al financiero para gestionar las nóminas.

3. Adaptabilidad. Se personalizan según los requerimientos de las empresas. Rara vez hace falta adquirir softwares adicionales, salvo en casos muy específicos.

4. Escalabilidad. Son flexibles y se mueven al ritmo del negocio. No solo responden a sus necesidades actuales, sino que es posible añadir nuevas funcionalidades que vayan de la mano con el crecimiento futuro.

5. Automatización. Convierte muchas de las tareas que solían hacerse de forma manual o requerían la integración de varios actores en un proceso automático.

Módulos que conforman un ERP

La configuración de un ERP para las empresas no es rígida, sino que se adapta al tamaño, sector y necesidades específicas de cada una. Entre los módulos que pueden integrarla están:

Finanzas

Aquí se engloban todos los asuntos contables y financieros. Esto incluye desde las cuentas por pagar y cobrar hasta los datos relacionados con la rentabilidad y beneficios, tanto de la actividad cotidiana como de nuevos proyectos e inversiones. De esta manera, el módulo de finanzas no solo ayuda a manejar los números, sino también a tomar mejores decisiones con base en ellos.

Ventas

Está enfocado en los clientes y su relación con la empresa. Las funciones más habituales dentro de este módulo son la gestión de bases de datos de prospectos y clientes, y los pedidos, contratos y transacciones que se tienen con ellos. Todo esto resulta vital para que el departamento encargado optimice sus procesos de captación y mejore el embudo de ventas.

Producción y logística

En empresas manufactureras, este módulo atiende todo lo referente a  la fabricación de los productos, desde la materia prima hasta el resultado final. Sus fases más importantes son la automatización de operaciones y gestión de calidad, y desde aquí se hacen ajustes en la producción de acuerdo con las exigencias del mercado. Además, puede estar más o menos especializado y abarcar también los protocolos de transporte y almacenamiento.

Recursos humanos

Se centra en la organización del talento humano. Las funciones elementales tienen que ver con el cómputo de horas trabajadas, nóminas y prestaciones sociales, y la administración de vacaciones, bajas médicas y días libres. Sin embargo, hay módulos más avanzados que alcanzan otras áreas como habilidades blandas, satisfacción de los trabajadores, ascensos y estandarización de procesos de selección.

Compras

Relaciones con proveedores de productos y servicios que la empresa necesita para llevar a cabo su actividad. En este sentido, el foco suele estar en la administración de pedidos, facturas y órdenes de compra, pero los datos manejados también ayudan a la negociación de condiciones para obtener el mayor beneficio posible.

Inventario

Control de todos los recursos materiales con los que cuenta la empresa. Hablamos tanto de aquellos destinados a la producción o prestación de servicios, como los relacionados con las tareas cotidianas, incluidos muebles y equipos, entre otros.

Investigación y desarrollo

Integra todas las actividades dedicadas a explorar nuevas tecnologías que puedan aportar valor a la empresa. Es uno de los módulos de ERP más específicos y suele limitarse a las startups y compañías del sector tecnológico.

Tipos de ERP

Debido a su nivel de complejidad, existen varios tipos de ERP que, además, pueden clasificarse según distintos criterios.

Según su diseño

• ERP genérico o estándar: consta de una serie de módulos predefinidos que se contratan de forma conjunta. Están pensados para cubrir las necesidades de la mayor cantidad posible de empresas, por lo que suelen ser bastante generales y tienen posibilidades de personalización muy limitadas. Esto puede ser un punto negativo para aquellos negocios de sectores muy concretos o con requerimientos especiales. Sin embargo, son los más económicos y su instalación es relativamente sencilla, por lo que suelen ser la opción de emprendedores y pymes.

• ERP a medida: se configuran desde cero y según las necesidades específicas de cada empresa o cliente, por lo que un mismo sistema no funcionará para otro negocio. Este nivel de personalización permite una adaptación total, pero también supone mayor complejidad. De igual forma, los costes son bastante elevados, y casi siempre se limitan a grandes empresas.

• ERP parametrizados: están a medio camino entre los genéricos y los a medida, ya que incluyen una serie de módulos propios de cierto tipo de negocios, pero sin estar programados de cero. Son habituales en sectores como el sanitario, de restauración o el inmobiliario.

De acuerdo con su ubicación

• ERP en la nube: están situados en servidores a los que se accede gracias a una conexión a internet. Se dividen a su vez en ERP SaaS (software as a service o software como servicio) en el que la empresa hace un contrato con el que “alquila” el programa, y ERP On-Premise, que le otorga a la compañía completa propiedad sobre los servidores y la información.

