¿CÓMO ORGANIZAR EFICIENTEMENTE EL TIEMPO DE TRABAJO?

Una mala gestión del tiempo en el trabajo es una pérdida de recursos innecesarios para una empresa. En primer lugar, debemos tener claro que si bien cada negocio tiene sus metas y prioridades, todos requieren la optimización y buen funcionamiento de sus actividades para lograr el éxito.

Existen una serie de razones por las cuales se puede considerar que un negocio está mal gestionado y un buen número de ellas está referida al uso que se le da al tiempo.

Entre dichas razones que hacen que las empresas pierdan recursos de tiempo podemos mencionar las siguientes:

  • Falta de objetivos claros con lo cual no se jerarquiza la importancia de las tareas y se distribuye inadecuadamente el tiempo.
  • El mal uso de las herramientas que están a disposición de la empresa, existen organizadores de tareas, como Google Keep, Evernote, Microsoft To Do, Any Do, el Google Tasks y otras aplicaciones que podrían ayudar a planificar el tiempo, organizarse  y  aliviar la carga laboral, sin embargo, no se utilizan o se aplican mal.
  • Mal entrenamiento del personal que no tiene idea acerca de cuáles son las labores  de mayor relevancia para la empresa. Se requiere capacitación de los empleados al respecto.
  • Falta de comunicación y planificación, por ello no pueden faltar las  reuniones en las que se planifique las tareas diarias, semanales y mensuales de la empresa y se establezcan los respectivos objetivos para los periodos de tiempo.

Tips para organizar eficientemente el tiempo

Las tareas esenciales en el trabajo se pueden aligerar cuando hay una adecuada gestión del tiempo.  De hecho, existen una serie de tips que se deben tener en cuenta para lograr esto.

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Entre dichos tips para gestionar eficientemente el tiempo de trabajo podemos mencionar:

  • Hacer un listado de actividades diarias que tengan una frecuencia determinada.
  • También se debe hacer una programación en lo que respecta a las llamadas telefónicas y la lectura de emails. No es productivo contestar en cualquier momento las llamadas o los emails pues se puede quitar el tiempo a  actividades importantes.
  • Definir un tiempo, unas horas definidas para lo que es el análisis de datos que va a implicar una toma de decisiones de parte de los directivos.
  • Las reuniones en equipo también deben ser programadas, no se debe improvisar. Hacerlo de una manera informal revela poca organización. En dicha reunión se deben tocar los temas relevantes para la empresa.
  • Cuando la carga de tareas es muy intensa hay que saber delegar. Probablemente en el equipo se puedan compartir ciertas responsabilidades siempre en coordinación con el supervisor de un área.
  • Una regla de oro para organizar adecuadamente la gestión del tiempo es no procrastinar. No postergue más actividades que ha tenido que realizar y se van acumulando día a día hasta generarnos un estrés que afecta nuestra productividad.
  • Sea ordenado en su entorno. Si el lugar u oficina donde trabaja es un  desorden de papeles y objetos, se desconcentrará y  utilizará más tiempo del necesario para realizar sus actividades. Así que ya sabe, sea ordenado.  
  • En términos generales, una buena organización del tiempo tiene requerimientos básicos que implica priorizar tareas, definiendo primero los temas más importantes. Además de ello se debe identificar y manejar con inteligencia los momentos de distracciones e interrupciones.
  • Ser organizado es ser proactivo, por tanto, ocúpese de planificar las tareas del día siguiente para que el tiempo sea bien aprovechado. Eso por supuesto, sin sacrificar sus momentos de descanso.
  • Las tecnologías actuales para organizar y agilizar el trabajo son muchas y es un desperdicio de recursos no utilizarlas.

Este tipo de técnicas son practicadas en diversos programas de formación y cursos de gestión del tiempo.

Aprender a planificar una agenda

Una de las mejores formas de gestionar el tiempo en una empresa es sin duda, planificando una agenda.

La mejora en  la productividad y la competitividad de un negocio implica una adecuada gestión del tiempo por parte de los trabajadores o empleados.

Si no se gestiona el tiempo, se pierden recursos y se pierden de vista los objetivos. En los cursos de gestión, se enseña básicamente a coordinar, organizar, programar y hacer un presupuesto del tiempo de cada uno.

En una agenda lo primero es saber preparar nuestra jornada laboral a corto, mediano o largo plazo. A la hora de planificar dicha agenda hay que tener en cuenta las prioridades y decidir que tareas son las fundamentales para estar enfocados en los objetivos principales de la empresa.

Si uno no se concentra en lo prioritario, luego vienen las desconcentraciones y la pérdida de tiempo en tareas que no son esenciales.

