Técnicas de Presentación – Pasos iniciales

Previo a la presentación

• Imagina que te han encargado realizar una presentación. El bloqueo invade tu mente, te preguntas por qué precisamente te ha tenido que tocar a ti, intentas librarte con alguna excusa y, tras errar en tu intento de evasión, asumes lo que hay y te pones a trabajar en ello.
• Lo que debes hacer
• Lo primero será conocer quiénes serán los asistentes a nuestra presentación

Qué nos interesa saber sobre nuestro “auditorio”

• ¿Quienes son?
• ¿Cuántos son?
• Su procedencia
• Cuál es su nivel de conocimiento del tema que vamos a tratar.
• Su edad media
• ¿Se trata de un grupo homogéneo?
• ¿Por qué asisten a nuestra presentación?

Con toda esta información en nuestra manos pasamos a otros aspectos: 

• El tiempo de que disponemos para realizar un curso de presentación eficaz:

• Cada tipo de presentación tiene sus propias características y, por tanto, su duración; no es lo mismo un curso de formación, una charla, una reunión, una conferencia…
• El tiempo marcará nuestro tema, los aspectos a tratar.
• El tiempo marcará también la estructura de la presentación así como el nivel de participación de los asistentes y la efectividad de la comunicación.
• Demos considerar “los imprevistos del tiempo” y ser realistas pues durante nuestra presentación puede ocurrir de todo y, por tanto, el tiempo efectivo puede ser menor al previsto. O tal vez quien habló antes nosotros nos robó parte de nuestro tiempo, etc. Abordaremos este asunto en profundidad en la sección “estructura y preparación de nuestro tema”.
• Lo que vamos a decir
• En función a nuestro objetivo seleccionaremos los temas a tratar.
• Nuestro tema debe ser novedoso, interesante y sobre todo ser pertinente para la audiencia es decir, lo que decimos debe tener una aplicación directa en sus trabajos, sus vidas, etc. Si se sientan identificados y ven la utilidad, captaremos su atención.
• Elegir nuestros temas depende del objetivo que persigamos, y éste nos indicará el rumbo a seguir pues no es igual una comunicación para formar que para informar, para convencer…
• Búsqueda de información en bibliotecas, en la documentación interna de la propia compañía, externa a través de publicaciones comerciales, industriales, artículos periodísticos, monografías especializadas, etcétera, consultando también a compañeros, indagando por internet… Es decir, acudiremos a todas las fuentes de información que tengamos a nuestro alcance.
• Administra tu tiempo y ajusta los contenidos al tiempo disponible. No es conveniente “inflar en exceso el contenido”, es decir, dar demasiada información en poco tiempo.
• Busca el equilibrio entre tiempo e información considerando siempre los imprevistos que puedan surgir. Demasiada información nos satura y al contrario nos irrita.
• Ensata, como mínimo el 50% del tiempo, para saber si cumples con el tiempo establecido y coger soltura.

Como ejemplo, imaginemos ahora que debemos hablar a nuestra audiencia sobre los cambios producidos en este siglo durante sesenta minutos. Demasiada información para tan poco tiempo, ¿verdad?

• Nos han señalado que la idea es concienciar a la gente acerca de la importancia de la flexibilidad ante los cambios pues se ha observado una elevada resistencia en cierta áreas concretas de la empresa por lo que se quiere sensibilizar a los asistentes de la importancia de la aportación de todos para la supervivencia futura de la misma.

• Nos encontraremos con 100 personas de edades comprendidas entre 30 y 55 años.
• Homogeneidad media pues pertenecen a la misma empresa pero a diferentes áreas y con edades diversas.
• Tiempo estimado: 1 hora y 30 minutos.
• Objetivo: presentar los cambios vividos en la empresa en los últimos tres años sensibilizando a las personas convocadas.
• ¿Por qué acuden? Informarse sobre los cambios producidos en la empresa en los últimos tres años, su importancia e impacto en la misma.
• Su nivel de conocimiento al respecto está prácticamente limitado a su área, pero no a nivel global de la compañía por ello, se ha seleccionado a aquellos que resultan ser los más indicados para difundir esta información a nivel global, por puesto o situación.
• ¿Qué voy a decir? Tras analizar y estudiar en profundidad el tema, y haber seleccionado los cambios más importantes y que mayores problemas han presentado decidimos:

• Analizar en brevedad los cambios sociales, tecnológicos y organizacionales de los últimos cinco años a nivel general, y su impacto en nuestra organización.
• Mostrar dos cambios puntuales que se hayan efectuado señalando en cada caso:
  • Lo que se ha hecho en cada área.
  • Los motivos por los que se ha hecho.
  • Cómo se han percibido estos cambios.
  • Las consecuencias que han tenido tanto para las personas como para la propia organización.
  • Lo que ocurriría en el futuro si no asumimos el cambio.
  • La forma en que efectuar los cambios es decir, qué hacer y cómo hacerlo.

• ¿Cuándo? ¿Dónde?

• La fecha nos limitará el tiempo de preparación y ensayo, al cual deberemos irremediablemente adaptarnos.
• Dónde: si no conocemos el lugar deberemos acudir un día antes para familiarizarnos con él. De no ser posible, acudiremos a primera hora antes de la llegada de nuestra audiencia para comprobar el sonido, la luminosidad, la visibilidad y demás

• Cómo lo vamos a comunicar y qué medios vamos a emplear para ello 

• Dada su importancia y la variedad, los trataremos en apartado independientes más adelante