La pandemia del Covid 19 que se inició a fines del 2019 cambio el panorama mundial y la forma de vida de mucha gente.

En el caso de las empresas u organizaciones, se vieron obligadas a adoptar medidas que aceleraron el trabajo a distancia o teletrabajo.

Luego de culminada la pandemia muchas empresas decidieron mantener el trabajo remoto o teletrabajo por significar un menor costo para la empresa en recursos y servicios y, asimismo, un beneficio para los trabajadores que podían evitar las horas de estrés que puede resultar movilizarse a diario en medio de tráfico.

Justamente sobre teletrabajo y la formación para empresas trata el siguiente artículo.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una actividad laboral que se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa.

Según la OIT (Organización Internacional del Trabajo) ha señalado que:

“El teletrabajo es una subcategoría del concepto más amplio de trabajo a distancia”.

El estudio ECaTT  de 1999 define que:

“Los teletrabajadores, son aquellos que trabajan de forma computarizada  alejados del negocio de su empleador o de la persona que les contrata, y que transmiten los resultados de su actividad vía un vínculo de telecomunicación.”

Según la  Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Eurofound) teletrabajo es:

“El uso de tecnologías de la información y las comunicaciones –como teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y de escritorio– para trabajar fuera de las instalaciones del empleador”

El teletrabajo tiene dos características principales, una es el hecho que se realiza a distancia, es decir en una ubicación distinta al lugar de trabajo predeterminado.  La otra está referida al uso de  TICs – tecnologías de la Información y la comunicación, es decir todas las herramientas digitales como Internet, redes, programas y equipos (computadoras  y dispositivos electrónicos) que permiten la comunicación y la actividad laboral.

Los equipos de teletrabajo y su formación

Uno de los principales problemas que surgieron cuando de pronto, el trabajo presencial se convirtió en teletrabajo es la falta de preparación de los empleados para desarrollar satisfactoriamente sus funciones desde su hogar como nuevo centro de operaciones.

Si la falta de capacitación está complicando el teletrabajo, entonces la solución para ello es que las empresas inviertan también en formación para aquellas áreas de la empresa que no están teniendo un buen desempeño en sus labores.

Por supuesto, si el teletrabajo utiliza una plataforma virtual, la formación para equipos también debería utilizarse una manera remota.

Así pues, en términos generales se puede decir que para las empresas es mucho más útil la formación en línea para equipos en teletrabajo, mediante charlas o cursos impartidos por un instructor.

Ahora bien, muchos entienden que teletrabajo no es lo mismo que trabajo remoto, aunque los conceptos pueden variar algo según las leyes laborales de cada país.

Entendemos que el teletrabajo es algo más rígido y ajustado a las normas del trabajo, además se realiza desde una misma ubicación y está sujeto a acuerdo de partes en el cual la empresa paga los recursos que utiliza el empleado.

En cambio, el trabajo remoto se puede realizar desde cualquier ubicación donde el trabajador se encuentre por tanto es también algo más flexible e. horarios. Además, es unilateral y el trabajador utiliza sus propios recursos.

De cualquier forma, les invitamos a ver el siguiente vídeo para conocer otras diferencias entre el teletrabajo y trabajo remoto.

Ventajas y desventajas del teletrabajo en España y América Latina

El teletrabajo ofrece cada vez más ventajas en España y Latinoamérica. Los profesionales que han incursionado a este modelo de trabajo luego de permanecer mucho tiempo en el trabajo presencial pueden notar las diferencias y luego de un tiempo acostumbrarse a todas las ventajas que ofrece el teletrabajo como son:

• Reducción de los tiempos de transporte o desplazamiento
• Mejor conciliación en el ámbito laboral
• Más tiempo de calidad con los familiares.
• Ahorro en gastos personales, entre otros.

Por el lado de las desventajas e inconvenientes se pueden mencionar:

• La poca interacción o falta de contacto social
• Fallos en la comunicación
• Baja productividad por mala formación

En términos generales.  Los estudios realizados sobre teletrabajo revelan que para los españoles las ventajas de este modelo de trabajo prevalecen sobre las desventajas. Eso también se aplica a los latinoamericanos, pero en una menor medida.

