CÓMO LOGRAR PRESENTACIONES EFICACES

Realizar presentaciones eficaces requiere de toda una preparación que incluye diversas técnicas, planteamiento de objetivos muy claros, el uso de medios audiovisuales, los ejercicios de vocalización y el tipo de auditorio ante el cual nos presentaremos.

En este post analizaremos dichos puntos.

Técnicas para Presentaciones Eficaces

Cada ser humano tiene diversas potencialidades que deben ser explotadas para ser aprovechadas al máximo. Por ejemplo, en el caso de aquellas personas que tienen mucho que decir, solo la técnica y la practica les convertirán en  “oradores excelentes”.

Dentro de las competencias de las organizaciones muchas incluyen el estar formado para dirigirnos de forma eficiente a un grupo. Y en realidad todos somos capaces de enfrentarnos y hablar a un auditorio, pero ¿cuántas presentaciones a las que asistimos nos parecen originales, diferentes, dinámicas?¿Cuántas nos han parecido realmente interesantes? ¿Y en cuántas nos ha ocurrido todo lo contrario?

Como se dijo, solo la técnica y la practica puede hacer que alguien logre ser un orador  excelente. Es por ello que reviste importancia la formación con cursos para lograr una presentación eficaz ante el auditorio.

Muchos de estos cursos de presentación eficaz están avalados por los años de experiencia e investigación de los expertos y el testimonio de miles de personas que se han formado y pueden relatar sus experiencias, aportes y emociones al respecto en diferentes organizaciones y lugares.

Dichos aspectos los trataremos a continuación:

Objetivos de una presentación en público

Nuestros objetivos a la hora de desarrollar una presentación efectiva en público deben tener en cuenta los  siguientes aspectos:

• Identificar nuevas formas de presentar información.
• Familiarizarnos con una serie de técnicas de presentación.
• Saber cómo estas técnicas facilitan la comprensión, tanto del presentador como del participante.
• Saber cuándo es útil cada técnica y cuando no lo es.
• Comprender cómo emplear dichas técnicas.
• Practicar y optimizar resultados.

La estructura del tema debe seguir ciertos pasos lógicos en cualquier presentación y responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué voy a decir? 
• ¿A quién o quienes se lo voy a decir?
• ¿Durante cuánto tiempo?
• ¿Qué puede ocurrir?
• ¿Dónde? 
• ¿Cuándo?
• ¿Con que medios?
• ¿Cómo debo vestir?
• ¿Qué debo decir en mi presentación?
• ¿y si no me presento?

Dichas cuestiones se deben abordar teniendo en cuenta el camino que seguirá nuestra exposición:

1. Antes de la presentación.
2. Durante la presentación.
3. Después de la presentación.

Conozca a su auditorio

Debemos ser conscientes acerca de la importancia de conocer al grupo de asistentes a la presentación en todo lo referido a su  homogeneidad, conocimientos, motivaciones,  expectativas, etc.

Además debemos tener en cuenta que los materiales, las herramientas e información aportada debe adecuarse a la realidad del auditorio y no ser simples teorías, conceptos, información que pueda percibirse lejana o ajena.

Pero tan importante es lo “que decimos” como la forma en que lo decimos, a veces incluso tiene más peso el cómo que el qué, y es que la información por sí sola “no dice nada”.

Mantenga siempre  una actitud sumamente profesional, como en todo curso de comunicación para directivos, respecto al grupo en situaciones tales como:

• Momentos complicados que puedan llegar a producirse en el transcurso de nuestra presentación.
• Al responder a preguntas puntuales por parte del auditorio.

Además en su disertación tenga en cuenta:

• Hacer uso de  la empatía, y sus habilidades interpersonales.
• Comuníquese de forma que todos le comprendan, adapte el mensaje a sus oyentes.
• Procure siempre controlar el tiempo de las intervenciones.
• Anime y fomente la participación del público.
• Sea cortes incluso con los detractores.

Respecto de este último punto debe conocer que  los detractores son personas que se esfuerzan por interrumpir, objetar todo cuanto digamos, incluso burlarse. Pueden tratar de romper el ritmo del curso de presentación eficaz, su fluidez e incluso generar un clima inadecuado.

Este tipo de personas acuden no para escuchar sino para “ser escuchados” por lo que suelen hacerse notar tanto en la comunicación verbal como en la no verbal.

