CÓMO MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN EL TRABAJO

No cabe duda que una de las claves para un buen rendimiento empresarial es una fluida comunicación interna.

Es por ello, que hoy abordaremos el tema referido a la mejora de la comunicación en el trabajo.

Habilidades de comunicación básicas

En el ámbito laboral las habilidades de comunicación son fundamentales para el buen funcionamiento de los proyectos y el desarrollo de un negocio. Los problemas en el proceso de comunicación pueden crear interrupciones, retrasos y afectar el rendimiento laboral.

Los dueños de las empresas y ejecutivos deben por tanto, estar bien capacitados para transmitir los mensajes correctos a los miembros de la organización. Dichos mensajes deben ser claros, precisos y deben aportar motivación y confianza.

Por ejemplo, cuando se habla a los empleados hay que cuidar bien la dicción, no se puede descuidar el buen uso del lenguaje. Hable pausado, pronunciando correctamente las palabras y escogiendo las palabras precisas para el entendimiento de sus oyentes.

Ahora, si se trata de atraer y motivar al interlocutor el discurso debe ser lo suficientemente atractivo como para captar la atención. En ese sentido, entran en juego aspectos como la gestualidad, el lenguaje corporal y el contacto visual.

Finalmente, se debe recordar que en un proceso de formación, saber escuchar a la otra parte es una cualidad necesaria para poder desarrollar las habilidades en comunicación.

Curso de comunicación eficaz

Con la finalidad de evitar malas prácticas  que afecten el rendimiento en el trabajo es muy recomendable seguir un curso de comunicación eficaz o habilidades de comunicación., Dicho curso debe ser seguido en las diferentes áreas de la empresa a través de ciertas etapas para la mejora de la comunicación.

De este modo se coordina la relación entre las áreas logrando eludir rumores, filtraciones y temores.

Otra etapa clave en la comunicación interna es el manejo adecuado de la cantidad  y calidad de los mensajes transmitidos ya que un exceso y falta de claridad en los información puede se muy improductiva si se satura al receptor.  Se trata de que dicha comunicación sea fluida, directa y concisa  de forma que el destinatario recepcione de la mejor manera el contenido.

Finalmente, aparte de transmitir la información de una manera clara, es importante destacar que se debe utilizar la comunicación para saber llegar a los miembros del equipo, es decir, saber motivarlos a ofrecer sus mejores esfuerzos para que se involucren y enfoquen en los objetivos de la empresa.

Para qué sirve un curso de mejora en la comunicación

Este tipo de cursos es muy importante para mejorar la comunicación que es un proceso esencial  para el ser humano y que permite resolver una serie de situaciones y conflictos que se pueden producir en el ámbito laboral.

Durante un curso de comunicación eficaz resulta tan importante saber expresarse como saber escuchar. Justamente es esa una de las partes, que más se potencian en la actualidad y que no ha sido valorada en años anteriores respecto de la comunicación con el público.

Los cursos dedicados especialmente a la “escucha activa” son muy demandados en la actualidad justamente porque se ha caído en la cuenta que muchos procesos de comunicación mal manejados afectan directamente los beneficios de las empresas.

 La escucha activa se utiliza mucho en situaciones de resolución de conflictos ya que se establece a partir de la empatía con la otra parte. En los cursos de mejora de la comunicación, se enseña  este concepto para aprovechar al máximo los momentos de una conversación así como el tiempo que se está utilizando.

De esa forma, los asistentes al curso aprenden a evitar errores comunes como distracciones, interrupciones y soluciones precipitadas.

Esquema  de un taller de comunicación eficaz

En un taller de comunicación eficaz se tienen en cuenta hasta cuatro aspectos que son: las pautas básicas, la teoría, las escuchas inteligentes, y las prácticas.

Pautas básicas

• Escucha inteligente: Preferencia y Metapreferencia.
• Objetivo claro: Variables estudiadas.

• Pautas básicas: Tono de voz + Sonrisa + Usar presente “puedo/quiero” + Lenguaje corporal.
• En los discursos presentar dos o tres conceptos claros, directos  y abordarlos desde distintos puntos de vista.