• ERP local: se instalan en equipos propios emplazados en las sedes físicas del negocio, de forma que solo se puede acceder a ellos desde los ordenadores conectados a su red local. Otorgan un mayor control sobre la información, pero requieren de grandes inversiones en instalación y mantenimiento.

• ERP híbrido: se localizan en servidores remotos, pero permiten almacenar ciertos datos de forma exclusivamente local. Esto puede ser muy útil para proteger información de carácter sensible sin perder las ventajas de un ERP en la nube. Por esta razón, se ha vuelto la principal alternativa de la mayoría de las empresas.

Los ERP más usados

Hoy en día existe una oferta muy amplia de ERP, y las opciones que lideran el mercado varían según el sector, el tamaño de las empresas e incluso la ubicación geográfica. Aún así, hay algunas que han logrado consolidarse como referentes indiscutibles y marcan la pauta para el resto:

ERP SAP

Quizás sea el ERP más conocido en la actualidad, así como el que tiene una mayor cuota de mercado mundial y uno de los más completos. Por estas razones es la elección de grandes multinacionales, que apuestan por sus posibilidades de personalización para gestionar sus procesos.

Oracle

Después de SAP es el segundo gran referente en materia de ERP a escala global, y uno de los más difundidos en Europa. Sus inicios estuvieron enfocados en programas para bases de datos y poco a poco se fueron ampliando hasta ofrecer módulos de gestión para todas las áreas de una empresa.

Microsoft Dynamics

Se trata de la propuesta de Microsoft para el sector de software empresarial. Tiene la ventaja de funcionar de forma nativa en los equipos que cuentan con este sistema operativo y además ha sido el primero en utilizar inteligencia artificial. También tiene un CRM (Costumer Relationship Manager o software para la gestión de relaciones con clientes) completamente integrado.

NetSuite

Es propiedad de Oracle, pero funciona como un sistema independiente que se especializa en servicios en la nube. Tiene especial acogida entre pequeñas y medianas empresas, ya que la flexibilidad del software le permite crecer con ellas y adaptarse a sus necesidades en cada etapa.

Pros y contras de los ERP

Los ERP han ido sustituyendo a los diferentes programas individuales con los que las empresas gestionaban cada una de sus áreas. Por su parte, muchos negocios de nueva creación optan por instalar un ERP desde sus inicios. Esto no es casualidad, pues dichos sistemas suponen muchas ventajas:

• Mayor organización: la centralización de datos evita las fugas de información y recorta los procesos burocráticos, lo que facilita llevar a cabo las actividades de forma más ordenada.
• Mejora en la toma de decisiones: los ERP reportan resultados basados en datos. A eso le sumamos la integración de todos los departamentos y la actualización de la información en tiempo real, lo que posibilita tomar decisiones más objetivas y mejor informadas.
• Mayor eficiencia: la automatización de procesos reduce de forma notable el tiempo dedicado a muchas de las actividades cotidianas, lo que supone un incremento de la productividad.
• Mejoras financieras: existe un ahorro de costes derivado de la automatización de procesos, que a su vez permite que se asuman más proyectos, más clientes o mayor producción, aumentando así los beneficios económicos.

A pesar de las ventajas que ofrecen, los ERP también tienen algunas desventajas que hay que considerar en el momento de implementarlos.

• Costes importantes: las licencias y la puesta en funcionamiento no suelen ser económicas, ya que se trata de softwares muy especializados que casi siempre deben instalarse por un profesional. Esto también sucede con las actualizaciones y cambios, además del soporte técnico en caso de inconvenientes.
• Dificultad de uso: los ERP pueden ser complicados de manejar y requiere de un tiempo antes de que el personal se adapte a ellos y pueda sacarles el máximo provecho.
• Interdependencia: dado que todos los módulos están integrados, es posible que los fallos de uno terminen por afectar al resto. En este caso, la integración podría convertirse en un problema.

Conocer qué es un ERP y para qué sirve es el primer paso para obtener rendimiento de las posibilidades que ofrecen los sistemas informáticos en materia de gerencia empresarial. Gracias a ellos, cientos de tareas y procesos se pueden llevar a cabo de forma más eficiente. Esto supone mejoras importantes para las empresas, que poco a poco convierten a los ERP en la columna vertebral de su gestión, obteniendo resultados positivos tanto en organización como en beneficios.