Con frecuencia aparecen en pequeños grupos y sus motivaciones son variadas, aunque  entre las más comunes encontramos:

• Resistencia al cambio frente a ideas.
• Oposición haciendo preguntas que rebatan lo dicho por el expositor.
• Resentimiento hacia el papel de liderazgo del orador.
• Notoriedad, la necesidad de llamar la atención.

La forma en que el orador debe responder ante dichas situaciones es simple:

• No perder de vista nuestros objetivos en la presentación.
• Nunca perder nuestra buena educación y profesionalidad.
• Ser siempre asertivos en nuestra comunicación.

Las tareas permanentes

Hay algunas tareas permanentes que tendremos en cuenta en la presentación y están relacionadas con el fomento de la participación y la interrelación con el grupo.

1.- Fomento de  la participación

Consulte al grupo sus necesidades mientras un representante las anota en la pizarra. Haga que el grupo participe con la información de que dispone como por ejemplo señalar de una lista dos elementos que le parezcan esenciales.

Entre otras cosas puede hacer lo siguiente:

• Contar una historia y pedir al resto que la continúen.
• Solicitar a alguien que aún no haya intervenido todavía que exprese su punto de vista.

Reconozca las emociones y el lenguaje corporal del grupo. Si alguien mueve la cabeza en sentido negativo interpélela: Pregúntele por qué no está de acuerdo, y dígale en forma coloquial ¿Qué tal si compartes tus pensamientos con nosotros?

2.- La interrelación con el grupo

Debe saber cómo trabajar y sortear los momentos complicados del grupo. Si por ejemplo, nos encontramos ante un grupo desordenado, o demasiado animado en el que todos hablan a la vez. Tiene varias alternativas dependiendo de la actitud del grupo. Algunas de ellas son:

• Reconduzca la discusión destacando una idea común y restableciendo la calma.
• Formule una pregunta complicada al participante más desbocado.

Si el grupo bromea y cada palabra provoca reacciones humorísticas:

• Ayude al grupo a relajarse y póngalo de nuevo a trabajar.

Si el grupo se muestra lento y pasivo:

• Halle su centro de interés y motívelo fuertemente a través de él.

Si el grupo se queda mudo:

• Averigüe lo que impide expresarse al grupo y rompa ese “muro” del silencio haciendo hablar a uno de los participantes.

Los  Medios Audiovisuales en las técnicas de Presentación Eficaz

Se debe tener claro que los medios audiovisuales son herramientas que deben servir de “apoyo” ayudándonos a transmitir conceptos, ideas, argumentos de una manera más fácil y eficaz, pero de ninguna manera  no pueden “sustituir nuestro trabajo”. Por lo tanto, no es una presentación eficaz aquella en la que el expositor se  ha pasado la mayor parte del tiempo leyendo diapositivas.

Respecto del material audiovisual  debe cumplir las siguientes condiciones:

• Debe adecuarse al tema a tratar y al entorno.
• Debe apoyar nuestro mensaje.
• Debe crear interés en nuestro público.
• Debe ser utilizado moderadamente.

Y para lograr ello, necesitaremos lo siguiente:

• Determinar el material que vamos a emplear y cómo lo va a emplear considerando si su uso es o no adecuado.
• Haga uso de su conocimiento y creatividad para diseñar gráficos, ilustraciones y cuadros expresados con viveza que despierten el interés en el auditorio.

El diseño de las diapositivas debe tener en cuenta:

• Un esquema general.
• Una sola idea por diapositiva.
• Ser conciso. Utilice  “síntesis en las frases”. Nuestra función es comentar la dispositiva o transparencia, no leerla.
• Prepare todo el material audiovisual con la suficiente antelación.
• Debe adecuarse al tema, al tiempo, al mensaje y también al número de espectadores.
• Nunca inicie una presentación leyendo.
• No diga todo de memoria, sólo los primeros minutos.
• No inicie su presentación directamente con una diapositiva o vídeo sin antes presentarse ante el auditorio y mencionar el tema a tratar.

MATERIALES Y RECURSOS TECNOLÓGICOS A TENER EN CUENTA

Utilización de los medios visuales

• Procure la máxima calidad de las imágenes ofrecidas, transmiten mayor información en menor tiempo y además despiertan el interés y la motivación de la audiencia.
• Las ideas o conceptos abstractos puede ayudar a la comprensión de lo que está comunicando. Inclúyalos.
• Aporte  datos, números, estadísticas que ilustran mejor lo que se quiere dar a entender.
• Refuerce la comunicación destacando y subrayando aspectos esenciales.

