SAP: Para qué sirve el Módulo MM

Como seguramente ya lo sabrás, SAP es un programa que trabaja en compañía de otros módulos para lograr gestionar de manera automatizada, diferentes áreas de trabajo, desde los recursos humanos, tesorería, logística y hasta la parte financiera. 

Pero ¿hasta dónde llega su funcionamiento? En este artículo podrás conocer para qué sirve el módulo MM y las ventajas que tiene realizar un curso de SAP.

Cabe destacar que todos los módulos de SAP son importantes y esenciales para el desenvolvimiento de uno y otro, pero con relación al módulo MM, que involucra la gestión de materiales, resulta ser un ente vital para las organizaciones y empresas.

¿Qué es el módulo SAP MM?

El módulo SAP MM se trata de la gestión de materiales, lo cual suele emplearse por las compañías dentro del área de logística, ya que este software es funcional para mantener el orden de todo lo que se necesita, ya sea para la producción o venta.

En algunos casos, es posible que las empresas hagan una combinación del módulo SAP MM con el módulo de ventas y distribución, planificación y producción, así como el de compras. 

Aunque el módulo que no se puede perder de vista es el SAP FI que involucra las finanzas.

Así que el objetivo de darle uso al SAP MM dentro del ámbito de la logística es el hecho de concretar una reducción de costos mientras se fomenta el aumento de ganancias con estrategias y compras estratégicas.

¿Para qué sirve el SAP MM?

Con la práctica y colaboración del SAP MM, es posible coordinar cada uno de los procedimientos que refieren a la contratación de servicios y adquisición de bienes para una empresa. 

Lo que quiere decir que, se gestionan los productos en stock, la entrada de mercancías, la verificación de factores, entre otras asignaciones.

Por otra parte, gracias a la funcionalidad del SAP MM, también es posible crear una solicitud de pedido, recibirla y posteriormente, transformarla en pedido formal para proveedores con su respectiva factura.

En conclusión, se trata de un software que admite diferentes procesos y tareas de carácter empresarial, las cuales suelen denominarse como transacciones. 

De manera más puntualizada, algunas de esas acciones que permite el SAP MM son las siguientes:

  •         Manejar las solicitudes de pedidos
  •         Gestionar las cotizaciones
  •         Comparar las cotizaciones realizadas
  •         Realizar los pedidos de compra
  •         Tramitar las facturas

Destacando que, para realizar estas operaciones y otras involucradas con el SAP MM, el programa exige la definición de datos puntuales, los cuales se definen como datos maestros. 

Esto es indicador de que, se tomarán en cuenta todos los apuntes globales tanto de los materiales, como de los proveedores: dirección, información bancaria y otros datos pertinentes.

Ciertamente el módulo SAP MM es uno de los módulos más extensos, ya que los procedimientos más profundos están involucrados y requiere de la participación de otros módulos SAP para un trabajo completo.

Sin embargo, es el SAP de gestión de materiales quien cubre todas las asignaciones relacionadas a la cadena de aprovisionamiento, así como la planificación en base a los consumos, evaluación de proveedores, planificación de logística, verificación de facturas, entre otras.

Y para garantizar una mayor organización, se procesa la gestión de almacenes e inventarios para mantener bajo control los límites de stock hasta que se haga el uso correspondiente y el ciclo comience nuevamente.

sap mm

¿Cuáles son los componentes de SAP MM?

  •         Planificación de consumos

Se trata de un componente del módulo SAP MM que se encarga de la reposición y aprovisionamiento del stock cuando así se requiere. Por ende, se hace uso de la función MRP, que es la planificación de los recursos materiales para llevar a cabo dicha reposición.

Asimismo, se emplea para determinar el número de productos dentro de la fase de fabricación y para la gestión de producción, tomando en cuenta el stock actual y los algoritmos técnicos.

  •         Compras

Se trata de un área inmersa en el SAP MM, la cual es empleada con el objetivo de determinar las fuentes o salidas de aprovisionamiento de materiales y servicios. 