En todo curso de gestión del tiempo se recomienda prever un tiempo determinado para realizar cada actividad. Es probable que al comienzo no se cumpla exactamente con lo propuesto, pero esto es gradual. Con la práctica cada vez se irán ajustando más los momentos. Un buen modo de ahorrar tiempo es saber agrupar las tareas que sean parecidas ya sea por su temática o metodología.

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Es recomendable también revisar la agenda e ir tachando las tareas que ya se hayan realizado. Esto parece algo muy simple, pero es importante, pues va descargando la presión conforme se van completando las labores.

Asimismo, se recuerda que las personas que tienen éxito tienen exactamente las mismas 24 horas que las personas sin éxito. Somos capaces de controlar nuestros tiempos para ser más productivos en beneficio de la empresa y por ende, de nosotros mismos.

Cómo optimizar una agenda

En lo que es una gestión eficaz del tiempo, existe una técnica muy utilizada llamada “diario de interrupciones”

Dicho diario consiste en ir registrando todas las interrupciones inesperadas a lo largo de una semana, anotando entre otros aspectos, el tiempo que ha tomado el asunto en cuestión, su importancia, prioridad, la situación, persona, etc.

Por supuesto, que existen ciertas pautas para hacer el seguimiento en el análisis de la información. Entre estas pautas tenemos:

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  • Definir qué es una interrupción aceptable o positiva.
  • Especificar en qué situaciones se ha de reaccionar haciendo una lista muy específica.
  • Establecer que situaciones podrían resolver otros colaboradores calificados.
  • Existen imprevistos que no son prioritarios que se podrían manejar en determinado tiempo, establezca momentos para ello.
  • Puede ser necesario la presencia de un especialista en gestión del tiempo o de un curso presencial en gestión del tiempo para capacitar al personal para el buen manejo de situaciones desarrollando las habilidades para enfocarse en las actividades esenciales y esquivar lo intrascendente.

Cómo aprovechar el tiempo

La organización de la agenda diaria es la base de un buen aprovechamiento del  tiempo en el lugar de trabajo.

Cada día los dueños de negocios o empresarios tienen que hacer frente a distintas tareas y para poder abordar todas ellas es necesaria una optimización de la agenda.

Esto significa prepararse previamente y determinar el tiempo que toma cada actividad para que esta se realice de una forma efectiva.

Ilustración de gestión del tiempo | Vector Premium

En muchas ocasiones se utiliza un tiempo excesivo en la realización de cosas simples por falta de  previsión y de una organización previa. Esto hace perder una cantidad innecesaria de tiempo que se refleja en desperdicio de recursos humanos y operativos.

El aprovechamiento y gestión del tiempo no es una obligación exclusiva de los directivos, cada miembro del equipo, esto incluye a trabajadores y empleados,  debe cumplir con un horario propio centrado en su papel en la empresa y con sus propias fechas límite.

Ahora, si bien la gestión y aprovechamiento del tiempo debe también individualizarse para que cada integrante del equipo asuma su responsabilidad, no olvidar la importancia de las reuniones en las cuales se debe coordinar y  dejar en claro los objetivos de la empresa que son al final el punto principal.

El cumplimiento de la agenda diaria tiene por objeto cumplir eficientemente con las tareas y metas trazadas para  ese día, algo  que todos los integrantes del equipo deben tener en mente dentro de una buena organización del tiempo.

Tipos de herramientas para la Gestión del Tiempo eficaz

Por otro lado, todos los miembros de un equipo de trabajo deben identificar con toda claridad, cuales son aquellos factores que consumen tiempo en forma indiscriminada.

Si detectamos a estos factores también llamados “ladrones de tiempo” podremos establecer  la estrategia adecuada para neutralizarlos y aprovechar el tiempo al máximo.

Entre estos ladrones de tiempo, consideremos:

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  • Ya hablamos de las interrupciones y como neutralizarlas entendiendo que quitan la concentración y  pueden generar una productividad baja.
  • Asimismo habíamos mencionado las llamadas telefónicas y los mensajes al mail como otros distractores. Hay una tendencia a perder el tiempo en mensajes que pueden tener poca trascendencia, lo mejor por ello, será dejar activado el buzón de voz o en el peor de los casos contestar la llamada pero ser muy breve en la respuesta.
  • Por otro lado, estar revisando el email en cualquier momento es un mal hábito que va en contra de la productividad. De hecho, si se quiere aprovechar el tiempo se debe fijar un intervalo de tiempo para poder revisar los emails que puedan ser importantes para la organización.
  • También tener en cuenta que no se deben aceptar visitas improvisadas o no planificadas que impliquen dejar por varios minutos nuestras actividades.
  • Si requiere asistir a reuniones considere  el objetivo de las mismas y analice si realmente su presencia va a servir para planificar mejor las tareas que tiene en adelante.