Características de los medios audiovisuales

• Realistas: pueden mostrar una ciudad, un avión sobrevolando o  un coche circulando.
• Analógicos: establecen analogías, comparaciones, por ejemplo para ilustrar un átomo se muestra el sistema solar.
• Organizacionales: referidos a los que muestran mapas, procesos e incluso el mismo organigrama de la empresa.

Forma de presentar los medios audiovisuales

• Proyectados: cuando utilizamos el cañón proyector, el ordenador.
• No proyectados: cuando utilizamos objetos, maquetas, póster o  viñetas.

Diseño de pantallas

La proyección de diapositivas es uno de los medios que más se siguen utilizando debido a su versatilidad y facilidad de uso sin perder de vista al público.

Las claves para diseñar pantallas de forma eficaz:

• La orientación horizontal en las diapositivas facilita su lectura.
• Poner una sola idea por diapositiva.
• Apoyarnos en gráficos, diagramas o esquemas, que ilustren la comunicación.
• Use la regla “6×6”: seis líneas máximo por diapositiva, seis palabras máximo en cada línea.
• Utilice siempre fondos simples y claros.
• No abuse de los colores.
• Asegúrese siempre de que la última persona de la sala puede leer el texto escrito.

Preparación antes de la presentación

Al menos con cinco días de antelación tenga en cuenta:

• Prepara el guion de la presentación anotando el tiempo de cada sección o punto.
• Ensaye ante personas que le ofrezcan una opinión objetiva.
• Revise su guion varias veces y cámbielo si es necesario.
• No olvide comprobar que las diapositivas no presenten errores de ortografía o de otro tipo.
• Deje sólo preparadas las diapositivas que va a utilizar.

Acciones en el auditorio:

• Cerciórese que todos los medios funcionen correctamente, que estén bien conectados, etc.
• Cuide que los cables estén lejos de la zona de actuación.

Acciones en el transcurso de la presentación

• Mire a su audiencia (al menos al 70-80%).
• Tenga cuidado de no obstaculizar en ningún momento la información.
• Manténgase cerca  de los medios y asegúrese que los puede usar sin problemas.

Uso del papelógrafo

Si va a utilizar el papelógrafo tenga en cuenta estos tips:

• Colóquelo visible procurando que no tape la información que también es necesario que se vea.
• Úselo para fomentar la participación del público.
• Destaque los títulos y demás a través del uso de plumones o rotuladores  de colores: rojo y verde para títulos y negro, azul para el contenido.
• Combine frases en mayúscula y minúscula pues facilitará su diferenciación, lectura y comprensión.
• Ponga las ideas o conceptos, de forma esquemática: “ideas clave”.

• No escriba en el tercio inferior de la hoja pues nos obligaría a agacharnos y quizá no sea visible para todo su auditorio.
• Dibuje la información relevante a lápiz, a nosotros nos servirá de apoyo y el auditorio no lo verá.
• Coloque información adicional a la vista de todos.
• No deje de hablar mientras escribe para no perder contacto con la audiencia.

Uso de la pizarra

Y aquí otros tips si va a usar la pizarra.

• Asegúrese que la pizarra está perfectamente limpia y  que dispone de tizas, rotuladores y todo lo necesario.
• Aproveche su uso para ilustrar puntos importantes.
• Escriba con claridad y cuide la ortografía.
• Haga la escritura recta, es decir, que la letra no se le vaya hacia abajo o hacia arriba.
• Tenga siempre su mota a la mano para limpiar la pizarra.

Lo que debe evitar en la presentación con la pizarra

Tenga en cuenta estos tips:

• No dé la espalda a su audiencia más allá del tiempo necesario. No continúe con  con explicaciones “densas” mientras escribe podría resultar confuso.
• No apriete demasiado la tiza o rotuladores.
• Sea ordenado, póngale el tapón a los rotuladores cuando deje de usarlos.

El ordenador y el cañón proyector

Aproveche la gran capacidad de almacenamiento de información de su PC u  ordenador que nos permite manejar y controlar una amplia variedad de medios y de material de aprendizaje sean  vídeos, imágenes, pistas de audio, etc.

