Existen muchas técnicas de presentación eficaz conducentes a lograr que nuestra exposición en público sea impecable.

En este artículo explicaremos todo lo referido a las técnicas de presentación ante un auditorio.

Los pasos iniciales de una técnica de presentación

Una presentación requiere de una preparación previa, más aun si no está acostumbrado a hacerlo y su cargo se lo exige. Estos son los pasos iniciales de una técnica de presentación:

Conocer a nuestro público

Lo primero será conocer quiénes serán los asistentes a nuestra presentación. Hay que preguntarnos qué nos interesa saber sobre nuestro “auditorio”

• ¿Quiénes son?
• ¿Cuántos son?
• Su procedencia
• Cuál es su nivel de conocimiento del tema que vamos a tratar.
• Su edad media
• ¿Se trata de un grupo homogéneo?
• ¿Por qué asisten a nuestra presentación?

Defina como distribuirá su tiempo

• Debe definir el tiempo de que disponemos para realizar nuestra exposición como se enseña en los cursos de presentación eficaz, teniendo en cuenta que cada tipo de presentación tiene sus propias características y, por tanto, su duración. No es lo mismo un curso de formación, una charla, una reunión, una conferencia, etc.

• El tiempo marcará nuestro tema, los aspectos a tratar.

• El tiempo marcará también la estructura de la presentación así como el nivel de participación de los asistentes y la efectividad de la comunicación.

• Debemos considerar “los imprevistos del tiempo” y ser realistas pues durante nuestra presentación puede ocurrir de todo y, por tanto, el tiempo efectivo puede ser menor al previsto. Puede suceder por ejemplo que otro expositor hable antes y nos robe parte de nuestro tiempo.

Prepare lo que va a decir

• En función a nuestro objetivo seleccionaremos los temas a tratar. No es igual una comunicación para formar que para informar o convencer.
• Nuestro tema debe ser novedoso, interesante y sobre todo ser pertinente para la audiencia es decir, lo que decimos debe tener una aplicación directa en sus empleos, sus vidas, etc. Si se sienten identificados y ven la utilidad, captaremos su atención.
• Busquemos toda la información que esté disponible a nuestro alcance: bibliotecas, documentación interna de la compañía, información de Internet, etc.

Tenga en cuenta otros aspectos

• Administre su tiempo y ajuste los contenidos al tiempo disponible. No es conveniente “inflar en exceso el contenido”, es decir, dar demasiada información en poco tiempo.

• Busque el equilibrio entre tiempo e información considerando siempre los imprevistos que puedan surgir. Demasiada información nos satura y al contrario nos irrita.

• Ensaye antes, como mínimo el 50% del tiempo, para saber si cumple con el tiempo establecido y coger soltura.

• Recuerde que la fecha nos limitará el tiempo de preparación y ensayo, al cual deberemos irremediablemente adaptarnos.

• Si no conoce el lugar donde va a exponer debe acudir un día antes para que se familiarice con él. De no ser posible, acudamos a primera hora antes de la llegada de nuestra audiencia para comprobar el sonido, la luminosidad, la visibilidad y demás

Objetivos de las Técnicas de Presentación Eficaz

Tener claros los objetivos en cualquier curso de presentación en público es esencial para el éxito de la exposición: Tenga en consideración lo siguiente:

• Saber  “que quiero lograr” con mi presentación. Los objetivos no son lo que “voy a decir”.
• A pesar de los diferentes tipos de intervenciones que existen a la hora de hablar al público, todos persiguen un fin que puede ser formar, informar convencer o vender algo.
• Loa objetivos se definen en “infinitivo” pues denota acción. Por ejemplo: identificar, analizar, diagnosticar, reflexionar, entender, comprender, reconocer, conocer, etc.

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• Claros: deben ser claros  de forma que todos los comprendan.
• Concretos: deben referirse a realidades concretas no abstractas.
• Concisos: breves y concisos, máximo dos líneas.
• Con fecha: todo objetivo debe alcanzarse en una determinada fecha.
• Medibles: que se pueda cuantificar grado de consecución.
• Alcanzables: los objetivos siempre deben ser posibles de lograr.

