Como ya sabemos, de cara a trabajar en equipos y grupos, sean más numerosos o menos, es importante contar con una buena metodología y con un proceso que asegure el cumplimiento ágil y eficaz de cada tarea y de cada elemento que interfiera en dicho proceso o en la actividad a cumplir por parte del grupo. Como método de trabajo y como proceso para organizar bien el tiempo y las tareas, nace Scrum, que se aplica de manera regular en todo tipo de empresas y compañías para beneficiarse de todas las ventajas y características que Scrum nos ofrece. Aún más demandado en proyectos complejos y en entornos que puedan resultar algo complicados o difíciles para el equipo de trabajo y para la plantilla, tanto que sea mejor organizar de forma precisa la tarea y contar con un tablero de Scrum y su metodología completa y ágil.
Las empresas y las plantillas de trabajadores deben prepararse y contar con cierta formación en la materia de Scrum para poder implantarlo en sus procesos y poder optar a esas ventajas de las que hablábamos y que comentaremos más adelante, antes de hablar de las partes que tiene un tablero de Scrum y de cómo funcionan o se implementan.
Ventajas de Scrum en los equipos de trabajo
Gracias a la utilización de Scrum y de este tipo de metodologías y procesos en las empresas, se puede reducir el tiempo de dedicación a los proyectos, ya que ayuda a coordinar mejor las funciones, evitar confusiones o fallos en las tareas y en el proceso, agiliza a los miembros de dicho equipo, etc. Con esa agilización y con esa reducción de las horas de trabajo invertidas, del esfuerzo y el horario de los trabajadores o de la plantilla al completo y el ahorro, se consigue reducir los gastos, lo que repercute en los resultados económicos de la empresa y supone un mayor beneficio a largo plazo.
Pero, como también sirve para controlar con mayor precisión el proyecto y los pasos a seguir, la labor de cada trabajador y la finalización o no de su parte del proyecto, garantiza una mayor calidad y reduce la posibilidad de caer en errores o producir problemas en la cadena de trabajo. El resultado final nos da un producto de mayor calidad y atractivo para los clientes o un desarrollo final del proyecto acorde a las ideas preconcebidas que pueda satisfacer los deseos y las expectativas de los directivos o los órganos que han ordenado ese proyecto y que forman parte de él.
Así, Scrum ofrece a las empresas la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad que necesitan para seguir creciendo y seguir evolucionando en mercado tan agresivo y tan complicado hoy en día en el que cada metodología y cada implementación cuenta y es tan relevante.
El tablero de Scrum y su uso en la industria
Como vemos en el Curso de Scrum el tablero no es necesariamente algo digital ni un software especializado que tengamos que buscar en la red o en el mercado de sistemas y programas para las empresas. El tablero es la representación gráfica de la metodología que supone Scrum y del proceso de trabajo, de esta opción tan interesante y tan demandada que organiza el trabajo en equipo como nunca antes para garantizar todas esas ventajas, para suponer un gran beneficio y para agilizar y solucionar todos esos fallos que a menudo surgen en las empresas y las compañías de todo el mundo por confusiones sencillas o por una falta de organización previa al trabajo. En este tablero se estructuran una serie de elementos o partes, incluyendo en cada una los huecos para las tareas y a su vez para los miembros o empleados que se encargarán de cada una de ellas.
La idea es poder mostrar sobre el tablero quién está realizando qué tarea y en qué parte del proceso se sitúa, así como otros aspectos opcionales y variables, como puede ser el tiempo que tardará, la fecha de vencimiento de dicha tarea, las notas de otros compañeros o algún detalle como información extra sobre su tarea, el ritmo que lleva, etc. Todos esos datos son opcionales y pueden o no incluirse en el proyecto ágil. Lo que no puede faltar es lo que veremos a continuació, lo que se conoce como las partes de Scrum y de su tablero.
Las partes de cualquier tablero de Scrum
Entre las diferentes partes que suelen estar incluidas en cualquier tablero de Scrum y que no pueden faltar en este tipo de proyectos y metodologías, encontramos en primer lugar la de las tareas no realizadas, no planificadas o pendientes de ser llevadas a cabo. Una sección en la que la empresa o el líder de dicho equipo de trabajo incluye todo lo que sus empleados y miembros deben hacer a lo largo de las siguientes jornadas de trabajo, del proyecto completo o del día, en función de su organización y de la gestión que estén llevando del mismo. También se puede dividir esta parte en una o dos secciones menores para especificar si son tareas urgentes o que pueden realizarse sin tanta prisa o tanta urgencia.
También se incluye entre sus partes la de tareas que se están llevando a cabo o, mejor dicho, las que están en curso. Así podemos saber en todo momento y con un vistazo rápido al tablero qué se está haciendo en cada momento y a quién pertenece dicha tarea, así como cuándo está terminada, ya que otra parte es la de las tareas hechas o las realizadas con éxito. Si Scrum está siendo utilizada por un medio de comunicación como puede ser un blog o una web en la que trabaja un gran número de redactores y editores, podrían incluir otra sección de publicadas o programadas, para mayor precisión y mayor detalle e información.
Cómo funcionan las partes de Scrum y su función
Las diferentes partes de Scrum se utilizan para situar cada acción o cada tarea, como ya hemos indicado, según si ya han sido completadas o si están en proceso, realizándose o simplemente esperando que uno de los miembros del equipo se la asigne para terminarla. Se puede personalizar el tablero de diferentes formas y dividir en tantas secciones y tantos espacios o partes como sea necesario, con el fin de que ajuste a la empresa en cuestión y a la labor que en ella se realiza con dicho tablero. Así, el funcionamiento de Scrum es muy sencillo, ya que solo tienen los miembros que asignar una tarjeta o una nota que vayan a realizar y situarla en la parte o la sección a la que corresponda, cambiándola y actualizando dicho tablero cada vez que las condiciones de trabajo cambien.
Por ejemplo, un miembro toma una nota pendiente y la pasa a “en curso” o a la sección que indique que está siendo realizada. Al acabarla la pasa a terminadas o la sección del siguiente paso y toma otra nota. Y todos sabrán en cada momento qué está en marcha y qué no, para evitar confusiones y agilizar todos los procesos Y estas son las partes del tablero de Scrum y lo que ofrecen a las empresas.
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