Diferencias entre urgente e importante
Cuando se organiza una agenda para gestionar el tiempo hay que aprender a clasificar las tareas. Lo primero será dejar en segundo plano todas aquellas que no sean importantes. El problema aparecerá cuando se presenten tareas urgentes e importantes.
Uno de los apartados que se estudia en los cursos de gestión del tiempo es la diferenciación entre urgente e importante.
Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.
Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentando.
Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.
La táctica más difundida en los cursos de gestión del tiempo para analizar qué ocupaciones pertenecen a cada tipo es la Matriz de Covey.
Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades según sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o No Importantes. De modo que:
- Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla cuanto antes.
- Si es Urgente y No Importante habrá que delegarla en otros.
- Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
- Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se olvida.
Matriz de Covey:
| Urgente | No Urgente | |
| Importante | Actividades:
Crisis Problemas apremiantes Proyectos a punto de vencer |
Actividades:
Prevención Construcción de relaciones Reconocer oportunidades Planificación, recreación |
| No Importante | Actividades:
Interrupciones, llamadas Correos, algún informe Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares
|
Actividades:
Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas Pérdidas de tiempo Actividades agradables |