DESARROLLAR LAS HABILIDADES EN LA COMUNICACIÓN

El desarrollo de las habilidades en la comunicación no es algo sencillo de conseguir, requiere de esfuerzo, buenos hábitos y una voluntad constante.

La habilidad de saber comunicarse implica toda una formación que capacita a la persona a aprovechar al máximo cada mensaje recibido y entregado para que así cada interacción se refleje  en una mayor productividad en las tareas o actividades.

Los términos básicos de dicho mensaje, contexto, canal, emisor y receptor no dejan de ser las bases sobre las que se construyen una y otra vez nuestras conversaciones. Tener estos factores presentes nos ayudará de sobremanera transmitir el mensaje correcto.

En esa línea, algunas técnicas para mejorar las habilidades de la comunicación pueden ser:

• No es una buena comunicación ni resulta fructífero juzgar a una persona atribuyéndole las características de sus acciones. Por ejemplo si alguien está realizando torpemente un trabajo, no se puede aludir la torpeza como característica del trabajador, eso es un error. Lo único que ganará será el rechazo y la desmotivación. Procure en todo momento la crítica constructiva haciendo hincapié en las cosas que se pueden mejorar para el beneficio del proyecto.
• No se deben juntar diferentes temas porque eso genera un efecto de engrandecer una  dificultad o juzgar erróneamente. Lo mejor siempre será tratar los temas individualmente marcando claramente las delimitaciones.
• Si se van a recordar problemas anteriores deben ser como lecciones de las cosas que no se deben hacer en el futuro y enfocando siempre las cosas con un afán constructivo, resolviendo conflictos y solucionando problemas.

• Hacer una lista de asuntos es una buena forma de preparar una  comunicación efectiva. Los temas a tratar deben estar bien definidos, no hay que dispersarse.
• Si en la comunicación se hace necesario señalar los problemas, aquello debe ir acompañado de un planteamiento de soluciones específicas,
• Los grupos humanos que trabajan en equipo no se sienten bien cuando se hacen generalizaciones que no tienen en cuenta  los juicios y la individualidad. Intente valorar a cada integrante del equipo pues es la mejor forma de incentivarlos a un mejor rendimiento.
• Un discurso innecesariamente extenso no ayuda a resaltar el contenido principal. Procure ser breve y cordial de forma que el mensaje ayude a concretar tareas y concentrase en la acción.
• Los cursos de habilidades de comunicación son muy útiles porque aplican una serie de ejercicios y seguimientos para abordar las situaciones complicadas que se presentan en el ámbito laboral.

Las Habilidades de Comunicación Orales y Escritas

No cabe duda que los mejores directivos y gerentes de empresas se caracterizan por su gran capacidad para transmitir las ideas al equipo de una forma clara y precisa gracias a su habilidad para transmitir un discurso oral o escrito.

En la comunicación oral la parte verbal comparte importancia con la no verbal que es básicamente la parte gestual, no obstante muchos empresarios ignoran esta realidad con lo cual afectan de forma negativa el interés de los integrantes del equipo y de los clientes.

Para captar la atención del espectador, se deben aplicar técnicas de comunicación eficaz que pueden ser pausas, las preguntas retóricas o la utilización de ejemplos actuales fáciles de identificar, de modo que se cree en conjunto un discurso atractivo y empático.

Además se debe prestar atención al lenguaje no verbal practicando diversas técnicas como el contacto visual, el uso del lenguaje corporal,  la identificación de tipos de aproximación etc.

Respecto de la comunicación escrita lo básico es el dominio de la estructura, el estilo y el contenido. En este caso, para poder enganchar al lector con el texto, la introducción y el final deben ser atractivos y motivadores. Se debe exponer los puntos principales de los temas de un modo lógico y concreto por medio de frases y párrafos.

Respecto del estilo  lo ideal es poder pasar del lenguaje formal al informal sin problemas teniendo en cuenta la información que requiere el receptor  incluyendo los términos especializados.

Características de una Comunicación Eficaz

Una comunicación eficaz tiene diversas características pero la principal de ella es saber escuchar ya que es la base para la comprensión, empatía y respeto.

El saber escuchar constituye pues una habilidad indispensable para todo buen comunicador eficaz, especialmente cuando nos dirigimos a un público.

Eso significa prestar atención a lo que nos dicen y no estar pensando en otra cosa cuando nos hablan o estar haciendo alguna otra acción.

Saber escuchar implica también dejar que el espectador termine de intervenir o preguntar antes de responder. Y por supuesto la mejor forma de respetar a nuestro interlocutor es no interrumpirlo y estará atento a lo que dice.

El expositor debe aportar signos de escucha: haciendo breves resúmenes si es muy largo, asintiendo con la cabeza o con pequeños monosílabos como “sí”. Además debe identificar aquellos elementos que puedan ser una barrera a una escucha efectiva.

Saber preguntar también es otra habilidad importante en la comunicación. Por ello, es importante prepararnos tanto para las preguntas que podamos hacer como las que pueden surgir.