Que nuestros objetivos reúnan todos los requisitos no es una tarea fácil, pero deben reunir los máximos posibles, cuando no todos, pues son los que nos asegurarán su consecución.

Veamos este ejemplo:

Objetivos de un curso sobre “hablar en público”.

• Identificar la forma en que comunicamos actualmente y las áreas a mejorar en este campo.

• Identificar y analizar los obstáculos que se producen en la comunicación y cómo superarlos.

• Diseñar una estructura eficaz para nuestras presentaciones.

• Adquirir herramientas de comunicación eficaces.

• Elegir, diseñar y mostrar los medios audiovisuales acordes al tipo presentación.

• Conocer, comprender e interactuar con tu audiencia de forma positiva.

Contexto en las técnicas de presentación eficaz

Otros aspectos que debemos considerar para obtener o aprender una técnica de presentación eficaz son los relacionados al manejo del contexto:

1.- Puentes o transiciones.

• Constituyen las escaleras de la presentación.
• Indican a nuestra audiencia cómo pasamos de un punto a otro.
• Sirven de “hilo conductor” para que nuestro auditorio sepa en punto en que nos encontramos y hacia dónde vamos.
• Podremos utilizar transiciones de tipo: Visto el punto “A” veamos el “B”
• Una vez vistas las ventajas, pasemos los inconvenientes.
• Abordaremos el tema en tres bloques básicos, el primer bloque será el de los elementos previos a la presentación, seguiremos con el desarrollo y acabaremos con el cierre.
• Han de ser la ayuda para que nuestro público nos pueda seguir, comprender y recordar.
• En ocasiones puede ser un mini-resumen y visión preliminar.
• Lo realizaremos tras haber hecho el objetivo y cuerpo de la presentación.

2.- Presentación del orador.

¿Quién nos presentará?

• Sin somos presentados: acordaremos con el presentador lo que queremos que diga de nosotros, no le demos “libertad” para ello o podría tener  un efecto contrario al deseado saturando de mucha información al público.
• Si nos presentamos nosotros: encontrar el término medio y adecuar nuestra presentación al tema que vamos a tratar. El auditorio debe ser consciente de que nos hemos ganado el derecho a estar allí respecto al tema a tratar, por nuestros conocimientos y experiencia. No cuente su vida, use un tiempo prudencial (tres minutos para una presentación de 30 minutos).

3.- Preparación de las preguntas.

• Incluir en la preparación preguntas como: ¿Qué le preocupa al auditorio? ¿Cuáles son sus expectativas? ¿Qué necesidades tienen?
• Preparar de antemano las que nosotros formularemos.
• Preparar las que nuestra audiencia nos podría plantear.
• Empatía, es esencial “ponernos en sus zapatos”, entender sus necesidades para así garantizar el éxito.
• Una brillante presentación se puede venir abajo si el orador no muestra habilidad para “recoger” las preguntas de los asistentes tras de la exposición.

4.- Material audiovisual

Debemos seleccionar minuciosamente todo el material audiovisual que se requerirá para complementar nuestra presentación.

5.- Objeciones negativas

Debemos estar preparados para neutralizar y manejar las objeciones del público expresadas en dudas, preguntas incisivas o comportamientos inadecuados.

En términos generales estaremos preparados para manejar el contexto de cualquier presentación en público si entre otros aspectos utilizamos bien los puentes o transiciones, y si nos preocupamos de nuestra presentación inicial al público. Además, si elaboramos bien las preguntas junto al adecuado material audiovisual y mantenemos el equilibrio ante  las objeciones que puedan aparecer. Con todo ello tenemos garantizado el éxito de nuestra exposición..