En los Estados Unidos diversos estudios ratifican también las ventajas del teletrabajo  para las empresas  tal como se muestra en la siguiente imagen de The Power MBA.

El teletrabajo gana aceptación entre los trabajadores

El trabajo en remoto o teletrabajo en cuanto a su implementación ha llegado para quedarse y es tan vital para las empresas como cualquier trabajo presencial.

En las secciones anteriores ya se marcaron las diferencias entre trabajo remoto y teletrabajo siendo este último sujeto a negociaciones más estrictas entre trabajador y empleador. Dicho eso, estas formas de trabajo a distancia van ganando cada vez más aceptación entre los trabajadores de España y Latinoamérica.

Para el caso el teletrabajo, otros estudios afirman que más del 90% de encuestados en los países hispanoparlantes preferirían en la búsqueda de trabajo, a aquel que incluyera la posibilidad del teletrabajo.

Dichos datos están referidos a personas tanto a las personas que buscan cambiar trabajo como a aquellos que están desempleados.

Algunos de estos datos pueden ser ampliados leyendo el i estudio

“El futuro del teletrabajo en la nueva normalidad” realizado por IEBS

El teletrabajo y su impacto en la cultura organizacional

El teletrabajo no se limita al concepto referido a hacer el trabajo desde el hogar o fuera de las oficinas de la empresa. Es una nueva forma de organización del trabajo y los procesos que involucra no solamente al trabajador sino también al equipo de trabajo, supervisores, gerentes, etc.

Es definitivamente un cambio en la cultura organizacional que obliga a las empresas a adaptarse y crear nuevas formas de ejecutar las funciones en las distintas áreas.

El cambio del modelo tradicional de actividades presenciales que han sostenido la mayoría de empresas durante décadas a uno nuevo de forma remota o teletrabajo representa un nuevo paradigma que implica trasladar todo un modelo de gestión alejado de la sede física donde la comunicación, la confianza y el compromiso representan la base para lograr los objetivos empresariales.

¿De qué manera hay que formarse en teletrabajo?

Las empresas no olvidan que el teletrabajo también necesita una formación, de hecho requiere una preparación para evitar problemas de adaptación sobre todo para aquellos empleados que durante toda su carrera han trabajado de manera presencial.

Efectivamente esta formación es necesaria porque la falta de preparación en este nuevo modelo de trabajo puede acarrear una serie de problemas de funcionamiento que afectarán la productividad de los departamentos.

Actualmente empresarios y trabajadores son conscientes de la importancia de esta formación y es por ello que están listos para llevar cursos y clases que los preparen para este nuevo reto del teletrabajo.

Tipos de formación en teletrabajo

En España y Latinoamérica existe una profusa oferta de centros de enseñanza que pueden ayudar a las empresas a capacitar a los empleados en distritos niveles y según sean los requerimientos y objetivos de la organización.

Los tipos de formación más comunes son:

• Formación mediante un especialista en teletrabajo

De forma presencial u online, el especialista contratado ofrece charlas o un inductivo único para todos los trabajadores. Si es online, la capacitación se hará a través de un software o plataforma de videoconferencia

Dicho experto en teletrabajo explicará didácticamente todos los requerimientos, materiales, herramientas y enfoque que se deben asumir ante la opción nueva del teletrabajo .

• Formación mediante cursos de teletrabajo

Si el gerente de la empresa desea un conocimiento probablemente invierta recurra a un centro de enseñanza que ofrezca cursos sobre teletrabajo que conste de varias sesiones para que los empleados puedan explorar más a fondo todas las variantes que puede abarcar el trabajo desde casa o teletrabajo.

• Máster de teletrabajo

La alternativa más avanzada para la formación en teletrabajo es el máster, donde los cargos más altos de una empresa pueden capacitarse de un modo más profesional en esta materia, sí así lo desean.

Esta es una buena opción para aquellos miembros del equipo que por su cargo requieran un conocimiento más avanzado del tema. Por supuesto, en este tipo de formación, el profesional de una empresa puede costear estos estudios ya por su propia cuenta y esto también le servirá para postular a otras empresas.

