Toda empresa, sin importar el sector al que se dedique, necesita mantener organizadas las actividades que forman parte de su plan de acción. Para lograr este propósito, se ha hecho cada vez más común el uso de programas de Planificación de Recursos Empresariales, más conocidos como ERP. Uno de ellos es el conocido como sistema SAP, un software que tiene como finalidad gestionar y procesar datos para producir información útil en el entorno que lo emplea.
Como sabemos, la mayoría de los sectores se encuentran en constante cambio y crecimiento gracias a la llegada de la era digital. Si bien esto puede parecer positivo, también supone un incremento en los niveles de competitividad. Por eso, toda empresa debería redefinir la forma de realizar sus actividades para aprovechar al máximo el potencial que ofrecen los softwares disponibles en el mercado.
En este sentido, hoy vamos a hacer un recorrido introductorio con los detalles más importantes del sistema SAP, con el fin de que puedas familiarizarte con todo lo referente a este programa de gestión.
Sistema SAP: qué es y para qué sirve
SAP o “Systems, Applications and Products” es un sistema informático de planificación empresarial que permite administrar de forma eficiente los recursos humanos, productivos y logísticos de pequeñas, medianas o grandes empresas.
Este recurso, como su nombre indica, sirve para ofrecer un acceso centralizado a los diferentes sistemas, aplicaciones y productos que tiene una compañía. Para ello, cuenta con varios componentes de software llamados módulos, que se encargan de un área empresarial en particular. Aun estando separados, trabajan en conjunto para unir todos los frentes de la organización en una sola herramienta.
La presencia de estos módulos convierte a SAP en un sistema que se adapta a las necesidades del cliente. Y es que cada usuario puede elegir los componentes que requiera de acuerdo con sus metas, sin importar el sector al que pertenezca.
Para su funcionamiento, SAP recopila y procesa los datos de todas las áreas involucradas en una plataforma única. Después, realiza un análisis basándose en ellos y genera la información necesaria para que pueda interpretarse durante la toma de decisiones empresariales.
Origen del sistema SAP
La tecnología SAP nació en Alemania a mediados de 1972, como un pequeño emprendimiento de cinco antiguos trabajadores de IBM. El nombre original de la empresa fue Systemanalyse Programmentwicklung, cuya traducción del alemán significa «Desarrollo de programas de sistemas de análisis», y más tarde se abrevió como SAP.
Durante sus inicios, los softwares originales SAP R/2 y SAP R/3 se enfocaron de forma estandarizada en la planificación de recursos empresariales. Desde entonces, el desarrollo de la compañía ha sido acelerado y exitoso, convirtiéndose en una empresa líder con presencia en más de 120 países y cerca de 20 millones de usuarios.
Hoy en día, la versión más reciente de este sistema denominada SAP S/4 HANA eleva el desarrollo de los entornos empresariales gracias al poder de la computación in-memory, la Inteligencia artificial (IA) y el machine learning. Todo esto tiene el fin de lograr una suite digital inteligente que conecte todas las partes de un negocio y provea soluciones en la gestión de materiales, finanzas, logística y un largo etcétera.
Características de SAP
Los softwares de SAP comparten ciertas características que los distinguen del resto de ERP, y les confieren la popularidad de la que gozan actualmente. Algunas de ellas son:
1. Plataforma modular
SAP es un sistema compuesto por módulos que le permiten agrupar las herramientas necesarias para brindar soluciones a cada sección específica de la empresa. Es decir, dentro de una misma plataforma integral que se instala y utiliza en distintos ordenadores, existen subdivisiones que mantienen los datos en perfecto orden según el departamento al que pertenecen.
Por ejemplo, toda la información referente a ventas se almacena en un módulo específico diferente al de compras o al de planificación. De esta manera, se crea una estructura interconectada, cómoda y que puedes utilizar todos los miembros de la empresa.
2. Sistema enlatado
En líneas generales, el sistema SAP fabrica softwares destinados a satisfacer las necesidades del mercado actual en un nivel amplio y genérico. Se trata de productos con paquetes de funcionalidades estándar que se comercializan a través de licencias, y que al adquirirlos están listos para instalar, configurar y usar.
3. Hecho a medida
Debido a que no todas las empresas tienen el mismo tamaño, función u objetivos, la tecnología SAP también permite crear programas hechos a medida para un cliente en particular, en caso de que los componentes genéricos no satisfagan sus necesidades. En este sentido, los desarrolladores de este tipo de sistemas considerarán los aspectos particulares de cada empresa para dar forma a un software que se adapte al sector que lo solicita.
4. Código abierto
El hecho de que SAP sea un sistema de código abierto significa que los códigos de programación empleados para el desarrollo de los programas pueden ser entregados al cliente para que los modifique a su conveniencia. Cabe destacar que el núcleo del sistema SAP no es modificable, pero sí lo son la mayoría de las tareas y reportes.
5. Lenguaje de programación propio
El lenguaje de programación empleado para producir y modificar sus productos es ABAP (Advanced Business Application Programming). Este se considera de cuarta generación y es capaz de conectarse con casi todas las bases de datos mediante el uso de sentencias de Open SQL. Entre sus características más destacables podemos mencionar:
- Es fácil de entender.
- Se puede aplicar programación orientada a objetos.
- Se dirige por eventos.
- Está preparado para entornos multilenguaje.
- Cuenta con elementos para declaración de datos, de control interno y operativos.