Algunos trucos para conseguir una presentación eficaz

En esta parte les traemos unos tips, recomendaciones y trucos para lograr una presentación eficaz

Cuando usted esté frente al público

• Antes de responder repita siempre la pregunta que le hacen como orador para que la persona que interroga sepa que usted ha estado atento.
• Elogie la pregunta y a quien la realiza y diga el por qué es buena.
• Si es usted el que hace la pregunta a alguien del público, y la respuesta no es la esperada, agradézcala de igual modo y  sugiérale muy sutilmente una  fuente organizada e informada. 
• Responda a las preguntas de la forma más concisa y directa posible 

Compruebe la fidelidad  de la comunicación

Esto se hace para:

• Asegurarnos que todos los asistentes  han escuchado la pregunta.
  • Asegurarnos nosotros mismos de que hemos comprendido la pregunta que nos han formulado.
  • Transmitir seguridad, confianza, orden.
  • Verificar la fidelidad de la respuesta.

Para que esa fidelidad se mantenga a lo largo de la exposición no olvide además:

• Elogiar las preguntas que son realmente buenas explicando por qué lo son.
  • Enmarcar la respuesta es optativo, aunque los pros y los contras muestran mayor detalle y orden por parte del orador.
• Intente que las preguntas sean tan breves y concisas como sean posible.
• No abuse de la técnica, úsela solo en situaciones específicas y no olvide que la mayoría de las cuestiones pueden ser respondidas sólo con un sí o un no.
• Analizar las objeciones negativas: si hacemos un análisis exhaustivo investigando pros y contras encontraremos fácilmente las objeciones, razones o dificultades que se presentan a un argumento.

Respecto al material audiovisual considere siempre:

• La cantidad de asistentes.
  • El tiempo del cual disponemos.
  • El diseño de las diapositivas.
  • No olvide que si vamos a utilizar material complementario del tipo spot, documental, presentación especial, es fundamental saber cuándo, cómo y dónde ubicarlo.

Consejos generales en las técnicas de presentación

En esta parte final y a un nivel muy general les recordamos tener en cuenta:

• El objetivo: lo que queremos conseguir.
• El título: enunciado del tema a tratar.
• El mensaje central: el camino para llegar al objetivo.
• Las ilustraciones: los tipos de apoyo que vamos a utilizar para hacer nuestro mensaje claro, llamativo, original y que respalden puntos clave.

A nivel más detallado debemos abordar:

• Presentación: con brevedad, mencionar cosas diga quién es usted, por qué está ahí, qué tema que vamos a tratar y su experiencia en el mismo.
• El objetivo: lo que queremos conseguir.
• Motivación: original, diferente, que muestre los beneficios a la escucha.
• Pautas: comente al auditorio las pautas para “realizar preguntas” al comienzo o al final, los temas de logística, apagar móviles…
• Contenido: Puntos principales a tratar, subpuntos, ilustraciones, ejemplos en relación al tiempo.
• Comprobar comprensión: asegurarnos que el mensaje está llegando a  nuestro auditorio.
• Cierre: establecer el resumen de lo expuesto, preparar a la acción (motivación final-conclusión)
• Agradecimiento: debe ser sincero no sólo de cortesía ya que realmente han invertido un tiempo en escucharnos y un esfuerzo en prestar atención.

Tampoco olvide estas pautas:

• Si es necesario repartir determinada documentación como complemento de lo que se va a exponer, entregarla a los asistentes siempre antes de la presentación.
• Realice algunos ejercicios de relajación antes de salir al escenario.
• Ser empático con el público no significa ser zalamero. Olvídese de expresiones demasiado exageradas.
• La motivación debe ir de la mano con lo que estamos comunicando.
• Busque el equilibro entre el tiempo y el contenido.
• Prepare muy bien las preguntas a realizar, tanto las referidas al contenido que nos darán información sobre la comprensión del tema, como las de opinión que fomentarán la participación.
• Aproveche al máximo los recursos audiovisuales y otros materiales que complementaran nuestro mensaje.
• No hace falta repetir todo para cerrar, basta con una conclusión clara y una posible llamada a la acción.
• El cierre va dirigido apelando a las emociones del público.
• Nada de dar excusas o justificar una presentación que pudo ser mejor.  

¿Le interesa saber más? Si es así, quizás le interese seguir un curso sobre cómo realizar presentaciones o hablar en público