Mientras, se gestionan las compras de servicios o materiales y, se recrea un seguimiento de aquellos pedidos obtenidos por proveedores hasta que logran su llegada al almacén.

Igualmente se evalúan todas las peticiones relacionadas con las cuotas, las condiciones y precios, emisión de órdenes para compras a proveedores y órdenes de pago correspondientes.

  •         Gestión de inventarios

Se trata de un componente que como su nombre lo indica, potencia la gestión de inventarios, donde se agregan los datos maestros sobre los materiales y todo aquello que se controla o se moviliza en el stock, salidas, entradas, devoluciones, bloqueos o hasta gestión de lotos.

A través de este submódulo, el SAP MM logra acceder a la información del valor de los materiales para así concretar un cálculo adecuado sobre los costos de producción, su devaluación y el importe de material disponible en el inventario.

  •         Facturación

Se trata de un soporte para la gestión de la mercancía con su debida verificación de facturas. Con esto, también se lleva a cabo un análisis de precios y sus posibles cambios, traspasos de facturas a créditos, descuentos en efectivo, impuestos, costos de envío, comprobación de recibos y variaciones de facturación.

  •         Gestión de servicios externos

Se trata de un componente que brinda una colaboración al procedimiento de aprovisionamiento de aquellos servicios externos ante la gestión de órdenes de pedidos, proveedores y aceptación de servicios.

En paralelo, este soporte también es de utilidad para la definición específica de servicios, registro de los servicios y confirmación de los mismos, para posteriormente validar una facturación.

¿Cómo es el flujo de procesos en SAP MM?

Para el flujo de procesos en el módulo MM, se engloba un ciclo completo, el cual debe dar inicio a partir de cualquier compra, desde que llega su registro al sistema, hasta que se entrega el servicio o la transacción se haya completado.

Cabe destacar que cada proceso de aprovisionamiento o ciclo de compras es parte de uno de los componentes presentes en el módulo MM, el cual requiere de algunas fases iniciales para consolidarse correctamente, donde destacan las siguientes 7 fases:

  •         Determinar los requerimientos

Con la planificación de materiales o la programación basada en el consumo, es posible determinar una previsión de cuáles son las necesidades actuales con relación a la materia prima que se tiene y cuáles son aquellas mercancías que deben adquirirse.

  •         Determinar el aprovisionamiento

A través de acuerdos de compra con los proveedores, generalmente a largo plazo, para abastecerse de los suministros que sean necesarios. 

Por ello, toda la información debe agregarse al sistema para generar solicitudes y cotizaciones que sean funcionales para tomar decisiones puntuales sobre la necesidad del suministro.

  •         Comparar las cotizaciones y seleccionar proveedores

Mediante esta función del módulo MM, se lleva a cabo la comparación de cotizaciones tras la evaluación de diversos proveedores que sean parte de la base de datos del sistema. 

Allí el usuario podrá seleccionar o rechazar aquellas cotizaciones que no estén en consonancia con las necesidades o requerimientos que se tengan.

  •         Procesar pedidos de compra

Luego de haber finalizado el trámite con el componente anterior, donde se han comparado las cotizaciones y se ha seleccionado la más conveniente, el paso siguiente es la creación de la orden de compra mediante una solicitud ya existente en el sistema.

A través de esta acción de orden de compra, se obtendrá toda la información necesaria para comunicarle al proveedor de manera inmediata.

  •         Seguir las órdenes de compra

Todas las solicitudes de orden de compra que se hayan concretado con su envío hacia los proveedores, será posible realizar un seguimiento automatizado, incluso con la recepción de recordatorios para el usuario.

  •         Recibir productos y gestionar inventarios

Con este componente del SAP MM el proveedor deberá suministrar los servicios o el stock que se haya acordado de acuerdo a la orden de compra. 

Pero lo más importante, es que todo puede ser controlado previamente por los lineamientos establecidos por el sistema.