Las técnicas para saber cómo preguntar se pueden resumir en lo siguiente:

• No empiece el discurso o disertación haciendo directamente preguntas.
• Es recomendable no hacer preguntas individuales o personalizadas, es mejor lanzarlas al aire y dejar que alguien las conteste y si nadie lo hace, contestar nosotros mismos.

• No haga las preguntas hasta que no sienta cierto nivel de seguridad y confianza que lo que ha expuesto está quedando claro para el público.
• Cuando llegue la hora de preguntar, hágalo con preguntas de opinión no cuestionables pero sí que sean de interés.
• Prepare con antelación las posibles preguntas.

Sugerencias para una comunicación eficaz

• Practique su dicción y vocalización con ejercicios como la lectura en voz alta de distintos textos  que pueden ser poemas, frases, fragmentos de cuentos, etc.

• Evite el discurso monótono. Alterne diferentes ritmos según la importancia y la dificultad del tema a tratar, matice las palabras que desee destacar, juegue con el volumen.

• Varíe el ritmo y las inflexiones de voz.

• Utilice la respiración diafragmática, es decir, llenar de aire los pulmones para no dejar sin fuerza los finales.

• Prepare tanto las preguntas que va a realizar y visualice las que pueden surgir durante su intervención.

• Haga una escucha activa.

• Ensaye su discurso, definitivamente no será tiempo perdido si usted logra comunicarse de manera efectiva.

Diferencias y similitudes entre una comunicación verbal y no verbal.

Cuando comunicamos un mensaje lo hacemos tanto a través de las palabras (comunicación verbal) como de los gestos (comunicación no verbal). El control de las diferentes facetas de la comunicación es esencial a la hora de transmitir una idea con la intención de lograr un objetivo.

Para que la comunicación sea efectiva y motive al equipo, en todo momento se debe mantener una actitud positiva.

La mayoría de las personas transmiten más de lo que son conscientes a través de elementos que nos suelen pasar desapercibidos cuando se relacionan con otros, lo que puede ser una ventaja o una desventaja según en el modo en que se utilicen.

Para el caso de la comunicación verbal lo más habitual es concentrarse en la elección de las palabras a emplear, sin embargo también hay que prestar atención a factores como un buen tono y proyección de la voz, el ritmo con el que se habla al público, el adecuado uso de la respiración y por supuesto, la claridad a la hora de vocalizar.

Respecto de la comunicación no verbal, como es lógico acompaña en todo momento a la verbal, razón por la cual se debe estar atento a todos los detalles referidos a su control.

Los Comportamientos verbales y no verbales de escucha

En esta sección analizaremos las características de los comportamientos verbales y no verbales de escucha.

1. Comportamientos verbales de escucha:         

• Preguntar para clarificar y obtener más información lo que son preguntas constructivas.
• Repetir lo que el emisor ha dicho con palabras del receptor u oyente para asegurar que el mensaje ha sido captado.
• Resumir de manera periódica lo que el emisor u orador dice para confirmar el entendimiento.
• Preguntar por ejemplos para clarificar la idea. .
• Determinar los sentimientos del emisor u orador.
• Redirigir al emisor u orador hacia el receptor u oyente más apropiado.

1. Comportamientos no verbales de escucha:

• Establecer contacto visual con el emisor u orador.
• Mostrar interés en la escucha motivará al emisor u orador.
• Establecer una comunicación más constructiva y amigable. Acercamiento físico al emisor u orador.
• El lenguaje corporal implica expresiones faciales, movimiento del cuerpo, contacto, utilización del espacio  y utilización del tiempo.

Veamos otros dos aspectos:

Capacidad de escucha y comunicación en la organización

Promover la capacidad de escucha y comunicación en la organización es una buena señal de que existen líderes en la organización que saben escuchar y pueden crear toda una cultura de talento para que cada integrante de un equipo dé lo mejor  de sí.

Algunos ejemplos de capacidad de escucha…

• Nikhita Khruschev (Líder y Ex presidente del Consejo de Ministros de la Unión Soviética).
• Roger Boisjoly (Objeciones al lanzamiento del transbordador espacial Challenger por corporación Morton Thiokol).
• Sherron S. Watkins (Descubrió las trampas contables de la empresa  ENRON).

Barreras a una escucha efectiva

Si uno se pregunta por la falta de capacidad de escucha de algunas organizaciones, la respuesta puede estar en ciertas situaciones que establecen barreras a una escucha efectiva.

Dichas situaciones tiene que ver con el conflicto,  sentimientos de ansiedad, miedo, ira que a su vez se relacionan con la crítica y regaño a personas con mucha susceptibilidad dentro del equipo.

Las principales barreras a una escucha efectiva son en términos generales:

• Un receptor u oyente deficientes.
• La resistencia al mensaje.
• Las distracciones de tipo físico.
• El rol de las percepciones, pues las diferencias en ese aspecto afectan al comportamiento en la relación interpersonal y al éxito del proceso de comunicación.