Teoría

• La gente no está para escucharnos.
• Cualquier conversación se articula en base a la reacción del otro:
  • Colaboración
  • Indiferencia
  • Confrontación

• Tipos de Mensajes:
  • Protocolarios
  • Informativos
  • Persuasivos

• Cambiar el contexto, las referencias del entorno puede ayudar e influir de forma crucial.
• El acrónimo  AIDA está referido a los términos: atención, interés, deseo y acción
  • Atención
  • Interés (¿Beneficio o problema ? – argumentos claros)
  • Deseo
  • Acción – Retroalimentación o feedback

Escucha inteligente

• ¿Qué es lo que quiere el otro que suceda? – Objetivo del Otro
• ¿Qué es lo que yo quiero que suceda? – Objetivo Propio
• Preferencia – Objetivo aparente
• Metapreferencia – Objetivo de Fondo

Prácticas

• Preguntas comprometidas
• Benchmarking – Estudiar competencia
• Ejercicio de la ONU (Preferencia – Metapreferencia)
• Dinámica de Bing&Hart – Pedírselo
• Estudio de Meg Ravian – Pedírselo

Tips para mejorar la comunicación

Independientemente de lo que se aprende en cursos y talleres, los directivos de las empresas deben tener en cuenta algunos consejos generales que es importante seguir para mejorar la comunicación y productividad en el lugar de trabajo.

Recuerde la comunicación efectiva en el trabajo puede ser uno de los puntos débiles para lograr la productividad. De allí la importancia de analizar todos los factores que afectan dicha comunicación dentro del equipo de trabajo.

Consejos a seguir para mejorar la comunicación

Conozca la forma en que está trabajando su equipo, que inquietudes tienen cada uno de sus integrantes, que herramientas utilizan, cómo se comunican entre ellos, como distribuyen las horas de trabajo, etc.

Organice reuniones regularmente para mantener integrado al equipo y comunicar los objetivos de la empresa  y los resultados de los proyectos.

Utilice un lenguaje conciso y claro para comunicarse con el equipo de trabajo. Informe acerca de lo más relevante para la empresa en el inicio de su charla.

Utilice las herramientas de comunicación interna que tiene a disposición, eso permitirá una comunicación rápida y efectiva entre los miembros del equipo, lo que debe incidir en la confianza y el rendimiento.

Los mensajes más importantes puede dejarlos por escrito si fuera necesario, pues a veces se pierden algunos en la comunicación verbal.

Comunique las tareas que se realizan en las distintas áreas, ese conocimiento  permitirá  realizar una mejor gestión de los proyectos. En general, siempre se debe comunicar acerca del estado o progreso de un proyecto

Aprenda a retroalimentar permanentemente a los miembros del equipo, eso le aporta valor a lo que ellos realizan y les da confianza e incentiva a una mayor eficiencia.

La mejora de la comunicación debe conllevar a tener la habilidad de resolver los conflictos de una manera pacífica no dejando que se desborden las emociones. Siempre es bueno reiterar que el motivo de la comunicación debe ser  para resolver problemas, mejorar una situación o incentivar la colaboración efectiva en determinadas actividades o tareas.

Recuerde que saber cómo comunicarse en el trabajo es fundamental para lograr una colaboración efectiva, es decir, si se comunica bien, la ayuda que recibirá será de la mejor calidad.

Actualmente por el tema del Covid, los integrantes del equipo pueden en muchos casos  comunicarse en forma no presencial.  Si se trabaja de forma virtual, es fundamental determinar la forma en que se comunicarán y con qué frecuencia

Finalmente se debe recordar que la mejora en la comunicación es un pilar fundamental para el buen desempeño de las actividades laborales. Solo con una buena comunicación se pueden afrontar con éxito los retos que demandan un emprendimiento o proyecto.

Beneficios de mejorar la comunicación en el trabajo

En líneas anteriores se explicó la importancia de una mejora en la comunicación. En realidad, hay muchos beneficios que aporta una adecuada comunicación. Aquí más consideraciones:

• Una buena comunicación aumenta la productividad y el rendimiento en el ámbito laboral.
• Una comunicación acertada trasmite de una manera efectiva los mensajes de los directivos al equipo y puede estimular la participación de los integrantes y el compromiso con la empresa.
• Una comunicación fluida permanente construye a la larga una cultura organizacional saludable. -Una mejora en la comunicación, reduce la confusión, el desorden y contribuye a la resolución pacífica de los conflictos.