  •         Verificar facturas

Para mantener un orden de todos los procesos, desde este apartado debe existir una coincidencia exacta entre la cantidad de órdenes de compra y el importe con relación al número de facturas emitidas.

¿Cómo funciona el módulo SAP MM?

Con el objetivo de comprender aún más sus conexiones, es esencial conocer cuáles son las actividades que se desarrollan a través del módulo SAP MM, más allá de sus componentes, submódulos o actividades.

Es posible que algunas empresas o compañías procesen una separación de las actividades para ser atendidas desde otros departamentos, pero en líneas generales las tareas pueden distribuirse de la siguiente manera:

sap
  •         Preparar datos maestros

Los datos maestros son el eje principal del módulo SAP MM, por lo que se pueden emplear 2 tipos de datos como se adelantó anteriormente. 

En el caso de los datos de materiales, estos deberán agruparse y definirse de acuerdo a sus características para poder recibir un código y categoría.

Esto ayudará a mantener un verdadero orden, tanto de los datos como del control en el almacén y los productos en stock. De esta manera el sistema sólo generará información puntual y sin errores.

Mientras que, con los datos de proveedores, se obtendrá una ganancia de tiempo frente a las solicitudes de cotizaciones u órdenes de compras, pues al tratarse de proveedores calificados, el sistema del módulo MM concretará todo desde un mecanismo sencillo.

  •         Planificar y solicitar los materiales

Para cualquier proyecto, el SAP MM ofrece una planificación de principio a fin. Y en este caso, los materiales son los protagonistas de las actividades organizacionales, que de trabajar con este programa se podrán controlar. 

Para ello, se realizan transacciones que contrastan los materiales necesarios y la planificación del trabajo.

Una vez formada esa transacción, se enviará una notificación a la disponibilidad dentro del almacén para hacer el apartado de los materiales, así que no se presentarán inquietudes de último momento.

  •         Controlar inventarios

De la mano con la base de datos que previamente está actualizada con las cantidades de cada material disponible, es factible llevar un control del inventario, sin importar cual sea el producto o servicio. 

A su vez, es posible realizar las solicitudes de materiales para garantizar el restablecimiento del inventario.

  •         Manejar las compras

De acuerdo a la información suministrada a la base de datos ya programada, los servicios y materiales que se deseen sumar al inventario forman parte de los datos maestros, así como los datos de los proveedores para hacer las órdenes de compras mucho más fáciles y rápidas.

¿Cuáles módulos que se integran con el SAP MM?

Una vez que se conocen a profundidad cuáles son los funcionamientos y objetivos del SAP MM, es posible reconocer que no se trata de un trabajo unitario sino global, por lo que se requiere la participación de otros módulos que el SAP MM actúa como lo hace.

A pesar de ser un aspecto clave dentro de todo el software, toda la logística, control y maniobra del programa es posible con el trabajo mancomunado de varios componentes para garantizar el correcto funcionamiento de las organizaciones.

Entre los módulos que se hacen partícipes pueden sobresalir el módulo de planificación de productos que se conoce como PP, el módulo de ventas y distribución que es SD, el módulo de mantenimiento de plata descrito como PM, el módulo FI que son las finanzas, así como el módulo CO de controles y recursos humanos que es HM.

¿Por qué usar el módulo SAP MM?

Si has llegado hasta aquí, sabrás que la pregunta se responde sola, pues el uso del módulo SAP MM manifiesta bondades innegables que lo posicionan como un programa que efectivamente vale la pena, mucho más cuando se desea contar con una herramienta que facilite los procesos.

Así que el SAP MM va más allá de una simple organización, pues contribuye en toda la realización de una buena logística, desarrollo efectivo de las actividades y el manejo de los recursos para optimizar mejores resultados, tanto de ahorro de gastos como de ventas.

¿Es eso lo que buscas? Si ese es el objetivo como empresa, organización o compañía, el uso de SAP MM será de las mejores decisiones a considerar para lograr una verdadera suma de ganancias.

Compartir es vivir!
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • RSS

Comments