• Otros tipos de formación

Otros tipos de formación o capacitación online o remota para empleados que las empresas pueden implementar, incluyen:

• Formación al propio ritmo del empleado, es decir una sesión de capacitación pregrabada que los empleados pueden escuchar y ver a su propio ritmo.
• Aprendizaje invertido que es una metodología en la cual los trabajadores reciben materiales del curso antes de asistir a la sesión de capacitación online y  en vivo. De ese modo, los empleados pueden revisar los materiales del curso a su propio ritmo y prepararse para una mayor interacción y participación durante la capacitación o formación.
• e-Learning es una forma de programa de capacitación basado en computadora (CBT) con módulos interactivos, audios, videos, cuestionarios, trivias y otros elementos multimedia.
• Aprendizaje mediante móviles que es un formato de capacitación realizado a través de dispositivos móviles como tablets, smartphones y otros aparatos digitales.
• Microaprendizaje que es una técnica de aprender de la información en cantidades pequeñas o módulos de aprendizaje que se centran en un tema específico  y se pueden completar rápidamente, en pocos minutos.

Seminarios web  o tutoriales en Internet que sean interactivos o pre-grabados para verlos en cualquier momento.

¿Cómo debe ser la formación para equipos en teletrabajo?

Debido a que cada vez más el teletrabajo es una opción laboral, la formación y capacitación online para equipos de trabajo virtuales, así como personas individuales tiene una buena demanda.

Enfocándonos en el tema de la formación en teletrabajo para equipos en las empresas, es importante que el instructor o especialista que dicte las charlas, inducciones o cursos transmita correctamente la idea para que pueda ser implementada en la labor del día a día.

La información debe ser clara y específica de modo que todos los miembros del equipo puedan interactuar en el entorno laboral y virtual sin problemas tal como si estuvieran de forma presencial.

En términos generales la formación en teletrabajo para los equipos permitirá:

• Transmitir los conocimientos, técnicas, experiencias y herramientas al equipo de trabajo.
• Optimizar los recursos y herramientas para alcanzar una excelente calidad en el servicio.
• Aprender las instrucciones de las funciones que se deben realizar en teletrabajo.
• Mejorar el estado actual de los proyectos
• Hacer retroalimentación para mejorar el trabajo en equipo.
• Adquirir experiencia en el trabajo en equipo.
• Despejar dudas e inquietudes sobre la forma de teletrabajo.

Seguimiento de lo aprendido por los equipos de teletrabajo

Luego de la formación online con charlas y cursos online toca a los jefes de departamentos supervisar que los equipos de teletrabajo realicen sus labores y funciones de una forma ordenada y productiva.

Para ese seguimiento se debe tener en cuenta los siguiente tips:

• Hacer llamadas de seguimiento en los tiempos justos

Luego de la formación, la confianza que se genera en el empleado debe ser aprovechada para que este sea más productivo en sus funciones. No es conveniente mandarle mensaje permanentemente si no es algo primordial, más bien se pueden hacer llamadas cada 7 o 165 días para que informen como avanzan en sus tareas diarias y comuniquen de algún inconveniente en el trabajo.

• Promover las herramientas de colaboración entre equipos para que trabajen coordinadamente como si estuvieran en modo presencial. Esto se puede lograr gracias a diversos softwares de gestión de proyectos o plataformas que permiten compartir y editar documentos, chatear y comunicarse fluidamente. Ejemplo de estas plataformas colaborativas son: G Suite, .Slack, Discord, Webex y la popular Microsoft Teams.

• Se deben trazar objetivos para el teletrabajo y cada miembro del equipo debe saber cómo actualizar su agenda con llamadas o reuniones virtuales y bloquear los horarios en que no están disponibles.
• La videoconferencia o videollamada siempre debe estar al alcance de los miembros del equipo que debe estar conectados en sus respectivos horarios.

Esto debe ser así porque a veces puede haber dudas sobre ciertos mensajes en emails o redes sociales que pueden generar malos entendidos. Lo mejor es hacer una videollamada para que cara a cara se salga de cualquier duda se del supervisor o de los miembros del equipo.

• Se debe promover la participación virtual incluso en los momentos de descanso para fortalecer la idea de grupo. Para ello es importante que algún miembro del equipo tome el liderazgo para poder fomentar esa unión de grupo.