Sistema SAP: ¿cuál implementar y qué beneficios tiene usarlo?

La eficacia de las decisiones de una empresa depende de contar con la mayor cantidad de información posible, fiable y de fácil acceso. Por eso, el sistema SAP incorpora el uso de la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) dentro de su software. La BI combina herramientas, tecnología y procesos para obtener información que se transforma en conocimiento, que a su vez, crea estrategias empresariales para optimizar los recursos.

En su versión SAP Business Bydesign, incluye la herramienta Design Studio que permite generar, a partir de plantillas, cuadros de mando. Esto resulta de gran utilidad a la hora de cumplir con los indicadores de procesos o KPI (Key Process Indicators) de cada departamento.

Y es que la inteligencia de negocios (BI) necesita del análisis de datos e información para la toma de decisiones estratégicas. Siendo SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), el mejor aliado para cumplir dicho objetivo con éxito. Si quieres profundizar un poco más sobre qué es SAP y cómo usarlo, lee nuestro artículo al respecto.

SAP tipos

Con el objeto de satisfacer las necesidades de los usuarios y la forma de administrar las empresas, SAP ofrece cuatro tipos de software:

  •  SAP Business One
  •  SAP Business Bydesign
  • SAP ERP
  • SAP S/4HANA

SAP Business One

SAP Business One es un ERP (Enterprise Resource Planning) o planificador de recursos empresariales que logra optimizar la gestión de las pequeñas y medianas empresas a través del control total de cada una de las áreas operativas y administrativas que las conforman. Es de fácil uso, lo que hace que cualquier usuario SAP habilitado pueda acceder a la información. Además, puede instalarse a nivel local o en la “nube”.

Este software es ideal para empresas que están comenzando y aún no tienen como tal un departamento para cada proceso, aunque sí que tienen clara la necesidad de implementar una solución apoyada en las nuevas tecnologías, que les permita tener a mano todos sus datos.

Ahora bien, para la implementación de esta aplicación, es necesario contratar un consultor especializado que se encargue del proyecto.

SAP Business By Design

Esta es una segunda opción de ERP para pymes en crecimiento, la cual ofrece una herramienta basada en la nube, lo que facilita su acceso desde cualquier dispositivo (escritorio o móvil). Proporciona también actualizaciones y mantenimiento por parte del proveedor de forma casi inmediata.

Entre los beneficios que ofrece SAP Business Bydesign encontramos:

  • Implementación sencilla
  • Basada en la nube
  • Personalizable
  • Previsión de presupuestos
  • Analítica de datos integrada
  • Herramienta de diseño para creación de cuadro de mandos

SAP ERP

SAP ERP

El software SAP ERP está pensado para empresas pequeñas, medianas y grandes que  manejan un volumen considerable de información en cada área organizacional. La aplicación ofrece un paquete de procesos entre los que se encuentran:

  • Operaciones: incluye módulos de Ventas y distribución, Gestión de material, Planificación de producción y Gestión de calidad y logística
  • Finanzas: recoge los módulos de contabilidad de activos, contable y Financiero
  • Administración de Recursos Humanos: dentro del cual figura los módulos nómina, formación y contratación
  • Y servicios corporativos

Al adquirir este producto, las empresas deben contratar un Partner o firma consultora de SAP para aplicar el sistema. Además, si dentro de los módulos preexistentes, no hay uno que se ajuste a una necesidad específica del negocio, la firma consultora delega este proceso a un consultor especializado para que lo desarrolle.

SAP S/4HANA

SAP S/4Hana es la cuarta versión de SAP Business Suite, que aporta nuevos beneficios como interfaces mejoradas, soporte activo a los usuarios finales, transacciones en tiempo real, calculadora de valor empresarial, reducción del volumen de datos, más flexibilidad y aumento del rendimiento, entre otros. La empresa SAP también ha manifestado que, en un futuro, se plantea personalizar la aplicación solo respondiendo algunas preguntas, lo que eliminaría el uso de tablas.

Su ejecución se realiza sobre un único sistema, una sola base de datos y una interfaz de usuario (SAP Fiori) que funciona en la plataforma patentada que lleva el nombre de SAP Hana. Como resultado, se obtiene una relación de datos transversal, que ofrece una experiencia personalizada al usuario. Por esto, SAP S/4Hana es clasificado como un ERP inteligente en la que se une la Inteligencia Artificial, el análisis predictivo del Big Data y el internet de las cosas para pronosticar tendencias y patrones de comportamiento.