6. Base de datos propia
Las versiones anteriores a SAP R/3 trabajaban con cualquier base de datos como SQL server, Oracle o MySQL. Este enfoque funcionaba muy bien hasta que la cantidad de datos crecía demasiado y el sistema se volvía muy lento. Para solucionar esa problemática, SAP decidió crear su propia herramienta de base de datos denominado HANA (High Performance Analytic Appliance).
SAP HANA es un sistema de alto rendimiento que almacena datos directamente en memoria en lugar de conservarlos en un disco. Por ello, permite ejecutar consultas y analíticas avanzadas de forma rápida y efectiva.
Componentes de SAP
Como comentamos antes, SAP es un sistema dividido en módulos que permiten mayor control de los diferentes departamentos de una empresa. Te presentamos algunos de ellos:
- Módulo FI (Financial Accounting): garantiza la gestión de las operaciones económicas, financieras y contables de la compañía. Proporciona una visión en tiempo real de aspectos como el registro de facturas, entradas y salidas de mercancías, cuentas por pagar o cobrar, activos fijos y libros contables.
- Módulo CO (Controlling): se encarga de dar soporte a las tareas de planificación, reporte y monitorización de las operaciones de la compañía, principalmente las relacionadas con costes y beneficios como compras, ventas, fabricación, pedidos internos, etc. Muestra resultados reales sobre la rentabilidad.
- Módulo PP (Production Planning): ofrece soluciones relacionadas con la planificación de la producción en las empresas. Esto implica la gestión de los recursos necesarios para fabricar productos, automatizar e integrar operaciones, determinar necesidades de material, entre otros.
- Módulo SD (Sales and Distribution): abarca tareas referentes a las operaciones de venta y procesos logísticos de distribución al cliente. Gracias a él, se manejan aspectos como precios, impuestos, ofertas, materiales, métodos de envío y demás factores comerciales.
- Módulo MM (Material Management): es el que se destina a la gestión de materiales en todas sus fases. Entre las tareas que le competen está la planificación, compra y entrada de mercancías, control de stock, verificación de facturas, registro de datos de proveedores y manejo del almacén en general.
- Módulo HCM (Human Capital Management): se encarga de manejar todo lo referente a los recursos humanos de la compañía. Esto incluye contrataciones, manejo de nóminas, capacitación de personal, definición de funciones y el resto de actividades relacionadas con el área.
- Módulo PM (Plant Maintenance): se centra en la planificación y ejecución de las labores de mantenimiento preventivo y correctivo, tanto para equipos como instalaciones de la empresa.
Funciones del sistema SAP
Como podrás imaginarte, las funciones del SAP pueden variar según los módulos y herramientas que tenga integrados. Sin embargo, hay una serie de funcionalidades básicas que engloban la esencia de este sistema de planificación de recursos empresariales. Algunas de ellas son:
- Automatizar la entrada y salida de los datos.
- Almacenar de forma ordenada toda la información de la empresa.
- Procesar y analizar para favorecer la toma de decisiones por parte de los especialistas.
- Ofrecer información en tiempo real de diferentes sectores y procesos.
- Crear pronósticos en áreas particulares como, por ejemplo, cuándo se debe reparar una máquina o cuáles serán los ingresos del próximo semestre.
- Optimizar los procesos de la cadena de suministros (pedidos, almacenamiento, traslado, etc).
- Automatizar tareas de contabilidad y gestión bancaria.
- Administrar el proceso de compra y venta, desde la cotización con proveedores hasta la recepción o envío de facturas y mercancía.
- Monitorear niveles de inventario.
- Estimar los costes de productos acabados a partir de la materia prima, mano de obra y cargos directos.
- Almacenar la información de los empleados para tareas de gestión de personal.
- Generar reportes completos y jerarquizados.
- Optimizar el flujo de trabajo y generar un intercambio de conocimientos al permitir la colaboración conjunta de varias áreas en una sola plataforma.
Perfil de un consultor SAP
Un consultor o desarrollador SAP es el encargado de configurar el sistema SAP para mejorar los procesos del negocio. Su objetivo principal es lograr que las empresas integren el software en la gestión de sus recursos y que el equipo sea capaz de interpretar y utilizar correctamente la información que ofrece el programa.
Para desempeñarse en esta profesión, además de sólidos conocimientos en el sistema SAP también es importante contar con las siguientes habilidades:
- Experiencia en área logística, compras, ventas y control de calidad.
- Habilidad en el manejo de grandes volúmenes de información o Big Data.
- Conocimientos sobre planificación de la producción.
- Conocimientos sobre el manejo de bases de datos
- Formación previa en informática y programación.
Aun así, lo ideal es completar la acreditación como consultor SAP con formaciones especializadas como nuestro curso SAP online, que te da una visión integral de los módulos más importantes.
En definitiva, las funciones del sistema SAP proporcionan una gran cantidad de soluciones ante problemas cotidianos que experimentan las empresas en sus tareas de gestión y planificación. Además, es una herramienta perfecta para cubrir las necesidades de innovación tecnológica, mejora continua y estándares de calidad que se hacen cada vez más esenciales en un contexto tan competitivo como el actual.
Si… la implementación de SAP ERP ha sido una decisión estratégica para muchas empresas, y aquellos que han optado por ello a menudo han experimentado una serie de beneficios significativos. SAP puede mejorar la eficiencia operativa al integrar y estandarizar procesos en toda la organización, esto significa que todas las funciones empresariales, desde la gestión de inventario hasta la planificación de la producción y la gestión financiera, pueden estar interconectadas en una sola plataforma con lo cual se logrará la optimización de recursos y reducción de tiempos.