Al acabar de tocar un punto, podremos detener la proyección a través del mando del cañón con la tecla  “mute” (que apaga la luz pero no el cañón) y de esa forma evitamos que nuestra audiencia se distraiga observando lo proyectado.

 El Video o DVD

No se adelante a encenderlo hasta haber comunicado primero lo que va a proyectar o sus asistentes estarán más pendientes del aparato que de lo que usted diga.

Multimedia

El término multimedia está referido a la combinación de recursos tecnológicos de diverso tipo en un solo medio. No se trata de  una mera presentación de información en múltiples formatos, sino de incluir estos medios de una forma estructurada, en la que cada elemento complemente a los otros.

Los sistemas multimedia tratan de reflejar a profundidad las condiciones de aprendizaje, como sucede en la realidad, simulando todas las experiencias de una vez, para que el individuo o grupo lo utilicen  para el análisis.

Ejemplos de recursos multimedia son:

• Las diapositivas con sonido.
• Las presentaciones multi-imagen que consisten en presentar dos imágenes fijas o en movimiento de forma simultánea junto con acompañamiento de voz y/o música. También en este caso la participación de nuestros oyentes es pasiva.
• Los kits multimedia combinan textos, dibujos, vídeos, pistas de audio u objetos reales durante la presentación. En esta ocasión sí que puede existir participación directa y activa de nuestro auditorio.
• El video interactivo también puede combinar tanto imágenes fijas como en movimiento, textos, gráficos, voz y música mientras el participante va respondiendo a una serie de preguntas con múltiples opciones de respuesta.
• Los ordenadores multimedia que son similares al video interactivo si bien en este caso el participante puede además controlar la secuencia y sintetizar o revisar.
• Los ordenadores con hipermedia: añadiendo a lo anterior la creación por parte del participante de un texto integrado por links y por información verbal, visual y/o de audio.

Como se puede apreciar la calidad y cantidad de experiencias que ofrecen estos recursos multimedia son de gran utilidad para cualquier tipo de presentación.

Otros materiales que se pueden utilizar

• Maquetas.
• Documentación.
• Juegos.
• Películas.
• Materiales producto de la creatividad del expositor.

El audio

El audio es un recurso muy versátil y demandado que se puede utilizar entre otras cosas  para:

• Grabar discusiones en grupo que posteriormente pueden servir para el análisis.
• Practicar una amplia variedad de ejercicios como la vocalización.
• Reconocimiento de sonidos, voces, etc.
• Para facilitar información.

El audio está disponible en distintos formatos como disco compacto, mp3, mp4 o utilizando el propio ordenador.

Cómo debe ser la sala donde se encuentra nuestra audiencia y con qué elementos debe contar

Forma de la sala del auditorio

La sala donde se encuentra nuestra audiencia puede presentar una gran variedad de formas que depende del tipo de presentación que vayamos a realizar.

• En forma de “U”.
• En forma de “Anfiteatro” o semicircular.
• En forma de “Grupos de Trabajo” con mesas redondas y un número determinado de asistentes por mesa.
• De  “Tipo Aula”, con mesas una tras otras bien individuales, bien alargadas.
• En forma de sala de Reuniones con una amplia mesa rectangular al centro.

Elementos de la sala

Respecto  de la sala debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Procure que la temperatura sea la adecuada, ni muy alta ni muy baja
• Ilumine lo suficiente con luz artificial o natural
• Utilice el mobiliario necesario
• Asegúrese que todos los asistentes tengan total visibilidad
• Pruebe que haya una  buena acústica
• Coloque adecuadamente los medios audiovisuales: pantalla, cañón, ordenador, etc.

Vocalización en presentaciones

Es muy importante para lograr una presentación eficaz practicar previamente ejercicios de vocalización.

Una de las mejores formas de practicar es leyendo juegos de palabras o trabalenguas procurando siempre dar énfasis a las partes donde así se exija.

Se puede utilizar un sinnúmero de ejemplos de trabalenguas útiles para leerlos en voz alta. Entre ellos podemos mencionar:

Composiciones más largas con sonidos que se repiten, traban o que resulta difícil pronunciar ayudarán en gran medida a mejorar su dicción, por ejemplo:

Recuerde que mientras más complicado sea el trabalenguas o juego que elija  para practicar su dicción mejorar será el resultado que obtendrá. Y si le parece interesante este tipo de ejercicios y sueña con tener una dicción perfecta no dude en capacitarse mediante un curso de habilidades en la comunicación.