SAP S/4HANA

Las empresas obtienen con SAP S/4Hana una poderosa herramienta que les permite prever escenarios con datos de eventos pasados o presentes que, al mismo tiempo, los faculta para plantear posibles soluciones. Este es un avance notable basado en IA (SAP clea y CoPilot), que reduce tiempos de administración. Cortana, Alexa y Siri son solo algunos ejemplos de los asistentes virtuales que usa la IA para aprender a diario y ofrecernos información relevante.

En cuanto a la implementación del sistema SAP S/4Hana, se encuentra disponible en local, es decir, en las instalaciones del cliente; cloud e híbrida, en la que se combinan en local y en la nube. Se recomienda a los clientes que, en la medida de lo posible, sea instalada en plataformas de información basadas en la nube, porque permiten almacenar grandes cantidades de datos, que pueden ser transferidos de manera más eficiente a diferentes dispositivos.

Así pues, en unos años solo tendremos que hablar a nuestro reloj para que despliegue una pantalla, similar a la de un ordenador, para consultar procesos de forma virtual, como Tony Stark en los Vengadores.

En las versiones del sistema SAP S4Hana 1511 (2015) se ha incorporado un módulo de gestión y operaciones de materiales y en SAP S4Hana 1610 (2016) se incluyen otros módulos como:

  • Cadena de suministros
  • Gestión de inventarios
  • Planificación de requisitos materiales
  • Gestión ampliada de almacenes
  • Medio ambiente, Salud y Seguridad

En 2018, SAP anunció una versión complementaria para Gestión Humana llamada S4Hana HCM, la cual estará disponible a partir del año 2023. La empresa, atendiendo a las necesidades cambiantes del mercado, lanza trimestralmente nuevas ediciones que utilizan la nomenclatura de día/mes.

Beneficios de usar el sistema SAP

Aunque el ser humano esté en constante evolución, los cambios no son fáciles de asumir y la transformación digital no es la excepción. Ella avanza a pasos agigantados. Veamos, por ejemplo, el caso de Amazon, empresa que vendía libros y logró convertirse en una de las ecommerce más exitosas al acoger el nuevo modelo de negocios a través de su plataforma. Netflix, por su parte, cambió las reglas de ver la televisión. Ya no es necesario esperar hasta el próximo capítulo para conocer el desenlace de una serie o ver varias veces la película que tanto te gusta. O lo sorprendente que resulta que Google a diario nos recomiende información de nuestros gustos.

Esta sofisticación se ha dado gracias a las nuevas tecnologías, el uso de la Inteligencia artificial, el internet de las cosas y la programación. La empresa SAP vio en estas herramientas tecnológicas una oportunidad para desarrollar su software empresarial y ayudar a los negocios a integrarse en la Industria 4.0

Bajo esta premisa, el sistema SAP, ofrece soluciones para gestionar de manera eficiente las diferentes áreas de las empresas. Logrando así satisfacer las necesidades del mercado actual con herramientas que agilicen la toma de decisiones. Además, su flexibilidad para amoldarse a los requerimientos de cada negocio es otro aspecto a destacar de esta aplicación. SAP S/4Hana ha demostrado que es posible adaptarse a los cambios del mercado, consiguiendo reducir costes y facilitando la comunicación interna.

Las empresas se han dado cuenta de que optimizar los procesos internos les ha permitido tener una gran ventaja porque pueden tomar decisiones en tiempo real y mejorar así los controles de calidad, minimizando los riesgos. El resultado será un aumento en la productividad y la competitividad. Sin embargo, es relevante destacar que el desarrollo de la transformación digital no estaría completo si no se tiene en cuenta cuatro pilares: personas, procesos, organización y tecnología.

Por eso, se vuelve crucial “identificar las tendencias, tanto de comportamientos de consumo como de tecnologías que están alrededor, y de la cultura de nuestra organización para digerir cambios. Esto nos llevará a decidir cuál es el grado de transformación que necesita la organización y si es para sobrevivir o para crecer”. Así lo expone Julio Trevejo, Director General de Altim, Consultora tecnológica especializada en SAP y en transformación digital, en su artículo “Los cuatro pilares del proceso de transformación digital”.

Podemos concluir que el uso del sistema SAP en las empresas disminuirá la utilización de los procesos manuales al concentrar los datos en un solo lugar. Esto permitirá que la información pueda ser consultada por cualquier área administrativa del negocio en tiempo real, facilitando la toma de decisiones, reduciendo los tiempos de respuesta y aumentando la productividad.

Así mismo, evitará el incremento de costes y bajo rendimiento que padecen las empresas por los cuellos de botella dentro del proceso productivo. Ahora será más sencillo encontrar el problema que está afectando la cadena de producción o suministro y ofrecer una solución rápida y precisa. Si te interesa adquirir habilidades en SAP actual apúntate a nuestro curso y multiplica tus oportunidades laborales.

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