SAP Hana: Cómo realizar un cierre de Periodo y del ejercicio

Algunas de las tareas que se realizan a través del software de SAP Hana y de los distintos programas que utilicemos en nuestra empresa, sobre todo en la materia de finanzas y gestión de información, cifras y datos, pueden ser muy sencilla. Otras, en cambio, se vuelven más complejas y confusas tanto para los usuarios como para las empresas que trabajan con ellas y que dependen en gran medida de este software tan destacado importante en el mercado actual. Entre todos esos procesos y en los diferentes pasos a realizar en lo que respecta a los ejercicios económicos o financieros, hoy nos centramos en hablar del cierre del periodo o del cierre del ejercicio y de lo que queda relacionado con ello.

Según el trabajo del que estemos hablando, la empresa y su organización, el número de operaciones, empleados y otros factores que se tengan y otros valores, se realizará el cierre de ejercicio de forma mensual o anual. Incluso ambas, para una mayor medición y una precisión mayor de las cuentas y los ejercicios realizados en la empresa y con respecto a sus clientes y socios o proveedores. En cualquier caso, siempre será necesario realizar un cambio de ejercicio de cara a comenzar un nuevo año fiscal, que no seguía por el año natural por el que cualquier persona puede medir el calendario. Esto significa que es un proceso y son unos pasos que se realizan periódicamente en la empresa varias veces al año, cada X tiempo.

Para informar sobre el tema, introducir a nuevos usuarios o a clientes potenciales en este software tan específico y destacado, así como enseñar el proceso que hemos citado, comentaremos a continuación la forma en la que se realiza un cierre del periodo y del ejercicio contable o financiero. Esta herramienta necesita mínimo de un curso en SAP para saber utilizarla con soltura.

¿Cuándo realizar el cierre de periodo?

Es una pregunta muy sencilla y básica, pero no todas las personas saben cuando se lleva acabo este cierre y cuando hay que medir los datos y las cifras que hemos registrado. Así, diremos que se realiza el cierre de periodo y del ejercicio de forma posterior, es decir, durante el año siguiente a aquel en el que hemos puesto fin a todas las tareas que teníamos en marcha y hemos acabado la actividad para comenzar con la del año fiscal siguiente. Y no hay que dejarse intimidad o amedrentar por el hecho de poner fin a un ejercicio o pasar al siguiente, ya que aún en caso de que más tarde tengamos que volver o anular el cierre del ejercicio, existirá para nosotros esa posibilidad, así que no será un problema ni una preocupación para los trabajadores y los departamentos de finanzas y contabilidad.

Tareas de cierre en SAP

Según la versión de SAP con la que estemos trabajando y el programa o las tareas que llevemos en marcha, utilizaremos diversas tareas de cierre para poder emitir dicho balance deseado. Y será un proceso bastante similar tanto si se trata de un cierre mensual o de un cierre del año entero. Entre todas estas tareas, podemos encontrar la de abrir un nuevo periodo contable (FI/MM), la de realizar contabilizaciones periódicas de diferentes pasos y procesos o la de reclasificar datos anteriores (FI) y la de contabilizar gastos por liquidación de la nómina (HR), tan importante para los empleados y las empresas. Pero también actualizar la ucenta de compensación EM/RP (HR), la de cerrar el mes antiguo, los libros que utilicemos u optar por un cierre preliminar del libro mayor de cuentas (FI), etc.

Contabilidad Curso SAP

Por otra parte, podemos comentar las actividades del cierre gerencial entre las que se incluyen los traspasos y las imputaciones de la materia de Controlling, así como el bloqueo del período contable antiguo en CO.

Cuando el cierre se realiza con fines externos

En este caso, aunque también incluimos lo que ya hemos citado y comentado, veremos que hay una serie de actividades como la contabilización de reconciliación a FI, para el tipo de contabilizaciones que se haya realizado previamente en Controlling. También las valoraciones y los cálculos de moneda extranjera o los ajustes de balances contables, incluyendo en ellas las confirmaciones de saldo para nuestros deudores y, como no podría ser de otra manera, también para los acreedores. Y, por último, el cierre final de dicho periodo ya considerado antiguo o anterior (FI/CO).

Incluiríamos en la realización del cierre con fines externos la creación de diferentes y múltiples informes externos, pero también los internos. Recordemos que todo el tema de los informes y los análisis es muy importante para las empresas y los departamentos de finanzas, gestión y contabilidad.

Otros aspectos y puntos a tener en cuenta para la realización de periodos y ejercicios

Hablamos de la realización del cierre como tal y para ello utilizamos todas estas tareas ya mencionadas y comentadas. Pero debemos tener en cuenta que en la realización de un ejercicio contable y también de cara a su cierre trabajaremos con elementos y puntos como la variante del ejercicio, con la que se definirá la distribución que realizamos del ejercicio con el que se trabaja, los periodos y todo lo que va ligado a ello. Por supuesto, tendremos que configurarlo de forma específica si pretendemos realizar cierres mensuales o si se trata de anuales. Modificaremos la vista de los periodos contables, especificaremos dichos periodos y, dentro de ellos, los activos, los clientes, proveedores, materiales, cuentas contables y tantos otros elementos con los que se trabaja en SAP Hana.

Especificaremos y asignaremos los parámetros a la sociedad con la que trabajamos y nos aseguraremos de que todo esté perfectamente conectado, sincronizado y vinculado. La revisión y el análisis del ejercicio realizado y de la configuración de este periodo es muy importante y asegurará el éxito al final y que todas las cuentas salgan correctamente, evitando pérdidas de tiempo, riesgos, fallos en las cuentas o en los cálculos y, por supuesto, un cierre del ejercicio en perfectas condiciones para el bien de la empresa y del departamento.

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